Administrator - English Speaker

About the job ¿Cuál será tu misión? Como Recepcionista temporal (3 meses) , serás responsable de atender las necesidades de los huéspedes a su llegada y salida así como de proporcionarles una experiencia excepcional en general durante su estancia, en línea con la visión y los valores del hotel sobre la satisfacción del cliente. ¿Qué tendrás que hacer? Recibir y completar el proceso de check-in de todos los huéspedes y grupos que lleguen de forma puntual y profesional, así como completar el proceso de check-out de los huéspedes y grupos que se marchen. Gestionar la asignación de habitaciones en función de las características de los huéspedes (VIP, tradicionales, nuevos clientes, etc.) con el departamento correspondiente. Gestionar si es necesario, y asegurarse de mantener a la recepción y al equipo directivo plenamente informados de las peticiones, consultas, quejas y/o sugerencias de los huéspedes, tanto de los huéspedes como de otros departamentos. Conocer todos los productos y servicios del hotel, tarifas, promociones disponibles y paquetes de descuento, así como los eventos especiales y VIP diarios. Conocer y comunicar los servicios disponibles en el hotel (tales como reservas en restaurantes) e información general sobre seguridad. Maximizar la ocupación de habitaciones con las mejores tarifas (esto incluye cerrar ventas y extranets si es necesario). Utilizar técnicas de up-selling (promocionar el programa de fidelización de la empresa y Rewards, otros destinos, comidas y bebidas, transporte e instalaciones del hotel). Gestionar las reservas de habitaciones de los huéspedes. Proporcionar información a los huéspedes sobre la propiedad y los alrededores (museos, monumentos), incluidos eventos especiales, lugares de interés, restaurantes, actividades, etc. en la ciudad. Responder a las solicitudes de los huéspedes de servicios o preparativos especiales (por ejemplo, transporte, reservas, limpieza en seco) organizándolos o identificando a los proveedores adecuados. Seguir las normas de la marca de la empresa. Asistir a otros departamentos, según sea necesario. Informar y proporcionar servicios nocturnos a los huéspedes (por ejemplo, llamada despertador). Gestionar los pagos de facturación y las operaciones de caja durante el turno de noche. Hacer rondas, comprobar si hay irregularidades, cerrar ventanas, puertas, etc. Responsable de los informes de auditoría nocturna. ¿Qué buscamos? ** Contrato temporal de 3 meses** Experiencia previa en el departamento de Front Office, preferiblemente en un hotel de tamaño y complejidad similares. Licenciatura o diplomatura en Dirección Hotelera o equivalente. Imprescindible dominio del idioma local y nivel alto de inglés. Conocimiento de varios programas informáticos (Microsoft Office, TMS, etc.) y sistemas de Front Office. Orientación al servicio al cliente. Flexibilidad para responder a diversas situaciones de trabajo. Gran capacidad de comunicación. Orientación comercial. Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. ¿Por qué elegirnos? En Minor Hotels Europe & Americas nos comprometemos a dar forma a carreras apasionantes en todo el mundo y a experiencias interculturales. Nuestro viaje está impulsado por la pasión y la dedicación de nuestros increíbles equipos, que también disfrutan de beneficios exclusivos como: Experiencia mundial - diversidad de 150 nacionalidades diferentes. Oportunidades de desarrollo profesional llenas de retos nacionales e internacionales. Amplia gama de programas de formación para mejorar las habilidades. Iniciativas de bienestar, incluidas condiciones de trabajo flexibles. Programas de reconocimiento de empleados, como nuestros “Memorable Dates”. Posibilidad de marcar la diferencia a través de nuestro programa de sostenibilidad e iniciativas de voluntariado. Tarifas y promociones para los empleados, con descuentos en nuestros hoteles de todo el mundo y ventajas exclusivas a través de nuestro programa de fidelización corporativa. Department: Reception The company Welcome to Minor Hotels Europe & Americas, formerly NH Hotel Group. Minor Hotels is a global hospitality leader with a global network of more than 550 hotels across six continents. We drive growth through eight diverse hotel brands – Anantara, Avani, Elewana, Oaks, NH, NH Collection, nhow and Tivoli – and a portfolio of related hospitality businesses. Perpetually driven by an entrepreneurial spirit, Minor creates better brands, businesses and partnerships by always focusing on what matters most to our guests, our team members and our partners.

