¿ATS qué es? Cómo funciona y cómo escoger el tuyo

Un ATS es un software de reclutamiento utilizado por muchas empresas para reunir candidaturas, organizar CVs y gestionarlos en un solo lugar. Imagínate que vas a abrir tu restaurante y necesitas contratar un equipo completo. Podrías usar un ATS para ayudarte a organizar los puestos abiertos, publicarlos en varias plataformas de empleo, chatear con candidatos e incluso programar las entrevistas.

En inglés, la sigla ATS significa Applicant Tracking System, así que, traduciéndolo al español literalmente, hablamos de un sistema para rastrear candidatos. Si trabajas en recursos humanos o gestionas un negocio, ya sea grande o pequeño, en este post vamos a ver en profundidad qué es un ATS, cómo funciona, cuándo compensa tener uno y cómo elegirlo.

Qué es un ATS

ATS significa Applicant Tracking System, como ya hemos comentado. Es una herramienta muy utilizada en procesos de selección para ahorrar tiempo y conseguir gestionar cientos de candidaturas en un solo lugar. Las funciones y herramientas disponibles en un ATS pueden cambiar de acuerdo con el proveedor, pero, en suma, estos sistemas se encargan de gestionar ofertas de empleo y candidaturas.

Existen ATS que te permiten compartir tu oferta en varias plataformas de una sola vez y recibir candidaturas en un solo lugar. Otros te ayudan a filtrar perfiles por los requisitos del puesto o incluso a chatear con candidatos directamente y hacer entrevistas.

En lenguaje RRHH, el ATS es la herramienta para gestionar tu pipeline de contratación.

ATS significa Applicant Tracking System

Si lo traducimos literalmente, significa sistema de rastreo de candidatos, pero también podemos decir que es un sistema de seguimiento de candidatos utilizado por profesionales de recursos humanos o cualquier persona que sea responsable de contratar personal.

Sin embargo, en España, la misma abreviatura se utiliza para Ayudante Técnico Sanitario. En estos casos, se refiere a un puesto de trabajo específico, no al software del que hablamos en este artículo.

Con un ATS puedes dejar atrás las carpetas, los correos y las hojas de cálculo y trabajar con una base de datos centralizada. También puedes cribar perfiles, analizar métricas y cuidar el cumplimiento legal, entre otras funciones del proceso de selección.

ATS, software de reclutamiento y sistema de seguimiento de candidatos: ¿son lo mismo?

En la práctica sí. Los términos son utilizados como sinónimos, pero hay diferencias importantes.

Sin embargo, generalmente, un software de reclutamiento suele incluir más funciones. Además, las plataformas de contratación también son responsables de atraer candidatos activos que se presentan a las ofertas publicadas.

Es decir, un ATS y un sistema de seguimiento de candidatos, por lo general, no incluyen una base de datos de candidatos. Por lo que, los sistemas de reclutamiento funcionan como distribuidores de las ofertas, mientras los ATS y sistemas de seguimiento las reúnen y organizan en un solo lugar.

De hecho, algunos ATS se integran con plataformas de reclutamiento. Por ejemplo, con Job Today, puedes integrarte a ATS como Factorial, Bizneo, Harri o TeamTailor y muchos otros.

Para qué sirve un ATS

Un ATS de reclutamiento sirve para ahorrar tiempo, no perder candidatos y tomar mejores decisiones de contratación. Las funciones disponibles pueden cambiar de acuerdo con el proveedor, pero, en general, todos se encargan de lo siguiente:

Centraliza todas las candidaturas en un solo sitio

Al publicar una oferta de empleo, normalmente, vas a recibir las candidaturas por email o dentro de tu aplicación para contratar. Cuando tienes varios puestos abiertos o incluso publicaciones en distintos portales, es normal que no consigas gestionar todos los CVs que te entran.

Un ATS recoge la información de cada candidatura y crea una ficha con su CV. Así puedes ver todo en un solo lugar, añadir notas sobre cómo te han ido las entrevistas y en qué fase del proceso estás con los candidatos que avanzan.

