EXECUTIVE ASSISTANT E-COMMERCE
hace 21 horas
Tarragona
En Carrefour España estamos en búsqueda de un executive assistant para la Dirección de Ecommerce cuya labor principal será brindar apoyo administrativo y estratégico de alto nivel al Director de eCommerce y al equipo de liderazgo. Este rol es fundamental para optimizar las operaciones del departamento, mejorar la comunicación interna y externa, y garantizar una gobernanza rigurosa de las iniciativas digitales estratégicas. ORGANIZACIÓN DE AGENDA Y PLANIFICACIÓN Es responsable de la optimización sistemática del tiempo ejecutivo y del marco logístico del departamento de eCommerce. Supervisión Estratégica de Agenda: Gestionar y sincronizar agendas profesionales complejas, priorizando reuniones de alto valor y asegurando la alineación con otros EAs. Gestión de Logística y Recursos: Coordinar gestiones de viaje integrales y recursos departamentales, garantizando la eficiencia de costes y el cumplimiento de la política corporativa. Seguimiento del Flujo de Trabajo Operativo: Actuar como coordinador principal de los plazos departamentales, utilizando software de gestión de proyectos empresariales para supervisar el progreso de los flujos de trabajo digitales. Filtrado Administrativo: Gestionar consultas y correspondencia, ejerciendo juicio profesional para delegar tareas o escalar problemas operativos críticos a la dirección. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL EQUIPO Y GESTIÓN DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS El Executive Assistant actúa como el custodio del conocimiento institucional y la infraestructura operativa del departamento. Este pilar asegura que el equipo de eCommerce se mantenga ágil, organizado y digitalmente optimizado mediante procesos estandarizados y una gobernanza documental avanzada. Coordinación Integral de Onboarding: Actuar como el enlace principal entre la división de eCommerce y los departamentos de IT y RRHH para garantizar una integración fluida de las nuevas incorporaciones. Esto incluye la gestión de punta a punta de la adquisición de hardware (PCs, móviles), licencias de software y la provisión de accesos específicos a plataformas (CMS, ERP, herramientas de Analytics) antes de la fecha de inicio. Gestión del Conocimiento y Gobernanza de Unidades Compartidas: Arquitectar y mantener un sistema de archivo en la nube/ShareDrive altamente estructurado. Será responsable de la taxonomía, el control de versiones y los permisos de acceso de todos los activos departamentales, asegurando que la información sea localizable, segura y archivada lógicamente. Integración de IA y GEMS: Liderar la implementación de herramientas organizativas impulsadas por IA y sistemas GEMS para automatizar la clasificación de documentos y la recuperación de datos. Explorar y desplegar proactivamente soluciones de IA para mejorar la eficiencia de la gestión de expedientes y los informes departamentales. Metodología y Documentación de Procesos: Establecer y mantener un repositorio formal de Procedimientos Operativos Estándar (SOPs). Esto implica colaborar con los líderes de equipo para documentar procesos internos, definir roles y responsabilidades (matrices RACI) y asegurar que la metodología departamental esté estandarizada y se actualice trimestralmente. Gestión del Ciclo de Vida Administrativo: Supervisar los flujos de trabajo administrativos generales, incluyendo la firma de contratos, la gestión de facturas de proveedores dentro del alcance de eCommerce y el mantenimiento de listas de distribución y organigramas. PRESENTACIONES ESTRATÉGICAS Y COORDINACIÓN DE REUNIONES Y COMITÉS DE DIRECCIÓN DE eCOMMERCE Gestión de Gobernanza: Supervisar la administración integral de todas las reuniones, CODIRs y Comités de Dirección de eCommerce, incluyendo la preparación de agendas, actas de reuniones y el seguimiento riguroso de los planes de acción post-reunión. Desarrollo de Presentaciones Estratégicas: Diseñar presentaciones sofisticadas para revisiones a nivel de Consejo y stakeholders. Esto implica sintetizar datos complejos de eCommerce (ej. ROI, métricas de tráfico, cuota de mercado) en narrativas visuales concisas y profesionales. Enlace Interfuncional: Servir como punto de contacto central entre la oficina de eCommerce y otras unidades de negocio (Finanzas, Cadena de Suministro, IT), facilitando el flujo de información necesario para la toma de decisiones estratégicas. Integridad de Datos e Informes: Apoyar al equipo de liderazgo en la recopilación y organización de datos de rendimiento semanales, mensuales y trimestrales para asegurar que todos los informes para revisión de comités sean precisos y oportunos. COMUNICACIÓN DE eCOMMERCE Y GESTIÓN DE REDES SOCIALES Comunicación Corporativa: Redactar y perfeccionar anuncios internos de alto nivel, actualizaciones departamentales e informes para stakeholders para asegurar la claridad de la estrategia de eCommerce. Promoción en Redes Sociales: Gestionar la presencia profesional en redes sociales (principalmente LinkedIn) para el equipo de eCommerce, incluyendo la programación de contenidos, el monitoreo de la interacción y la alineación con las guías de marca corporativa. Alineación del Tono de Marca: Asegurar que todas las comunicaciones externas reflejen los valores innovadores y centrados en el cliente de la división de eCommerce. Coordinación de Activos Digitales: Actuar como enlace con los equipos de Marketing y Creatividad para asegurar los activos necesarios para campañas digitales lideradas por ejecutivos o piezas de liderazgo de opinión en la industria. Requisitos: Formación: Grado universitario 3 años de experiencia mínimo realizando funciones similares Inglés avanzado y valorable francés Conocimientos avanzados de paquete Office. Experiencia participando en proyectos estratégicos Qué ofrecemos? Contrato indefinido Salario competitivo Descuento del 8% para ti y para 6 personas más en nuestras tiendas Programas que se preocupan por tu bienestar: Carrefour Life (actividades y eventos deportivos, descuentos y ventajas exclusivas) Carrefour Flexible (retribución flexible para seguro médico, guarderías, transporte…) Formación continua Desarrollo profesional ¡Tú decides dónde llegar! Valoraremos todas las candidaturas interesadas y si eres la persona seleccionada, para avanzar en el proceso, nos pondremos en contacto contigo para darte más detalles del puesto y conocer tu perfil. En Carrefour apostamos por un espacio de trabajo idóneo para que cualquier persona con independencia de su género, orientación sexual, identidad y/o expresión de género, creencias, ideologías, origen, capacidades, entre otras, pueda desplegar todo su potencial.