A prestigious and fast-evolving family office based in Marbella is looking for a polished and proactive Receptionist & Office Manager to be the first point of contact for guests & staff, manage day-to-day operations, and provide light support across its expanding portfolio of ventures. This is a rare opportunity to step into a dynamic environment with long-term growth potential as the business evolves. Key Responsibilities: - Greet guests and visitors warmly, offering a professional and discreet first impression of the company. - Oversee general front-desk and reception duties, including managing phone calls, mail/post, packages, and deliveries. - Monitor and respond to general office emails and correspondence. - Maintain order, presentation and preparation of shared areas, meeting rooms, and common office supplies. - Coordinate office calendars and assist in organizing meetings or appointments when needed. - Provide support across different departments within the office as the group expands its business lines. - Assist with light digital admin, including basic updates to the company LinkedIn page. - Ensure smooth day-to-day operations of the office building and flag any issues requiring maintenance or external support. Requirements: Fluent in English and Spanish (spoken and written) — essential. German is beneficial but not required. Strong organizational skills and the ability to multitask in a polished and professional manner. Confident working both independently and as part of a wider team. Proficiency in tech tools (email, calendars, cloud storage, LinkedIn). Valid driving license and car required. Professional presentation, a proactive mindset, and a strong sense of discretion. Previous experience in reception, office coordination, hospitality, or administration preferred. Ideal Candidate This role would suit someone with a warm, professional attitude and a natural eye for detail and service. A strong communicator who takes pride in their presentation and brings calm and organization to fast-moving environments. On Offer €19,000–€25,000 gross per year depending on experinece, paid across 12 monthly installments Permanent, full-time contract with long-term growth potential A unique opportunity to begin a career in the exclusive world of family offices, with exposure to high-level operations and room to grow as the office expands A friendly, international, and fast-paced environment with a collaborative and supportive team culture If you meet the requirements and feel you are right for this position, send us your CV, we'd love to hear from you!

About the job ¿Cuál será tu misión? Como Oficial de Mantenimiento, asistirás al Jefe de Mantenimiento en sus actividades diarias. También serás responsable del correcto funcionamiento, mantenimiento e inspección de todos los equipos mecánicos, eléctricos y electrónicos, garantizando el cumplimiento de todas las normas. ¿Qué tendrás que hacer? Asistir al responsable de mantenimiento en el trabajo diario y supervisar el mantenimiento preventivo de todos los equipos e instalaciones. Llevar a cabo todas las actividades de mantenimiento correctivo de manera oportuna y eficiente. Ayudar en la aplicación de las medidas de seguridad y supervisar la disponibilidad de los permisos necesarios. Organizar con el responsable las propuestas de inversión, sustitución, ajuste de contratos con proveedores. Apoyar al responsable de mantenimiento en la organización de las tareas y actividades de mantenimiento de los proveedores externos en el hotel, y coordinar estas actividades con todos los departamentos implicados. Colaborar en el control y seguimiento de los consumos energéticos y costes de mantenimiento, por ejemplo, agua y electricidad. Ayudar en el montaje de salas de reuniones (audiovisuales, iluminación, etc). Resolver las incidencias y problemas de los huéspedes de forma oportuna y adecuada. ¿Qué buscamos? Al menos 2-3 años de experiencia en mantenimiento preferiblemente en un hotel/sector servicios de tamaño y complejidad similares. Formación profesional (electricidad y electrónica, climatización, mantenimiento industrial y campos relacionados). Imprescindible dominio del idioma local y muy valorable conocimientos de inglés. Conocimientos en HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado), sistemas eléctricos y electrónicos. Conocimientos prácticos de varios programas informáticos (Microsoft Office, etc.). Organizado y proactivo. Capacidad para trabajar por cuenta propia y en equipo. Capacidad para detectar y resolver problemas de forma eficaz. ¿Por qué elegirnos? En Minor Hotels Europe & Americas nos comprometemos a dar forma a carreras apasionantes en todo el mundo y a experiencias interculturales. Nuestro viaje está impulsado por la pasión y la dedicación de nuestros increíbles equipos, que también disfrutan de beneficios exclusivos como: Experiencia mundial - diversidad de 150 nacionalidades diferentes. Oportunidades de desarrollo profesional llenas de retos nacionales e internacionales. Amplia gama de programas de formación para mejorar las habilidades. Iniciativas de bienestar, incluidas condiciones de trabajo flexibles. Programas de reconocimiento de empleados, como nuestros “Memorable Dates”. Posibilidad de marcar la diferencia a través de nuestro programa de sostenibilidad e iniciativas de voluntariado. Tarifas y promociones para los empleados, con descuentos en nuestros hoteles de todo el mundo y ventajas exclusivas a través de nuestro programa de fidelización corporativa. Department: Maintenance The company Welcome to Minor Hotels Europe & Americas, formerly NH Hotel Group. Minor Hotels is a global hospitality leader with a global network of more than 550 hotels across six continents. We drive growth through eight diverse hotel brands – Anantara, Avani, Elewana, Oaks, NH, NH Collection, nhow and Tivoli – and a portfolio of related hospitality businesses. Perpetually driven by an entrepreneurial spirit, Minor creates better brands, businesses and partnerships by always focusing on what matters most to our guests, our team members and our partners.