El responsable de los procesos abre un solo panel y consigue ver a quién ya ha llamado, a quién no y qué perfiles siguen interesados en la oferta.

Publica tu oferta en varios portales a la vez

En la mayoría de los ATS puedes crear una oferta, con su descripción y requisitos y, con un solo botón, esta oferta se publica en todas las plataformas integradas a tu sistema (o en las que selecciones).

En casos en los que la integración es nativa, es decir, el ATS y la plataforma tienen sistemas integrados, el candidato ve la oferta como si la hubieras publicado directamente en esta plataforma y tú ves a todos los candidatos de igual manera, no importa de qué plataforma vienen.

Incluso si ya tienes un ATS, en Job Today puedes publicar una oferta gratis y recibir candidatos antes de pagar.

Ordena el proceso de selección por etapas

Esto es lo que los de RR.HH. llaman de pipeline. Se trata de crear fases para tu proceso. Lo puedes hacer tú mismo, de manera customizada, o seguir algo más básico como:

1. Candidatos nuevos
2. Candidatos vistos
3. Preseleccionados
4. Entrevista programada
5. Entrevista hecha
6. Oferta enviada
7. Contratado

Además, al poner orden en tus procesos, muchos ATS envían mensajes automáticos para los candidatos, así todos reciben una respuesta (perfil visualizado, perfil rechazado, etc.) y consigues gestionar muchos perfiles a la vez.

En hostelería, por ejemplo, para contratar camareros, vas a recibir cientos de candidaturas. Las puedes pasar por un ATS y conseguir organizar los perfiles por fases de tu proceso.

Guarda una base de datos de candidatos

Los perfiles que no contrataste hoy pueden servir para otras temporadas o, entonces, en casos de tener que contratar personal de urgencia o de última hora. Para esto, el ATS guarda los perfiles y puedes volver a revisarlos cuando quieras.

Sin embargo, por protección de datos de currículums, deberías informar al candidato que su perfil ha sido guardado por tu empresa y definir cuánto tiempo se conservan los datos.

Te ayuda a ver qué funciona

Los ATS tienen paneles de métricas que te ayudan a medir el éxito de un proceso de selección. Ahí puedes ver cuánto tardas en cubrir un puesto, los roles más solicitados, de qué canal llegan los mejores candidatos y otras métricas que te ayudarían a medir como tan efectivo está siendo tu trabajo como reclutador y si las herramientas que utilizas son las mejores.

Sin que tengas estos datos, terminas decidiendo por intuición y no consigues optimizar procesos para contratar más rápido y mejor.

Cómo funciona un ATS paso a paso

Vamos a dividir el paso a paso de cómo funciona un ATS para reclutar personal a continuación.

1. Crea la vacante: define el puesto, las condiciones, descripción, requisitos, preguntas de filtro, disponibilidad, etc.
2. Publica la oferta: la oferta se difunde en los portales conectados y, en algunos casos, en una página de empleo propia. Recuerda que la mayoría de los ATS no tienen grandes bases de candidatos que aplican activamente a las ofertas, por lo que es siempre recomendable integrarlos a las aplicaciones de contratación.
3. Las candidaturas llegan a un solo panel: aquí está el momento clave: da igual desde dónde se postulen, todo cae en el mismo sitio. Y, aunque los portales sean diferentes y aporten datos diferentes, ves todas las candidaturas como si los candidatos hubiesen aplicado desde el mismo sitio.
4. Filtra y valora: Esta es la parte más personalizable de la mayoría de los ATS. Puedes crear etiquetas, notas, puntuaciones o filtrar por preguntas. Así el propio ATS puede ordenarlas y ayudarte a tomar una decisión informada sobre qué candidatos contactar.
5. Coordina entrevistas y comunicas: puedes agendar entrevistas o incluso tener plantillas de mensaje que se envían automáticamente a un grupo de candidatos. Así avisas a los que se quedan fuera, algo que es una fuente de quejas entre los que buscan empleos.
6. Contrata y cierra: algunos ATS te dejan incluso enviar la oferta a través de la herramienta. Los candidatos que no han sido aprobados se quedan en tu base de datos para futuras entrevistas.

