Office Manager Part Time con IA
hace 1 día
Sant Cugat
En Intracon somos un grupo dinámico de empresas especializadas en Marketing & Sales , consultoría de Recursos Humanos y Eventos Corporativos . Nuestro equipo se caracteriza por ser innovador, influyente, valiente, analítico e ingenioso , y trabajamos cada día con un enfoque práctico, creativo y orientado al impacto. Buscamos un/a Office Manager para liderar la gestión de la oficina y dar soporte directo a nuestra CEO, en un rol clave para impulsar la eficiencia, la organización y el foco del equipo directivo. La posición tendrá también un papel relevante en la incorporación de herramientas de IA que ayuden a optimizar procesos y formas de trabajo. Trabajarás muy de cerca con la CEO y el Chief of Staff, en un entorno dinámico, exigente y de alto impacto. Tu misión Serás responsable de asegurar que las necesidades de la oficina estén cubiertas y de velar porque la agenda, la comunicación y la operativa diaria de la CEO fluyan con claridad, prioridad y excelencia. Tendrás un papel clave anticipando necesidades, resolviendo con autonomía y aplicando herramientas de IA que ayuden a optimizar la organización y los procesos del día a día. Sobre el Rol: Dedicación: media jornada Localización: Sant Cugat del Vallés (Barcelona) Modelo de trabajo híbrido ️ Responsabilidades 1. Soporte directo a la CEO y al equipo directivo Gestión integral de la agenda diaria de la CEO: bloques, buffers, reprogramaciones y priorización junto con CEO/CoS. Preparación de packs de reunión con contexto, documentación y objetivos. Coordinación completa de reuniones: asistentes, links, salas, zonas horarias y logística. Preparación de recordatorios y notas previas a reuniones clave. Coordinación de reuniones recurrentes (1:1s, comités, externos) y su cadencia. Redacción y envío de emails operativos (confirmaciones, seguimientos, coordinación). Triage del inbox: clasificar, priorizar, proponer borradores y mantener orden. Seguimiento de acciones operativas simples y recurrentes. Preparación de borradores de comunicación interna no sensible. Preparación del run of show de reuniones largas (timings, breaks, speakers). Detección de fricciones operativas recurrentes y elevación de mejoras al CoS. 2. Gestión de oficina y procesos internos Gestión de compras de suministros y coordinación de reparaciones/mantenimiento. Gestión end-to-end de viajes: vuelos, hoteles, traslados, agendas e imprevistos. Control de gastos: recibos, notas de gasto, facturas, aprobaciones y proveedores. Mantenimiento de una tabla de stakeholders: contactos, contexto y últimos touchpoints. Gestión documental: carpetas, versionado, plantillas y criterios de naming. Coordinación logística de eventos y visitas: catering, materiales, acreditaciones. Resolución autónoma de incidencias logísticas sin escalar innecesariamente. Cuidado de la experiencia con interlocutores externos: hospitality, puntualidad, seguimiento. 3. Innovación y optimización con IA Aplicación de herramientas de IA al trabajo diario para optimizar la eficiencia de la oficina y del soporte a la CEO. Automatización de procesos rutinarios y mejora de workflows internos. Generación de informes y análisis que ayuden a la toma de decisiones y priorización de tareas. Qué buscamos Experiencia previa como Office Manager / Executive Assistant en entornos exigentes. Interés y habilidad para incorporar herramientas digitales e IA (Inteligencia Artificial) en la gestión de tareas, flujos de trabajo y agendas, optimizando la eficiencia y el tiempo del equipo directivo. Alta capacidad de organización, priorización y anticipación. Excelente comunicación escrita y verbal. Autonomía, discreción y orientación a servicio. Interés y habilidad para incorporar herramientas digitales e IA (Inteligencia Artificial) en la gestión de tareas y flujos de trabajo, optimizando la eficiencia y el tiempo del equipo directivo. Comodidad gestionando múltiples stakeholders y contextos cambiantes. Nivel alto de confidencialidad y atención al detalle. Inglés profesional Qué ofrecemos Rol estratégico con alta exposición al equipo directivo . Entorno dinámico y en crecimiento. Posibilidad real de impacto en la operativa del negocio. Modalidad híbrida. Si te interesa o conoces a alguien que pueda encajar, ¡nos encantará conocerte!