Ayudante/a de Administración
2 months ago
Barbadás
Responsable Senior de Administración y Operaciones Apoyo directo a Dirección General Empresa: Laser Iberic Studio, S.L. Ubicación: Ourense, Galicia Jornada: Completa Incorporación: A definir Sobre Laser Iberic Laser Iberic Studio, S.L. es una empresa tecnológica especializada en maquinaria láser industrial, con actividad en España y Portugal. Suministramos, instalamos y mantenemos soluciones de corte, soldadura, limpieza y marcado láser, acompañando al cliente desde el estudio inicial hasta la puesta en marcha y el soporte posventa. Además, contamos con FiberLaserLab Iberia, nuestro laboratorio especializado en reparación de fuentes, fibras y componentes láser, y con LASERIS IA, una solución propia de asistencia técnica inteligente para ayudar a nuestros clientes a resolver incidencias en producción. Nos encontramos en una etapa de crecimiento y buscamos incorporar una persona con experiencia, criterio y compromiso, que quiera evolucionar profesionalmente junto con la empresa. Descripción del puesto Buscamos una persona con amplia experiencia administrativa y capacidad de coordinación, que trabaje en contacto directo con la Dirección General y se responsabilice del control administrativo y operativo diario de la empresa. No se trata de un puesto administrativo básico. Buscamos una persona capaz de detectar lo que está pendiente, anticiparse a los problemas, organizar prioridades, realizar seguimiento y cerrar cada asunto sin necesidad de supervisión constante. La misión principal será garantizar que la administración, el CRM, la facturación, el stock, las agendas, los viajes y el seguimiento comercial funcionen de forma organizada, fiable y profesional. Principales responsabilidades • Gestión de facturación, presupuestos, proformas, pedidos, albaranes y documentación administrativa., • Seguimiento de cobros, pagos, vencimientos y documentación de clientes y proveedores., • Control y actualización del stock de maquinaria, componentes, consumibles y recambios., • Registro de entradas y salidas de material, coordinación de compras y seguimiento de pedidos., • Utilización y mantenimiento del software de gestión, facturación, ERP y CRM de la empresa., • Actualización de fichas de clientes, oportunidades comerciales, tareas, presupuestos y seguimientos dentro del CRM., • Organización de la agenda de Dirección mediante Google Calendar y otras herramientas digitales., • Coordinación de reuniones, recordatorios, documentación previa y seguimiento de los compromisos adquiridos., • Organización de vuelos, hoteles, vehículos, desplazamientos y rutas para el equipo técnico que realiza instalaciones e intervenciones en España, Portugal y otros países., • Coordinación de fechas entre clientes, técnicos, proveedores y Dirección., • Atención profesional por teléfono y correo electrónico a clientes, proveedores y colaboradores., • Contacto telefónico B2B con gerentes, administradores y responsables de otras empresas para presentar brevemente Laser Iberic y concertar reuniones para la Dirección General., • Preparación de informes de actividad, listados de asuntos pendientes y documentación de apoyo a Dirección., • Archivo, clasificación y control de contratos, presupuestos, facturas, informes técnicos y documentación comercial., • Apoyo general en la mejora y digitalización de los procesos internos de la empresa. La concertación de reuniones no consistirá en realizar telemarketing masivo. Se tratará de contactos profesionales y seleccionados con responsables de empresas industriales, con el objetivo de abrir conversaciones y coordinar reuniones de negocio de calidad. Perfil que buscamos • Experiencia sólida y demostrable en administración, coordinación de operaciones, atención a clientes o apoyo a Dirección., • Se valorará especialmente una trayectoria profesional de cinco años o más en funciones similares., • Dominio de programas de facturación, ERP, CRM y control de stock., • Se valorará experiencia con Odoo o con plataformas de gestión equivalentes., • Buen manejo de Google Workspace, especialmente Gmail, Drive, Calendar y hojas de cálculo., • Capacidad para preparar y controlar presupuestos, proformas, pedidos, facturas y documentación comercial., • Experiencia organizando viajes profesionales, reservas de hoteles, vuelos, vehículos y agendas complejas., • Excelente capacidad de organización, priorización y