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Graduate Assistant/Administrative Assistant

2 days ago

Barcelona

Sobre GEMAVIP GEMAVIP es un laboratorio de origen italiano especializado en el desarrollo y distribución de soluciones sanitarias orientadas al cuidado de piel y mucosas, con especial foco en salud bucodental y aplicaciones clínicas asociadas. Trabajamos con productos basados en aceite de oliva virgen extra ozonizado y otros principios activos destinados a apoyar el manejo de procesos inflamatorios, infecciosos y de cicatrización tanto en clínica como en el domicilio del paciente. Nuestra actividad se centra principalmente en el canal sanitario: clínicas, profesionales de la salud, distribuidores especializados y farmacia. La empresa se encuentra actualmente en fase de crecimiento en España. Estamos construyendo la estructura operativa, la red comercial y los procesos internos necesarios para poder escalar el proyecto de forma ordenada. Esto implica trabajar muy cerca de profesionales sanitarios, partners y distribuidores, preparar materiales y formaciones, y cuidar que la operativa diaria funcione correctamente. Nuestra forma de trabajar Somos un equipo pequeño y muy operativo, con trato directo entre todas las áreas. No existen departamentos estancos: las personas participan en distintos procesos y entienden cómo funciona el negocio en su conjunto. La organización es flexible, pero requiere responsabilidad, orden y capacidad para resolver situaciones del día a día. Qué queremos construir El objetivo es consolidar en España una estructura estable que permita: Dar soporte real a los profesionales sanitarios que trabajan con nuestros productos Desarrollar nuevas líneas de producto en salud bucal, piel y mucosas Crear una red de distribución sólida en el canal sanitario y farmacia Establecer procesos internos eficientes que permitan crecer sin perder control operativo Buscamos a alguien que quiera aprender cómo funciona una empresa desde dentro y asumir responsabilidades de manera progresiva dentro de un proyecto en desarrollo. Puesto: Coordinador/a de Operaciones Junior (Business Operations Assistant) Ubicación: Barcelona (modelo híbrido) Tipo de contrato: Jornada completa – contrato indefinido Sobre el puesto La persona se incorporará para apoyar la gestión diaria de la empresa en su operativa interna. El rol está orientado a coordinar procesos, hacer seguimiento de tareas y dar soporte a las áreas comercial, logística y administrativa. No es un puesto contable ni de ventas externas. Se trata principalmente de organización, seguimiento y coordinación del día a día. El objetivo es que la operativa diaria no dependa constantemente de dirección y que la empresa pueda funcionar con mayor fluidez. Funciones principales Operaciones y coordinación interna Seguimiento de pedidos y documentación asociada Preparación de envíos y coordinación con operadores logísticos Gestión de incidencias con transporte, clientes y proveedores Control básico de stock y reposiciones Organización de envíos de muestras y materiales Soporte comercial interno Revisión de pedidos junto al equipo comercial Verificación de datos para cálculo de comisiones (con dirección comercial) Seguimiento de clientes activos y apoyo administrativo al equipo de ventas Preparación de listados, informes y bases de datos Recopilación de información de mercado Administración operativa (no contabilidad) Revisión de albaranes y facturas Control de cobros pendientes Preparación de documentación para gestoría Actualización de CRM / ERP Archivo y organización documental Coordinación externa Comunicación con proveedores, distribuidores y operadores logísticos Apoyo en la preparación de ferias, eventos y presentaciones Preparación de documentación y materiales comerciales Uso de herramientas digitales e IA Uso habitual de herramientas de IA generativa (ChatGPT u otras equivalentes) para redacción, organización de información y apoyo operativo Elaboración de documentos, resúmenes y listados Apoyo en la organización del conocimiento interno Mejora progresiva de procesos mediante automatizaciones sencillas Requisitos 2–4 años de experiencia en operaciones, back office, administración operativa, ecommerce, logística o soporte comercial interno Formación: ADE, Economía, Comercio Internacional, Logística, Gestión Empresarial o similar Manejo fluido de Excel / Google Sheets Experiencia con CRM o ERP Capacidad organizativa y atención al detalle Comunicación habitual con clientes y proveedores Autonomía en la resolución de incidencias Familiaridad real con herramientas de IA Se valorará Experiencia en pymes, startups o empresas en crecimiento Experiencia en distribución, laboratorio, sanitario o ecommerce Inglés profesional (lectura y escritura) Italiano como plus Perfil personal Buscamos a una persona práctica y resolutiva, organizada, capaz de aprender procesos con rapidez y cómoda trabajando con tareas variadas. Alguien que priorice bien su trabajo y detecte problemas antes de que escalen. Qué ofrecemos Contrato indefinido Trabajo híbrido Oficinas en Barcelona (Gala Placídia) Participación en un proyecto en crecimiento Exposición directa a dirección Aprendizaje transversal del funcionamiento de la empresa Posible evolución hacia responsabilidades de gestión operativa Objetivo a 6 meses Que la persona pueda gestionar de forma autónoma gran parte de la operativa diaria y actuar como punto de coordinación interno entre áreas. Importante Para valorar la candidatura se solicitará responder a las siguientes cuestiones: Una situación real en la que detectaste un problema en tu trabajo antes de que tu responsable lo viera, qué hiciste y cuál fue el resultado. Cómo actuarías durante la primera hora si un comercial informa de que un pedido urgente no ha salido, logística indica que no está preparado y el cliente está esperando. Qué herramientas de IA utilizas en tu día a día y para qué tareas concretas las aplicas (ejemplos reales). Junto al CV se tendrá en cuenta una breve carta de presentación explicando por qué el perfil encaja con el puesto. Las candidaturas sin estas respuestas y sin carta de presentación no podrán ser valoradas.

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