Assistant de direction/Assistante de direction
17 hours ago
Paris
Créé en 2006, ORA est une référence incontestable sur le marché du merchandising et de la PLV. Expert en marketing opérationnel & visual merchandising dans l’univers du luxe et de la distribution sélective, l’entreprise est leader sur le marché du Travel Retail. Soucieux de la qualité du travail réalisé, les collaborateurs ORA sont pleinement investis dans leurs fonctions. Ils forment une équipe unie, performante, appliquée à la satisfaction des clients de l’entreprise. C’est dans ce contexte privilégié que vous interviendrez. Vous intégrerez notre agence The calling (appartenant au groupe Ora) située à Paris (8ème) Véritable bras droit de la Direction Générale, l'Assistant.e de Direction/ Office Manager intervient en tant que soutien stratégique et opérationnel au sein de l'agence tout en pilotant l'ensemble des questions d'office management. Véritable facilateur-rice, il/elle contribue activement à la fluidité de la gestion interne et à l'optimisation des process. Missions : 1.Gestion commerciale • Relance des clients pour l’obtention des bons de commande, • Suivi et archivage des accords de confidentialité (signature, classement), • Création et suivi des bons de commande pour les freelances (compétences ou capacités), • Relances régulières pour l’obtention des factures freelances. 2. Gestion comptable • Suivi et reporting auprès des organismes : Maison des Artistes…, • Réception, enregistrement et transmission des factures fournisseurs dans l’espace partagé avec la comptabilité, • Traitement des notes de frais (collecte des justificatifs, récapitulatifs et transmission à la comptabilité). 3. Gestion RH • Soutien RH sur le suivi administratif du personnel (en lien avec les ressources humaines) : gestion des congés, suivi d’Eurecia…, • Reporting du temps passé des équipes (feuilles d’heure), • Prise en charge de dossiers confidentiels (RH, juridiques, financiers) 4. Gestion administrative et office management • Réception et orientation des appels entrants / traitement du courrier, • Classement et archivage des documents (étiquetage, mise en boîte, rangement)., • Maintenance des locaux, gestion des interventions (plomberie, climatisation, serrurerie, etc.)., • Supervision informatique (y compris serveurs) en lien avec l’équipe IT, • Gestion de l’organisation de l’espace (déménagement…), • Gestion des stocks : fournitures de bureau, achats alimentaires pour les équipes, et cadeaux clients., • Organisation d’événements internes (anniversaires, pots de départ, etc.), • Organisation de l’onboarding des nouveaux salariés (préparation des fournitures, accès…), • Assurer le bien-être des équipes au quotidien, • Assurer la propreté et bonne tenue des locaux 5. Support aux activités de l’agence • Suivi administratif des projets clients : préparation de devis…, • Contribution à la préparation des réunions client (dossiers, présentations), • Mise à jour et suivi des outils de gestion interne (plannings, CRM, tableaux de bord) Profil recherché Compétences techniques : • Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, Google Workspace, Trello, etc.), • Très bonne capacité rédactionnelle et esprit d’analyse, • Bonne compréhension des enjeux et de la gestion d’agence Qualités personnelles : • Grande autonomie, rigueur et sens de l’anticipation, • Capacité à gérer des informations sensibles avec diplomatie, • Forte implication, sens des responsabilités et proactivité, • Leadership, écoute et pédagogie Formation & expérience : • Bac +3/5 en assistanat de direction, gestion ou équivalent, • Expérience confirmée (minimum 3 à 5 ans) dans un poste similaire, idéalement en agence de publicité, de communication ou dans un environnement créatif exigeant Poste en CDI, statut Cadre Notre Promesse : La diversité au sein des collaborateurs ORA renforce nos savoir-faire et participe à la création de richesses et de valeurs du groupe. Nous accueillons, valorisons et mettons en lumière tous les types de profil. Notre groupe se veut inclusif et non discriminant. Une forte culture d’entreprise qui s’appuie sur nos valeurs : la passion, la confiance, la créativité, et l’engagement