seguimiento., • Buena comunicación telefónica y capacidad para desenvolverse con administradores, gerentes y responsables de empresas., • Castellano hablado y escrito con nivel profesional., • Se valorará muy positivamente el dominio de portugués e inglés., • Discreción y confidencialidad en el tratamiento de información comercial, financiera y estratégica., • Capacidad para trabajar con autonomía y asumir responsabilidades., • Actitud proactiva, resolutiva y orientada a resultados., • Facilidad para aprender nuevas herramientas digitales y trabajar en un entorno tecnológico., • Interés real en incorporarse a un proyecto de largo plazo y evolucionar profesionalmente a medida que crezca la empresa. Competencias personales Buscamos una persona: • Organizada y rigurosa., • Proactiva y con iniciativa., • Responsable y comprometida., • Ágil en la resolución de problemas., • Capaz de trabajar con varias prioridades simultáneamente., • Con criterio para distinguir lo urgente de lo importante., • Con buena presencia telefónica y comunicación profesional., • Orientada a completar tareas y obtener resultados., • Con mentalidad de mejora continua. En resumen: alguien que no se limite a “pasar asuntos”, sino que se responsabilice de que queden resueltos. El correo enviado no es el final del proceso; el final es obtener la respuesta. Qué ofrecemos • Incorporación a una empresa especializada en tecnología láser industrial., • Trabajo directo y cercano con la Dirección General., • Un puesto clave dentro de la organización, con responsabilidad real., • Autonomía para organizar el trabajo y proponer mejoras., • Participación en la evolución y digitalización de los procesos internos., • Formación en maquinaria láser industrial, CRM, herramientas digitales y soluciones de inteligencia artificial., • Contacto con clientes, proveedores y fabricantes nacionales e internacionales., • Posibilidad de asumir nuevas responsabilidades a medida que la empresa continúe creciendo., • Un proyecto profesional con vocación de estabilidad y continuidad., • Condiciones económicas acordes con la experiencia, conocimientos, idiomas y capacidad demostrada. Presentación de candidaturas Las personas interesadas deberán enviar: 1. Currículum actualizado., 2. Breve presentación profesional., 3. Programas de facturación, ERP o CRM que hayan utilizado., 4. Nivel de castellano, portugués e inglés., 5. Un ejemplo de una situación en la que hayan tenido que organizar un viaje profesional, coordinar varias agendas o resolver una incidencia administrativa compleja., 6. Disponibilidad para incorporarse., 7. Expectativas salariales. Asunto del correo: Candidatura – Responsable Senior de Administración y Operaciones Laser Iberic Studio, S.L. busca Responsable Senior de Administración y Operaciones para trabajar en contacto directo con Dirección General. Buscamos una persona con amplia experiencia administrativa, organizada, autónoma y proactiva, que quiera incorporarse a largo plazo y evolucionar junto con una empresa tecnológica especializada en maquinaria láser industrial. Funciones principales Gestión de facturación, proformas, pedidos, albaranes, cobros y pagos; control de stock; mantenimiento del ERP y CRM; organización de Google Calendar; coordinación de reuniones; reservas de vuelos, hoteles y desplazamientos para el equipo técnico; atención a clientes y proveedores; y concertación telefónica de reuniones B2B con gerentes y administradores de empresas para Dirección General. Requisitos Experiencia demostrable en administración y operaciones, dominio de programas de facturación, ERP, CRM y control de stock, buen manejo de Google Workspace y capacidad para trabajar con autonomía. Es imprescindible un excelente nivel de castellano. Se valorará muy positivamente el dominio de portugués e inglés, así como la experiencia con Odoo o sistemas equivalentes. Buscamos una persona resolutiva, responsable y con capacidad para anticiparse, hacer seguimiento y cerrar los asuntos pendientes. No es un puesto administrativo pasivo: tendrá responsabilidad directa sobre la organización y el funcionamiento diario de diferentes áreas de la empresa. Ofrecemos incorporación a una empresa de tecnología industrial avanzada, trabajo directo con Dirección, autonomía, formación y posibilidades reales de crecimiento profesional. Enviar CV, breve presentación, idiomas, programas utilizados, disponibilidad y expectativas salariales.
