Corporate Travel & Office Specialist
hace 24 horas
Madrid
PROPAV Infraestructuras, con sede en Madrid, es una empresa internacional especializada en proyectos de infraestructuras y energías renovables en mercados emergentes. Como parte de su estrategia de crecimiento internacional, PROPAV está desarrollando actualmente nuevos proyectos de infraestructura de transporte en África Subsahariana, colaborando con Ministerios de Transporte e instituciones públicas a través de esquemas de financiación internacional. Para apoyar su actividad internacional y garantizar el correcto funcionamiento de sus operaciones corporativas, PROPAV busca incorporar un/a Especialista en Viajes Corporativos, con base en Madrid. La persona seleccionada será responsable de coordinar la gestión eficiente de los desplazamientos corporativos nacionales e internacionales, así como de contribuir al correcto funcionamiento de los servicios generales y las operaciones de la oficina de Madrid. La posición está orientada a profesionales polivalentes, con capacidad de organización, coordinación y gestión operativa, acostumbrados a desenvolverse en entornos dinámicos e internacionales. Buscamos una persona proactiva, orientada al servicio y con capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades de forma simultánea, coordinando eficazmente distintos interlocutores y contribuyendo al buen funcionamiento de las operaciones corporativas. Responsabilidades y Funciones • Coordinar y gestionar de forma integral los viajes corporativos nacionales e internacionales de empleados y colaboradores, garantizando el cumplimiento de las políticas internas y la optimización de costes., • Organizar y supervisar reservas de vuelos, alojamientos, transporte terrestre, seguros de viaje y demás servicios asociados a los desplazamientos corporativos., • Gestionar cambios de itinerario, cancelaciones e incidencias relacionadas con viajes, proporcionando soporte a los viajeros antes, durante y después de cada desplazamiento., • Coordinar los procesos de solicitud de visados, permisos de entrada, documentación migratoria, cartas de invitación y demás requisitos necesarios para los desplazamientos internacionales cuando sea necesario., • Mantener actualizada la información sobre requisitos migratorios, sanitarios y restricciones de entrada en los países donde opera la compañía, asesorando a los empleados sobre la documentación y trámites necesarios para cada destino., • Supervisar la vigencia de pasaportes, visados, certificados de vacunación y demás documentación de los trabajadores requerida para viajes internacionales., • Gestionar la relación con agencias de viajes, aerolíneas, hoteles, consulados, embajadas y otros proveedores externos, asegurando un servicio eficiente y alineado con las necesidades de la organización., • Solicitar, analizar y comparar propuestas de proveedores, participando en la negociación de acuerdos corporativos y en la identificación de oportunidades de ahorro y optimización de costes., • Elaborar y mantener reportes de seguimiento sobre gastos de viaje, cumplimiento de políticas corporativas y principales indicadores de gestión., • Gestionar la relación con la administración del edificio y realizar seguimiento de incidencias relacionadas con las instalaciones, equipamiento e infraestructura de la oficina., • Garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones y servicios generales de la oficina, coordinando actividades de mantenimiento, limpieza, seguridad y otros servicios de soporte., • Coordinar accesos, acreditaciones, espacios de trabajo y otros aspectos operativos necesarios para el adecuado funcionamiento diario de la oficina., • Gestionar la adquisición, reposición y control de materiales, suministros y consumibles necesarios para la actividad de la oficina, asegurando una gestión eficiente de inventarios y proveedores., • Coordinar la logística de reuniones, visitas corporativas, eventos internos y actividades institucionales, garantizando una adecuada organización, soporte operativo y atención a participantes y visitantes, de acuerdo con los estándares de representación e imagen de la compañía., • Actuar como punto de contacto para consultas administrativas internas, colaborando con las diferentes áreas de la compañía en tareas de coordinación y soporte general., • Impulsar iniciativas de mejora continua orientadas a optimizar los procesos de viajes corporativos, servicios generales y administración de oficina., • Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas, procedimientos internos y estándares de calidad aplicables a las áreas bajo su responsabilidad. Perfil Requerido • Formación técnica o universitaria en Administración, Turismo, Relaciones Internacionales, Gestión Empresarial o áreas afines., • Experiencia mínima de 5 años en funciones de soporte corporativo, administración, office management o servicios generales, incluyendo al menos 3 años de experiencia en gestión de viajes corporativos nacionales e internacionales., • Buen nivel de inglés, tanto oral como escrito, para la gestión de comunicaciones, documentación y coordinación con proveedores y colaboradores internacionales., • Manejo avanzado de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word y PowerPoint)., • Capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente, manteniendo un alto nivel de organización y atención al detalle., • Perfil polivalente, autónomo y resolutivo, con orientación al servicio y capacidad para anticipar necesidades., • Flexibilidad para gestionar cambios, incidencias o situaciones urgentes relacionadas con viajes corporativos fuera del horario laboral si fuera necesario., • Excelentes habilidades de comunicación, discreción, profesionalidad y capacidad para desenvolverse en entornos dinámicos y multiculturales. Qué Ofrecemos • Contrato Indefinido., • Paquete retributivo competitivo acorde a experiencia y perfil profesional., • Beneficios tales como ticket restaurante, transporte y seguro médico., • Oportunidades de crecimiento y desarrollo de un plan de carrera., • Jornada Laboral de lunes a viernes en horario de oficina., • Vacante Presencial, oficinas ubicadas en Av. Manoteras 14, 28050 Madrid.