ATS frente a Excel, CRM y portal de empleo

En la tabla a continuación vamos a comparar las formas más habituales de organizar y dar seguimiento a un proceso de selección: hojas de cálculo, email y WhatsApp, CRM, portales de empleo y ATS.

Los ATS y los portales de empleo no compiten, pero se complementan. Mientras uno es una gran fuente de candidatos, otro te ayuda a gestionar candidaturas. Si publicas tu oferta en una sola plataforma, muchas veces, tener un ATS no es lo más recomendado.

Plataformas como Job Today ya te ayudan a filtrar los mejores, poner notas en los perfiles, gestionar procesos de selección en equipo, programar entrevistas, llamar o chatear con candidatos directamente. Un Excel o Google Sheets te puede ser útil cuando tienes pocas candidaturas y contratas menos de dos veces al año.

¿Necesita un ATS un bar, un restaurante o una tienda?

Depende.

Lo que te ayudará a definir si necesitas un ATS o no es tu volumen de contratación. Un ATS puede ser útil para gestionar procesos de puestos de alta rotación, como los de camareros o ayudantes de cocina. A continuación te damos más detalles.

Señales de que ya lo necesitas

Estás en el momento en el que deberías tener un ATS si:

• Recibes candidaturas por más de dos canales y las pierdes de vista.
• Contratas varias veces al año, sobre todo para sustituciones o temporada.
• Hay más de una persona entrevistando y cada una apunta lo suyo.
• Te ha pasado olvidarte de contestar a un buen candidato y que ya hubiera aceptado otra oferta.

Cuándo todavía no hace falta

Tener un ATS no es lo más recomendado para todos los casos. Y, de hecho, no lo necesitas si:

• Si contratas una o dos veces al año, una plataforma de empleo suele ser suficiente.
• Si el equipo es muy pequeño y siempre contrata para el mismo puesto, el problema es menor.

Tener más herramientas no hace que tus procesos mejoren necesariamente. En estos casos, con tener una plataforma para publicar tus ofertas ya debería ser suficiente.

El caso de la contratación de temporada

En sectores como la hostelería, la rotación de personal llega a más del 60%. Esto, sumado a las contrataciones de temporada (como en verano o por Navidades), hace que los sectores hostelero y de comercio tengan necesidades recurrentes de contratación.

Por eso, tener una base de candidatos activa puede ser la clave para optimizar procesos de selección. Un ATS te puede ayudar a tenerla. Sin embargo, en muchos portales de empleo, como Job Today, puedes ver a los candidatos que han aplicado a tus ofertas anteriores y chatear con ellos. Además, puedes reactivar ofertas con un solo clic para recibir nuevos perfiles.

Cómo elegir un ATS: 6 criterios

Si ya sabes qué es un ATS y has visto que te puede ahorrar trabajo, toca la parte más difícil, que es elegir.

Casi todos los programas de software de reclutamiento enseñan una demo muy cuidada, y la diferencia real se nota cuando lo usas un martes por la tarde con el local lleno. Por eso conviene revisar seis puntos concretos y llegar a la reunión de venta de este software con preguntas ya listas.

Que sea fácil de usar, también desde el móvil

Piensa en quién va a usar el ATS de verdad. En un negocio con varios locales suele ser la persona encargada, que entre un turno y otro tiene diez minutos para publicar una oferta o ver quién se ha apuntado.

Si para eso necesita una formación larga o un ordenador, la herramienta acabará sin usarse y las candidaturas volverán al correo y al WhatsApp. Un buen ATS se aprende en una tarde y funciona igual de bien desde el móvil, que es donde se mueven tu equipo y tus candidatos.

Pregunta para la reunión de ventas: ¿cuánto se tarda en publicar la primera vacante, empezando de cero y sin ayuda?

Que publique donde están tus candidatos

En las tablas comparativas luce mucho un número alto de portales conectados, pero lo que cuenta es que estén los que usa el perfil que buscas.

