COORDINADOR/A DE SERVICIOS OPERATIVOS Y BACK OFFICE
il y a 1 jour
Madrid
Grupo empresarial de servicios con sede central en la Comunidad de Madrid con presencia nacional y en mercados internacionales que presta soluciones profesionales a otras organizaciones desarrollando proyectos continuados con clientes que abarcan desde pymes hasta grandes corporaciones y sociedades cotizadas, manteniendo relaciones estables a largo plazo basadas en la calidad del servicio y la excelencia operativa. La organización opera bajo estándares corporativos rigurosos de cumplimiento y confidencialidad, con estructuras internas ágiles y equipos multidisciplinares orientados a la mejora continua y la optimización de procesos. Incorporamos profesionales capaces de gestionar operaciones complejas y de representar a la organización ante clientes y proveedores de alto nivel. La posición ofrece visibilidad interna y ante niveles directivos, aportando un soporte operativo y administrativo clave para garantizar la eficiencia en la coordinación de las tareas de back‑office, la gestión de gastos y desplazamientos, los recursos dedicados a las operaciones con clientes y los reportes periódicos. Ofrecemos estabilidad, desarrollo profesional y un entorno corporativo orientado al servicio y a la calidad. Resumen del rol • Reportando a los niveles directivos implicados en las operaciones, la persona seleccionada será responsable de prestar soporte operativo y de back office a las áreas de negocio y a la dirección general; coordinar los desplazamientos y estancias del personal asignado a proyectos en sedes de clientes; y gestionar el ciclo administrativo de liquidación de gastos. El puesto exige autonomía, discreción, organización y capacidad para representar a la organización ante interlocutores externos de alto nivel. Se trata de una posición con una elevada carga de multitarea, por lo que resulta esencial una adecuada gestión del tiempo. Objetivos principales • Proveer soporte operativo a las áreas de negocio facilitando la operatividad diaria (back‑office, reportes periódicos y coordinación de recursos), garantizando respuestas ágiles ante necesidades directivas y de cliente., • Garantizar la coordinación eficiente de los desplazamientos y estancias asegurando que todos los viajes y alojamientos se planifiquen, reserven y supervisen correctamente, minimizando incidencias y optimizando costes y tiempos., • Controlar, registrar y liquidar el ciclo de gastos del personal desplazado gestionando la recepción, verificación y conciliación mensual de notas de gastos, garantizando su correcta imputación contable, el cumplimiento normativo y de políticas internas. Responsabilidades y tareas clave del puesto (el día adía) • Planificación y asignación de recursos y días de trabajo del personal desplazado en función de proyectos y presupuestos aprobados., • Coordinación integral de desplazamientos y estancias con agencias externas y proveedores; seguimiento y supervisión de reservas, cambios y resolución de incidencias durante los desplazamientos asegurando una experiencia fluida, rentable y eficiente para los empleados y ejecutivos de la organización. Así como, habilidad para negociar tarifas y condiciones con proveedores de servicios de viaje y alojamiento., • Tareas de back‑office contable y administrativo: Archivo, facturación básica, gestión y liquidación mensual de notas de gastos del personal desplazado y su conciliación con contabilidad, apoyo en cierres y elaboración de reportes, • Soporte directo a niveles directivos y de dirección general y presidencia en coordinación de desplazamientos y gestión de su agenda como una función más dentro del rol., • Contacto directo con clientes para cierre de reuniones, confirmación logística y resolución de incidencias por email y teléfono., • Mejora continua de procesos relacionados con la coordinación de los recursos y control de gastos, proponiendo e implementando mejoras organizativas. También será responsable de mantener actualizada la base de datos de proveedores y contactos, además de evaluar de manera continua la calidad de los servicios recibidos. Requisitos • Formación: Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración, Gestión Administrativa, o formación profesional equivalente en área administrativa o de atención al cliente. No es necesaria titulación universitaria., • Experiencia mínima: Al menos 5 años en puestos de back-office con responsabilidad en coordinación de desplazamientos, gestión de gastos y soporte operativo en la asignación de recursos dentro de entornos de trabajo de alto rendimiento., • Habilidades técnicas (hard skills): Excel nivel medio‑alto (tablas dinámicas, funciones, fórmulas y filtros); manejo de correo corporativo (Outlook/calendarios) y resto de Microsoft 365; conocimientos básicos de práctica contable. La experiencia con herramientas de gestión de gastos o ERPs será valorada., • Habilidades personales (soft skills): Toma de decisiones operativas con autonomía; actitud proactiva; alta capacidad organizativa y de control; discreción; empatía y habilidad para expresarse con claridad, precisión y rigor tanto a nivel interno, como frente a terceros; capacidad demostrada para comprender y analizar información compleja; excelentes habilidades de comunicación escrita y oral; criterio y madurez profesional para tratar temas complejos con responsabilidad y capaz de contextualizar información; resiliente ante presión; enfoque práctico con orientación a los procesos y al detalle. Cualificaciones deseadas Requisitos “nice to have”: • Se valorará especialmente contar con experiencia previa en el sector turístico o en otros entornos orientados a la excelencia en la atención al cliente (como aerolíneas, hoteles, organización de eventos corporativos, etc.)., • Nivel de inglés intermedio o avanzado. Rango salarial • Negociable en función de experiencia y capacidades. Beneficios y otros • Jornada intensiva en periodo estival, flexibilidad y formación.
Alex O.Dueño•Actif il y a 1 mois
