Assistant h/f de direction / juridique - Etude notariale
5 days ago
Paris
Notre client, une étude notariale de premier plan, historiquement implantée à Paris recherche à recrutement un secrétariat notarial h/f polyvalent auprès d’un notaire associé, incluant la gestion rigoureuse de l’agenda, la préparation des rendez-vous, le suivi administratif des dossiers et diverses démarches juridiques et notariales. Responsabilités 1. Secrétariat traditionnel • Imprimer et remettre l’agenda quotidien au notaire., • Assurer la prise de rendez-vous, la gestion de l’agenda Outlook et la saisie complète des informations clients., • Préparer les rendez-vous :, • Sortie de dossiers, • Impression de fiches clients et documents (ex. dernières donations)., • Distribuer le courrier visé par le notaire., • Prendre les messages clients, les transmettre et relancer si nécessaire., • Réserver des restaurants lors de rendez-vous clients., • Gérer les invitations reçues par le notaire., • Commander les plateaux‑repas pour les réunions d’associés et coordonner avec l’accueil et la caisse., • Organiser les enlèvements FedEx via le portail dédié et assurer le suivi de livraison., • Accueillir ponctuellement les clients au 3ᵉ étage et veiller à la bonne tenue des salles de réunion., • Mettre à jour chaque année les étiquettes des vœux., • Suivre les dates d’anniversaires des collaborateurs et acheter les cadeaux., • Faire le lien entre les collaborateurs et le notaire (signature de courriers, informations diverses…). 2. Gestion et ouverture de dossiers • Ouvrir des dossiers dans INOT :, • Consultations, • Contrats de mariage, • Mandats de protection future, • Établir les fiches clients, immeubles, pièces nécessaires., • Effectuer des demandes d’état civil via INOT ou par voie postale., • Réaliser des recherches cadastrales (plans, modèles…)., • Effectuer des demandes d’états hypothécaires., • Rechercher et demander des copies d’actes., • Préparer des conventions d’honoraires, assurer leur envoi et le suivi du règlement., • Suivre les soldes des comptes clients (créditeurs/débiteurs)., • Rédiger des attestations immobilières selon les demandes., • Préparer des procurations générales pour les dossiers suivis par le notaire. 3. Gestion des testaments • Inscription / désinscription au FCDDV., • Préparer les enveloppes scellées pour dépôt au coffre., • Scanner et classer les comptes rendus d’inscription., • Transmettre les justificatifs à la caisse pour imputation comptable., • Traiter les procès‑verbaux de dépôt de testament après décès lorsque la succession est suivie par une autre étude :, • transmission du testament, • demande de provision, • rédaction du PV et envoi au greffe compétent. 4. Contrat de mariage • Envoi et suivi du questionnaire d’état civil., • Rédaction du projet de contrat (généralement régime séparatiste)., • Transmission aux clients pour relecture et validation., • Préparation du rendez‑vous de signature., • Transmission aux services internes (caisse, formalités). 5. Mandat de Protection Future • Rédaction d’un projet de MPF sur la base des informations communiquées par le notaire., • Préparation du rendez‑vous de signature., • Transmission à la caisse et aux formalités. 6. Support transversal • Back‑up d’une collaboratrice travaillant à distance., • Soutien ponctuel au collaborateur travaillant avec le notaire. Profil recherché • Expérience indispensable en secrétariat notarial ou en étude notariale/ ou en cabinet d'avocats, • Parfaite maîtrise des outils bureautiques et du logiciel INOT., • Sens de la confidentialité, rigueur, organisation et autonomie., • Excellent relationnel client., • Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle. Processus de recrutement Ce recrutement est réalisé par Titan Partners, cabinet spécialisé dans le secteur juridique
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