Executive Assistant | BCN | English & Proficient in Excel , Word and Power Point
hace 3 días
Barcelona
EXECUTIVE ASSISTANT Desde Paul Marlex estamos colaborando con un reconocido despacho de abogados, que actualmente se encuentra en búsqueda de una Secretaria de Dirección para dar soporte directo a varios socios y sus equipos. ¿Cuál será tu misión en la empresa? Dar soporte integral a 3 socios (áreas Mercantil, Litigación y TMT), asegurando el correcto funcionamiento administrativo, organizativo y operativo del día a día. • Gestión y seguimiento de agendas complejas (reuniones, plazos, viajes, eventos), • Organización de viajes (búsqueda, reservas, coordinación logística), • Soporte en procesos de facturación y seguimiento de cobros, • Preparación, formateo y revisión de documentación en Word (plantillas de despacho), • Manejo de Excel (tablas dinámicas, control de datos, soporte administrativo), • Elaboración de presentaciones en PowerPoint, • Gestión de bases de datos y actualización de contactos, • Búsqueda de información de sociedades y apoyo documental, • Envío de documentación (DocuSign, burofax, correo certificado, escaneo), • Organización y preparación de reuniones, congresos y eventos (nacionales e internacionales), • Control de notas de gastos e imputación a clientes, • Envío de recordatorios de cobro a clientes (follow-up), • Coordinación con equipos internos y soporte transversal a abogados un sistema de gestión de stock e inventario. ¿Qué te podemos ofrecer? • Salario fijo, • Contrato indefinido, • Horario: De lunes a jueves: 9h – 14h y 14.30h – 18h Viernes: de 9:30h – 14:30h (guardias puntuales un viernes cada 5 semanas) Flexibilidad para gestiones personales. • Modalidad híbrida (1 viernes de teletrabajo cada 2), • Pertenecer a una empresa consolidada líder en su sector, • Entorno profesional, dinámico y exigente. ¿Qué necesitamos de ti? • Formación en Secretariado de Dirección, Administración o similar, • Experiencia mínima de 4 años en posiciones similares, preferiblemente en despachos profesionales, • Nivel alto de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Imprescindible., • Nivel de inglés y catalán alto (imprescindible), • Se valorará conocimiento de alemán, • Persona altamente organizada, resolutiva y con atención al detalle, • Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples prioridades, • Perfil colaborativo, con fuerte orientación al trabajo en equipo, • Proactividad, actitud positiva y ganas de aprender, • Capacidad para coordinar múltiples interlocutores (socios y equipos)