Un camarero, un ayudante de cocina o un dependiente no buscan trabajo en los mismos sitios que alguien de oficina. Un ATS conectado a tres portales que tus candidatos abren cada día te da más que otro conectado a veinte que nadie visita. Fíjate también en cómo llegan las candidaturas, porque deberían entrar todas al mismo panel y no obligarte a ir portal por portal.

Pregunta para la reunión de ventas: ¿con qué portales se conecta y cuáles cuestan aparte?

Que se integre con lo que ya usas

Tu empresa seguramente ya trabaja con un programa de RRHH, una gestoría o software de nómina, un sistema de control horario y algún portal de empleo.

Si el ATS no se conecta con ellos, alguien acabará escribiendo dos veces los mismos datos: el nombre, el tipo de contrato, el horario. Es tiempo perdido y, con cada copia, aumenta el riesgo de error. Lo ideal es que, cuando contratas a alguien, sus datos pasen a la nómina sin volver a teclearlos.

Pregunta para la reunión de ventas: ¿qué herramientas se conectan sin coste extra y cuáles necesitan desarrollo aparte?

Precio y plan gratuito

Los modelos más habituales son tres:

• En el precio por usuario pagas por cada persona que accede al sistema.
• En el precio por oferta pagas por cada vacante publicada.
• Con la suscripción pagas una cuota mensual o anual que incluye un paquete de funciones, a veces con límites.

Para detectar costes ocultos, pregunta si se cobra algo por la implantación o la formación, si la publicación en portales va aparte, si añadir usuarios encarece la cuota y qué ocurre en la renovación.

Si lo que buscas es un software de reclutamiento gratis, conviene ser realista. Existen opciones, pero casi siempre tienen límites en el número de vacantes, de usuarios o de funciones, y a veces las integraciones o los informes quedan fuera. Un plan gratuito puede servirte para probar, o para un negocio pequeño con poca rotación. Lo importante es saber dónde está el tope y qué pasa cuando lo alcanzas.

Pregunta para la reunión de ventas: ¿qué incluye exactamente la cuota y qué se paga aparte?

Soporte en español y protección de datos

Cuando algo falla un sábado por la noche, que haya alguien que te atienda en tu idioma y en tu horario marca la diferencia. Si tu equipo contrata por las tardes o en fin de semana, un soporte que solo responde de lunes a viernes por la mañana se queda corto. Pregunta por el canal (chat, teléfono o correo), el horario y el tiempo habitual de respuesta.

Además, un ATS guarda datos personales de candidatos, como currículums, teléfonos y notas de entrevista, así que pregunta también dónde se almacenan, durante cuánto tiempo se conservan y cómo se borran cuando un candidato lo solicita o termina el proceso. El detalle legal depende de cada caso, por lo que conviene contrastarlo con una fuente oficial, como la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), y con tu asesor.

Pregunta para la reunión de ventas: ¿dónde se guardan los datos de los candidatos, durante cuánto tiempo y cómo se eliminan?

Que crezca contigo

Un ATS que te sirve con un local y dos vacantes abiertas puede quedarse corto, o salirte caro, cuando abres un segundo local o necesitas contratar el doble en verano.

Piensa en cómo será tu negocio dentro de un año y comprueba que la herramienta aguanta ese ritmo sin obligarte a cambiar de proveedor. Si tu contratación es de temporada, mira también si puedes subir de plan para la campaña y volver al anterior después.

Pregunta para la reunión de ventas: ¿qué pasa con el precio si añado usuarios o vacantes?

Algunos ATS conocidos en España

Si ya has decidido que necesitas un ATS, no tienes que empezar de cero: en España hay varias opciones y cada una encaja mejor con un tipo de negocio. Estas cuatro herramientas de software de reclutamiento se integran con Job Today, y las hemos agrupado según el tipo de empresa para la que suelen funcionar mejor.

Teamtailor

Teamtailor es un ATS de origen sueco que combina la gestión de candidaturas con herramientas de marca empleadora, como una página de carreras personalizable. Encaja con empresas en crecimiento, de cualquier sector, que quieren cuidar cómo se presentan ante los candidatos.

