Assistant(e) de direction - Société d'ingénierie
hace 2 días
Bastia
Ingevia est une société d’ingénierie et de maîtrise d’œuvre implantée en Corse. Elle accompagne principalement des maîtres d’ouvrage publics dans la conception et le suivi d’opérations d’infrastructures, d’aménagement, d’ouvrages d’art et de VRD. Structure à taille humaine, Ingevia renforce aujourd’hui son organisation interne afin d’accompagner son développement. Vos missions 1- Gestion administrative et financière • Gestion des courriers entrants et sortants, • Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et documents administratifs, • Préparation, édition et suivi des factures clients, • Dépôt des factures sur CHORUS, • Suivi des règlements et relances clients, • Suivi et traitement des factures fournisseurs, • Suivi des contrats et avenants, • Gestion administrative des sous-traitants, • Classement et archivage contractuel, • Gestion administrative du personnel 2- Appels d'offres et support commercial • Veille des marchés publics (BOAMP, AWS, plateformes dématérialisées, etc.), • Analyse administrative des DCE, • Constitution et assemblage des dossiers de candidature, • Mise à jour des références et des CV, • Suivi du planning de remise des offres, • Tenue du tableau de suivi commercial, • Centralisation des certificats de fin de mission 3- Organisation et structuration interne • Organisation et optimisation du classement numérique, • Mise en place et suivi de tableaux de pilotage, • Suivi des qualifications et obligations réglementaires, • Gestion administrative générale du bureau, • Contribution active à la structuration des process internes 4- Assistance directe au dirigeant • Gestion de l’agenda et des priorités, • Organisation des réunions, • Préparation de dossiers administratifs, • Centralisation et suivi des sujets en cours, • Appui à la gestion quotidienne de l’entreprise 5- Communication • Mise à jour du site internet, • Publication de contenus LinkedIn, • Coordination avec le prestataire communication si nécessaire, • Mise en forme de supports institutionnels 6- Support aux opérations et suivi de production • Participation au suivi des plannings d’opérations, • Suivi du plan de charge, • Assistance à l’établissement des états d’acompte travaux, • Appui au suivi administratif et financier des opérations, • Contribution au suivi des indicateurs d’activité Profil recherché • Formation Bac +2 minimum (Assistant de gestion / Assistanat de direction / Gestion PME-PMI ou équivalent), • Minimum 5 ans d’expérience sur un poste similaire, • Expérience en société d’ingénierie, bureau d’études ou environnement marchés publics fortement appréciée, • Maîtrise du Pack Office, • Connaissance en Progiciel, • Aisance avec les plateformes dématérialisées (CHORUS, etc.) Qualités attendues • Autonomie, • Rigueur et sens de l’organisation, • Capacité d'organisation, d'analyse et de synthèse, • Excellentes qualités rédactionnelles, • Esprit d’initiative, • Fiabilité et discrétion Pourquoi nous rejoindre ? • Poste central dans une structure en croissance, • Proximité directe avec la direction, • Vision globale de l’activité, • Responsabilités concrètes, • Environnement professionnel stimulant Poste basé en périphérie de Bastia Candidature :
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