Executive Assistant / Office Manager Contrato Indefinido - HostessAgency

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Las funciones que llevará a cabo la persona seleccionada serán las siguientes: • Presencia en el centro durante el horario asignado, garantizando la correcta atención en recepción., • Atención presencial a familias, usuarios y proveedores., • Atención telefónica y gestión del correo electrónico del centro., • Gestión y organización de agendas y citas de los profesionales., • Confirmación y recordatorio de citas a los usuarios., • Gestión de listas de espera y reorganización de citas cuando se producen cancelaciones., • Preparación y organización de las salas antes de las sesiones, asegurando que todo esté dispuesto para el trabajo de los profesionales., • Gestión administrativa de expedientes y documentación de los usuarios., • Envío de informes, presupuestos y documentación a familias y profesionales cuando sea necesario., • Cobro de sesiones y servicios, control básico de caja y registro de pagos., • Coordinación con la persona o sistema encargado de la facturación, facilitando la información necesaria para su correcta emisión., • Actualización y mantenimiento de bases de datos de usuarios., • Archivo y organización de documentación física y digital., • Apoyo en la organización de reuniones, formaciones, cursos o actividades del centro., • Coordinación administrativa con el equipo profesional para la correcta organización de agendas y recursos., • Control básico de material de oficina y reposición cuando sea necesario., • Mantenimiento del orden y la correcta organización del área de recepción.

Job description Role Purpose The Technician Relations Manager is the first point of contact for GWS field technicians and is responsible for providing clear communication, administrative support, and coordination between technicians and internal departments. This is not a technical support or line management role. Work setup: Hybrid (2 days from home after 3 months successful onboarding) Main Responsibilities Maintain regular contact with travel technicians via email, phone, meetings, and site visits Provide accurate and timely information as the primary contact for technicians Communicate project assignments and ensure technicians understand requirements Hold routine check-ins with technicians and escalate concerns when needed Update and maintain the Qualification Matrix with accurate data Maintain and update technician CVs with skills, experience, and project history Gather feedback from Site Managers and Leaders and ensure proper documentation Monitor technician utilization and share relevant information with the Resource Allocation Team Coordinate annual leave requests with Resource Allocation Team, Project Management, and Site Management Support HR and Management in disciplinary processes by providing required documentation and following procedures Manage onboarding checklists for new technicians and support all offboarding steps Approve internal expenses within defined limits Collaborate with internal departments to ensure efficient processes and communication flow Introduce updated contract types for technicians when required Approve clothing budgets in accordance with guidelines Provide coverage for other Technician Relations Managers during their absence (holidays, sick leave) Support other departments with the implementation of new or updated processes Job requirements Experience interacting with people both remotely and in person Background in recruitment / HR, renewable, customer service, or a similar administrative environment (advantage) Strong communication skills and a service-oriented mindset Ability to work in a structured, process-driven manner and maintain accurate data Proactive approach and ability to work with a multicultural workforce Good English (written and spoken) Driving license EU passport

I help run my family office and two European startups. I’m looking for a personal/ work assistant. The role will mainly be remote, 10 hours per week, and require fluent English and Spanish.

Grupo MARVA empresa con más de 70 años de experiencia, dedicada al diseño, producción, montaje y gestión de proyectos de arquitectura efímera para Ferias, Congresos profesionales o espacios comerciales, precisa incorporar una persona joven, proactiva y organizada para asumir el rol de Office Manager, siendo la cara visible de la empresa en recepción y el motor que garantiza el buen funcionamiento diario de la oficina. Sus funciones incluyen: • Recepción y atención de visitas, llamadas y mensajería., • Asistencia al Director General., • Coordinación de suministros y materiales de oficina., • Apoyo administrativo general al equipo de administración y compras., • Interlocución con proveedores y seguimiento de pedidos., • Supervisión del correcto funcionamiento logístico del espacio de trabajo., • Control de albaranes., • Fotocopias/ Escaneo ., • Apoyo al departamento de compras y logística., • Compras online y solicitud, revisión y aprobación de facturas., • Registro gastos internos., • Registro viajes vehículos empresa. Se ofrece: Contrato de duración determinada con posibilidades reales de conversión a indefinido y promoción según valía. Este puesto está pensado como una puerta de entrada a crecer dentro del grupo, en un entorno dinámico, creativo y con proyectos muy variados. Ideal para personas con iniciativa, capacidad organizativa y ganas de desarrollarse profesionalmente. En Marva somos una empresa comprometida con la Igualdad de Oportunidades entre mujeres y hombres. Atendiendo a lo establecido en nuestro Plan de Igualdad, la presente oferta de empleo se ha redactado con la premisa de la no discriminación por razón de género raza, ideología o cualquier otro motivo y se garantizará durante todo el proceso la igualdad de trato y de oportunidades a la hora de evaluar las candidaturas recibidas.

Personal & Executive Assistant – Temporary Cover (1 month, February, Madrid) IGE Advisory, a global boutique consultancy in strategy, communications, and institutional relations, seeks a Personal & Executive Assistant for a 1-month temporary cover. Responsibilities: Manage CEO agenda, meetings, and correspondence; act as liaison with clients, partners, and internal team; coordinate projects, deadlines, and deliverables; prepare briefings, reports, and presentations; organize events and meetings; monitor relevant news and trends. Requirements: Proven experience as Personal or Executive Assistant; highly organized, reliable, discreet, and able to work under pressure; fluent English (spoken and written); adaptable to a dynamic international environment. Additional languages (e.g., Mandarin) a plus. -Work authorization-

Urgent Appointment!!! Messenger cum Consular Assistant in Embassy Are you interested in joining the team at the Embassy of Bangladesh in Madrid? The full-time post of Messenger cum Consular Assistant is going to be appointed soon. The person should be energetic, hardworking, punctual and should have mentality of dealing public affairs to receive and to deliver consular related documents at the front desk. He should have skills on MS word, MS Excel and MS Office software. The applicant should have at least College/ University degree. The Consular Assistant can develop his carrier by working with Embassy Diplomats and other Diplomatic staff. The candidate should be conversant both in English and Spanish. If you think you’re the ideal candidate for the post, please urgently submit your detailed CV in English with your full name and contact details within 23 January 2026. Please put in the e-mail subject only: Messenger cum Consular Assistant. Applicants would be contacted by the Embassy for interview.