Bizneo

Bizneo ATS es el módulo de selección de Bizneo HR, una suite de recursos humanos que incluye otras áreas además del reclutamiento. Tiene sentido si prefieres gestionar la selección y el resto de procesos de RRHH desde una sola plataforma.

Velora

Velora es un ATS con asistentes virtuales basados en inteligencia artificial que automatizan la preselección y la evaluación de candidatos. Está pensado para empresas con mucho volumen de contratación en sectores como logística, seguridad, hostelería y comercio.

Orbio

Orbio es una startup con sede en Madrid que ofrece un ATS integrado junto con agentes de IA que contactan con los candidatos por WhatsApp, voz y SMS. Se orienta a empresas que contratan en grandes volúmenes y quieren automatizar buena parte del proceso.

ATS e inteligencia artificial: qué conviene mirar

Cada vez más ATS incorporan inteligencia artificial para ordenar candidaturas, destacar los perfiles que mejor encajan con una vacante o darles una puntuación. Bien usada, ahorra tiempo, sobre todo cuando una oferta recibe decenas de solicitudes en un par de días y alguien tiene que hacer una primera criba antes del turno de la tarde.

También tiene riesgos. Un sistema entrenado con datos del pasado puede repetir sesgos, por ejemplo penalizando huecos en el currículum, y una puntuación automática puede dejar fuera a buenos candidatos sin que nadie se dé cuenta. Conviene usarla como apoyo para ordenar el trabajo, y que la decisión final la tome siempre una persona que pueda ver por qué los candidatos aparecen en ese orden.

La regulación europea va en la misma línea. El Reglamento de Inteligencia Artificial de la UE (Reglamento (UE) 2024/1689) considera de alto riesgo los sistemas que se usan en selección de personal y les exige, entre otras cosas, supervisión humana. Las obligaciones para estos sistemas se aplicarán a partir del 2 de diciembre de 2027, después del aplazamiento aprobado este año. Si el ATS que estás valorando incluye IA, pregunta al proveedor qué hace exactamente, con qué datos funciona y cómo se revisan sus resultados.

Preguntas frecuentes sobre los ATS

Antes de elegir un software de reclutamiento, es normal que te queden dudas. Aquí respondemos las cinco que más se repiten sobre qué es un ATS y cómo usarlo.

¿Qué significa ATS?

ATS son las siglas de Applicant Tracking System, o sistema de seguimiento de candidatos. Es el software de reclutamiento donde centralizas ofertas, candidaturas y el estado de cada proceso. En España, ATS también es la abreviatura de Ayudante Técnico Sanitario, el antiguo título de enfermería, que no tiene relación con el reclutamiento.

¿Cuándo se debe utilizar un ATS?

Conviene usar un ATS cuando recibes candidaturas por varios canales, contratas con cierta frecuencia o varias personas participan en la selección. En ese punto, el correo, el WhatsApp y las hojas de cálculo se quedan cortos: se pierden currículums y nadie sabe en qué fase está cada candidato. Un ATS lo reúne todo en un solo sitio.

¿Existe un ATS gratis?

Sí, hay software de reclutamiento con plan gratuito, aunque casi siempre con límites en el número de vacantes, de usuarios o de funciones. Sirve para probar o para negocios con poca rotación. Antes de elegir, comprueba cuáles son esos límites y qué ocurre cuando los superas.

¿Qué diferencia hay entre un ATS y un software de RRHH?

Un ATS se centra en el proceso de selección, desde que publicas la vacante hasta que contratas. El software de RRHH cubre lo que viene después: nóminas, vacaciones, fichaje y evaluaciones. Algunas plataformas incluyen las dos partes, así que conviene comprobar qué módulos trae cada una antes de contratarla.

¿Un ATS cumple con el RGPD?

Depende del proveedor que elijas y de cómo lo uses. Los datos de los candidatos son datos personales, así que conviene informarles de cómo se tratan y fijar un plazo de conservación. Pregunta al proveedor dónde se guardan y cómo se borran, y revisa los requisitos con una fuente oficial, como la Agencia Española de Protección de Datos.