Head of Administration
19 hours ago
Barcelona
Únete a DRenting y forma parte de nuestro crecimiento! DRenting está creciendo y buscamos a la persona que construya y lidere la estructura administrativa que nos permita escalar. Buscamos un/a Administration Manager con mentalidad de builder: alguien capaz de crear equipos, profesionalizar procesos, implantar controles y hacer evolucionar la función administrativa para acompañar el crecimiento de una compañía de renting de coches de ocasión. Será una posición transversal, muy cercana al negocio y con responsabilidad sobre una parte crítica de la compañía: conseguir que toda la operativa administrativa funcione de forma rigurosa, eficiente y escalable, coordinando estrechamente las áreas de Finanzas, Operaciones, Comercial y los proveedores externos. Principales responsabilidades Gestión administrativa y facturación • Liderar y asegurar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos de la compañía., • Supervisar y garantizar que el proceso de facturación sea correcto, puntual y trazable., • Supervisar altas, bajas, modificaciones, abonos y regularizaciones., • Establecer controles sobre facturación pendiente, incidencias y diferencias., • Coordinarse con las áreas de Operaciones, Comercial y Finanzas para asegurar la correcta facturación de los contratos., • Identificar oportunidades de automatización y mejora a medida que aumente el volumen de operaciones., • Asegurar que los procesos administrativos evolucionen al ritmo del negocio, evitando cuellos de botella y tareas manuales innecesarias. Contabilidad y coordinación financiera • Coordinar la operativa contable de DRenting, internamente y/o con proveedores externos., • Asegurar que la información contable sea rigurosa, completa y esté disponible en tiempo y forma., • Coordinar el cierre contable mensual junto con el CFO y los asesores externos., • Supervisar provisiones, periodificaciones, ajustes y conciliaciones contables., • Dar seguimiento al cumplimiento de los calendarios fiscales y obligaciones tributarias, en coordinación con los asesores., • Identificar y escalar posibles incidencias o riesgos contables y fiscales., • Asegurar que la información administrativa y contable necesaria para la dirección esté correctamente preparada y disponible. Conciliaciones y control administrativo • Asegurar la correcta conciliación de bancos, cobros, pagos y cuentas contables., • Establecer controles para detectar, investigar y resolver diferencias e incidencias., • Garantizar la calidad, consistencia y trazabilidad de la información administrativa y financiera., • Diseñar y mantener procedimientos de control interno adaptados al crecimiento de la compañía., • Crear mecanismos que permitan mantener el rigor y la visibilidad sobre la operativa a medida que aumente el volumen de contratos y vehículos., • Identificar riesgos operativos y administrativos y proponer medidas correctoras. Tesorería y Cash Management • Gestionar y supervisar la operativa diaria de tesorería., • Mantener una visión actualizada de cobros, pagos y posición de caja., • Preparar y mantener una previsión de tesorería operativa., • Coordinar la planificación de pagos y necesidades de liquidez con el CFO., • Hacer seguimiento de cobros pendientes y apoyar la optimización de los procesos de cobro y pago., • Anticipar incidencias y necesidades de caja y escalarlas al CFO cuando sea necesario. ERP – NetSuite • NetSuite ya forma parte de la estructura de DRenting, por lo que el foco estará en sacarle mucho más partido al sistema y hacerlo evolucionar junto con el negocio., • Ser el principal referente interno de NetSuite para los procesos administrativos., • Identificar mejoras y oportunidades de automatización., • Mejorar la calidad, estructura y trazabilidad de los datos., • Asegurar que NetSuite refleje correctamente las necesidades de la operativa., • Convertir NetSuite en una herramienta cada vez más eficiente para la gestión y el control de la compañía. Administración de la flota • Liderar la administración asociada a los vehículos., • Asegurar que la documentación administrativa de cada vehículo esté completa, actualizada y correctamente archivada., • Coordinarse con Operaciones, Finanzas para resolver incidencias administrativas. Construcción y liderazgo del equipo administrativo • Uno de los principales retos del puesto será construir y desarrollar el equipo administrativo de DRenting., • Definir la estructura administrativa necesaria para acompañar el crecimiento., • Determinar qué perfiles incorporar y en qué momento., • Participar activamente en la selección y contratación., • Definir responsabilidades, procesos, objetivos y KPIs., • Formar, acompañar y desarrollar al equipo., • Crear una cultura de ownership, rigor, autonomía y mejora continua., • Evolucionar la estructura administrativa a medida que DRenting crezca. Requisitos y experiencia • Formación universitaria en ADE, Economía, Finanzas, Contabilidad, Administración de Empresas o similar., • Se valorará positivamente Máster en Finanzas, Controlling, Auditoría, MBA o formación equivalente., • Experiencia sólida en posiciones de administración, gestión financiera-operativa o administración de empresas, idealmente en compañías en fase de crecimiento., • Experiencia demostrable gestionando procesos administrativos en entornos de crecimiento y escalabilidad., • Experiencia práctica con NetSuite y conocimiento suficiente para trabajar sobre el sistema, identificar mejoras, optimizar funcionalidades y coordinar desarrollos o integraciones con partners., • Experiencia en facturación, contabilidad, conciliaciones y cierres contables, con capacidad para entender el detalle y establecer controles y procedimientos., • Experiencia en gestión de tesorería y cash management a nivel operativo., • Experiencia construyendo equipos desde cero: selección, definición de roles, organización, objetivos y desarrollo., • Capacidad para diseñar y mejorar procesos administrativos que puedan escalar con el crecimiento del negocio., • Capacidad analítica y elevado nivel de atención al detalle, especialmente en entornos con un alto volumen de operaciones., • Capacidad para trabajar de forma transversal con CFO, dirección, operaciones, comercial y proveedores externos., • Nivel alto de autonomía y capacidad para tomar ownership de problemas y llevarlos hasta su resolución., • Español e inglés profesional. Drive Me – Impulsando el éxito, juntos.