About the job Description Since 2014, we have been transforming holiday home rentals into exceptional experiences, combining the world's most beautiful properties with unparalleled service. In both iconic and unexpected destinations, we find the perfect home for each of our travelers. We prepare, shape, and customize each stay to create a fully tailored experience. In doing so, we set a new standard in the luxury rental market, building a lasting relationship of trust with our clients. Our teams are the central ingredient of our success. They design and craft each journey as a unique project. Our local teams travel the world to select the most remarkable homes, ensuring an unmatched welcome and service at each destination. MissionStarting date 5.05.2025, 4 months contract Role: As a Onsite Concierge within the Conciergerie & Stay team, you will play a crucial role in managing and assisting on-site Le Collectionist guests for both concierge and villa related requests. You will welcome our international clientele in various rented properties, adhering to Le Collectionist’s brand standards in close relation with the Pre arrival team, you will contribute to consolidating the local partner network to offer the highest quality services and experiences to our clients. You will always prepare and handle several guests at the same time. Missions: Prepare the guest's arrival Support the onsite team in setting up the season Pre-visit the properties you will have guests in and update profiles Participate in updating properties info in our tools Link with the pre-arrival team to ensure you have all information to prepare the guest's stay. Prepare the arrival of your clients by shopping for any requested items and personalizing the properties with adequate gifts and amenities. Get in touch with the guests prior to their arrival to confirm check in time. Ensure the villa is checked and ready to welcome the guest. Welcome guests and ensure an unforgettable stay Welcome the guest according to Le Collectionist standards Present the villa and its specificities Orientate the guest with understanding tools at his disposal, house and surroundings. Be available to the guest for any concierge request or change on a pre booked service during his stay. Be able to invoice and charge the guest. Be available to resolve any issue at the property during the stay. Ensure admin and invoice follow up services you may have sold with the support of the pre arrival team Ensure a smooth check-out by inspecting the property in the presence of the clients. Admin Invoice and track payments with the support of pre arrival teams. Charge clients. Meticulously document any damages observed at the end of the clients' stay. Work Schedule and Specifics ⚠️ Our presence on-site and the standards of our sector require working on Saturdays and Sundays (hotel model), especially during the high season. Work is organized in rotation with the rest of the onsite team and overtime may be recovered. Perks 🎂 1 day off for your birthday 🍽️ Meal vouchers 💻 Laptop (Mac) 📱A business cell phone 🚀 Year-round events ProfileIdeally, hold a degree in hospitality, tourism, or business school. Have an interest in or sensitivity to the luxury and hospitality sector. Valid driver’s license. Good experience in similar missions (villa management/butler/hotel concierge..). Excellent knowledge of the destination and its ecosystem. Bilingual in French/English, a third language is a plus. Organized, meticulous, and detail-oriented. Highly autonomous. Excellent written and verbal communication skills to establish strong relationships with clients and partners. Strong interpersonal skills and autonomy; Sensitive to customer satisfaction and loyalty, with a sense of contact and the ability to build relationships easily Rigor, ability to prioritize and manage urgency Able to multitask Handles fast paced environment All our positions are open, with equal opportunities, to candidates requiring specific accommodations related to a disability. Department: Concierge Language required: French. The company Depuis 2013, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil. Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure. Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps. Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.