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This mid-senior level position is ideal for someone who is people and process-oriented, with a strong sense of ownership and attention to detail. You will report directly to the CEO and play a key role in maintaining a productive, welcoming, and well-structured office environment. In addition to overseeing daily operations and providing employee support, you will manage essential financial and operational tasks, including vendor management, purchase orders, and bookkeeping support. The ideal candidate will have a start-up or scale-up mindset, be comfortable with change, be hands-on, and be able to adapt quickly in a fast-moving, evolving environment. Your contribution will help shape the way we grow and operate. Key Responsibilities: Office Operations & Facilities Management • Oversee all aspects of office space and infrastructure planning, including CRUD for workstations, to support seamless workflows., • Ensure the office is well-stocked with essential supplies and manage inventory (e.g., coffee, water, fruit, snacks)., • Handle all correspondence, including post and deliveries., • Ensure compliance with health, safety, and facilities regulations, acting as a liaison with building management and service contacts., • Act as the first point of contact for visitors, providing a warm and professional welcome., • Manage meeting room bookings and provide support for internal events and gatherings. Financial & Operational Processes • Process purchase orders (POs) through the internal system in coordination with the technical team., • Build and maintain strong relationships with vendors and suppliers to ensure cost-effective and reliable service delivery., • Manage accounts payable and receivable, process payments, and track transactions., • Maintain accurate invoice records and support bookkeeping activities, • Assist with shipping, logistics, and customs-related processes., • Develop and implement procedures to improve and streamline operational workflows. Employee & Event Support • Ensure a comfortable, functional, and inspiring workplace for all employees., • Work with HR to organise office events, team-building activities, and company-wide initiatives., • Support onboarding by coordinating resources and workspace setup for new hires. Executive Assistance • Provide direct support to the Management, including calendar management, meeting scheduling, travel coordination, and assistance with strategic initiatives. Other Ad-Hoc Responsibilities • Participate in cross-functional projects aimed at improving internal processes and operational efficiency., • Support the implementation and rollout of new systems and tools across the office., • Collaborate with the IT Administrator and HR Manager on initiatives that enhance employee experience, workflow, and infrastructure., • Take ownership of special assignments as needed, contributing to the continuous improvement of office operations. 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