Assistant de Dirección (Aleman e Ingles)
2 days ago
Sant Vicenç dels Horts
Assistant de Dirección (Alemán e Inglés) Sobre el rol Como Asistencia de la Dirección, serás la persona de confianza, coordinación y soporte clave junto a la Dirección. Darás apoyo organizativo, operativo y administrativo, y participarás activamente en el desarrollo de la organización, las estructuras de RR. HH. y diversos proyectos. Tus tareas 1. Asistencia a la Dirección • Colaboración estrecha con la Dirección en el día a día y en proyectos., • Gestión de agenda y calendario, planificación de viajes y liquidaciones., • Preparación y seguimiento de reuniones, presentaciones y documentación para la toma de decisiones., • Estructuración, priorización y seguimiento de tareas y acuerdos., • Interlocución con directivos, empleados, clientes, autoridades y proveedores., • Apoyo en comunicación interna y externa., • Gestión de temas especiales y tareas estratégicas-operativas., • Manejo confidencial de información sensible, temas de personal y decisiones directivas. 2. Office Management & Administración • Organización general de la oficina y soporte administrativo a los empleados., • Gestión de proveedores externos (IT, energía, seguros, residuos, vehículos de alquiler), incluida la revisión de facturas., • Organización de viajes para empleados., • Planificación y organización de eventos internos y externos., • Gestión de correo, paquetería y material. 3. RR. HH. & People • Primer punto de contacto para empleados en temas organizativos y de personal., • Gestión de vacaciones, control horario e informes internos., • Apoyo al recruiting y organización de on/offboardings., • Preparación de temas de personal y documentación para la Dirección., • Colaboración con RR. HH., payroll y consultores externos., • Participación en la creación y evolución de estructuras y procesos de RR. HH. 4. Gestión de Proyectos & Desarrollo Organizativo • Planificación, coordinación y ejecución de proyectos internos., • Traducción de decisiones directivas en medidas concretas., • Coordinación de proyectos transversales., • Creación de estructuras, cronogramas y responsabilidades de proyecto., • Monitorización de progresos, riesgos y dependencias., • Moderación de reuniones y workshops de proyecto. Proyectos típicos: • Optimización organizativa y de procesos de RR. HH., • Implementación de nuevas herramientas o estructuras., • Proyectos de crecimiento y cambio., • Iniciativas de cultura, comunicación y servicio. 5. Coordinación de interfaces • Coordinación entre Ventas, Producción, Logística, Customer Center y Tecnología., • Apoyo en la transferencia de proyectos comerciales a producción y logística., • Coordinación de conceptos de entrega y acuerdos de almacenaje., • Apoyo en la gestión de reclamaciones y coordinación de medidas., • Colaboración con Contabilidad, Control, RR. HH. y socios externos., • Apoyo en revisión de deudas y medidas ante impagos. 6. Tareas relacionadas con Finanzas y Compliance • Interfaz con asesores fiscales y contabilidad., • Gestión de seguros, vehículos de flota y temas administrativos financieros., • Revisión de liquidaciones de gastos de viaje., • Gestión de caja, documentos y archivos legales. 7. Compliance, Seguridad & Temas Especiales • Apoyo en los requisitos de seguridad laboral y salud., • Gestión de portales de registro de clientes., • Coordinación de temas especiales (residuos, requisitos de seguridad)., • Correspondencia y traducciones en alemán, inglés y español. Rol de confianza & confidencialidad • Manejo de información altamente sensible (Dirección, RR. HH., Finanzas, clientes)., • Garantía de confidencialidad en comunicación y documentación., • Función de filtro de información para la Dirección., • Gestión responsable de datos personales y empresariales. Beneficios Salario: en función de la experiencia del perfil 40K - 60K B/A Flexibilidad horaria de entrada y salida Pertenencia a multinacional en crecimiento Contrato indefinido