Administrativo/a Polivalente y Secretariado de Dirección — Media jornada (mañanas) — Vigo
GoKu Group, grupo empresarial con actividad en ingeniería, tecnología y producción, precisa incorporar un/a Administrativo/a polivalente a tiempo parcial que preste soporte transversal a las empresas del grupo en las áreas comercial, de compras, logística, producción y servicios generales, con funciones adicionales de secretariado y apoyo a dirección.
Buscamos una persona organizada, resolutiva y con excelente capacidad de comunicación, que actúe como interfaz entre dirección, los equipos de trabajo y los interlocutores externos del grupo.
Funciones principales
**Área comercial y atención al cliente**
- Gestión documental del ciclo de vida de oportunidades, ofertas y proyectos.
- Apertura de ofertas y redacción de su contenido no técnico.
- Envío de ofertas y albaranes de facturación; comunicación habitual con clientes.
- Revisión y validación de pedidos de clientes.
- Elaboración de informes: cuadro de mando comercial, informes de bolsas de horas y revisión de horas quincenales.
- Supervisión de tareas de prospección, contacto y seguimiento de clientes en español e inglés.
- Seguimiento y gestión de licencias de software de clientes.
**Compras y aprovisionamiento**
- Solicitud de ofertas a proveedores y emisión de pedidos de compra.
- Negociación de términos de pago.
- Recepción de materiales, almacenamiento y gestión documental asociada.
- Gestión de subcontratas.
- Registro y obtención de facturas de compra y venta.
**Logística y producción**
- Revisión, embalado, etiquetado y preparación de envíos a clientes.
- Solicitud de transportes, seguimiento de envíos y notificación a clientes.
- Documentación de exportaciones y seguimiento de importaciones, incluida la gestión aduanera cuando resulte necesaria.
- Recepción de paquetería y correspondencia.
**Secretariado y soporte a dirección**
- Coordinación con dirección e interfaz con los equipos de trabajo del grupo.
- Coordinación de reuniones con clientes, proveedores, acreedores y reuniones internas.
- Preparación de salas de reuniones y atención a los asistentes.
- Organización de eventos propios de la empresa.
- Gestión de viajes.
- Redacción de procedimientos operativos.
**Oficina, instalaciones y servicios generales**
- Atención telefónica de centralita y atención presencial en oficina.
- Gestión y atención de las necesidades de las instalaciones, incluido su mantenimiento.
- Gestión documental interna y papelería.
- Gestión de seguros.
**Soporte laboral y de personal**
- Supervisión de las cargas de horas del equipo técnico.
- Gestión de horarios de asistencia, documentación y justificantes de empleados.
- Gestión de EPIs y material entregado a los trabajadores.
- Impresión de nóminas, firma y archivado; gestión de contratos.
- Coordinación de reconocimientos médicos.
- Gestión documental de prevención de riesgos (CAE): documentación de acceso a instalaciones de clientes.
Requisitos
- Formación en Administración (FP Gestión Administrativa, Administración y Finanzas o similar).
- Experiencia mínima de 2-3 años en puestos administrativos polivalentes.
- **Nivel alto de inglés hablado y escrito, con conversación fluida**, para el contacto y seguimiento de clientes internacionales.
- Dominio de Office/Microsoft 365, especialmente Excel.
- **Carnet de conducir y vehículo propio**: disponibilidad para desplazamientos por necesidades de la empresa.
- Persona organizada, resolutiva, con atención al detalle, discreción y excelente trato personal y telefónico.
- Se valorará: experiencia con ERP (idealmente Odoo), gestión CAE, trámites de exportación/importación.
Condiciones
- Contrato temporal **a tiempo parcial (media jornada, horario de mañana)**, de aproximadamente 6-9 meses, con posibilidad de continuidad.
- Puesto **presencial en Vigo**, con desplazamientos puntuales.
- Puesto polivalente y con proyección, en contacto con todas las áreas de un grupo empresarial en crecimiento.
- Retribución según valía y experiencia.
Las personas interesadas pueden inscribirse en la oferta adjuntando su currículum actualizado.
- Experience
- Required
- Languages
- English – Advanced
- Employment
- Part-time
- Schedule
- Lunes a viernes, 10am-14am
- Starting time
- Immediate start!
Rúa de Severino Cobas, 36214, Vigo
Grupo Empresarial • 1-10 Employees
Hiring on JOB TODAY since October, 2024
Empresa de gestión de las diferentes unidades de negocio, con clientes en más de 11 países. Empresas relacionadas con el desarrollo de software y tecnología, fábricas de productos, logística internacional y comercialización.
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