Office Manager H/F
il y a 5 jours
Paris
Créé en 2022, le groupe Chronos Dental est le plus important réseau de laboratoires de prothèses dentaires en France, alliant technologies de pointe et services de proximité. Il compte aujourd'hui 30 laboratoires à travers la France et dès 2026, en Europe. Tous les laboratoires du groupe sont fortement équipés en machines modernes, et notamment en équipement CFAO (conception, usinage et impression 3D), pour accompagner les praticiens partenaires dans l'intégration des nouvelles technologies. Chronos Dental en bref, c'est : • 30 laboratoires,, • plus de 600 salariés,, • 100% du territoire couvert, • Une croissance rapide avec l'objectif de s'imposer rapidement comme le réseau indépendant de référence sur le territoire. Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons un(e) Office Manager, pour fournir un support administratif efficace à la Direction, coordonner le support opérationnel aux 30 laboratoires du Réseau et assurer le bon fonctionnement du siège parisien d’une vingtaine de collaborateurs. Vos principales missions et responsabilités : Gestion administrative et support interne au Siège • Assurer la préparation administrative et le suivi de bout en bout de dossiers bancaires et assurantiels., • Apporter un support administratif à la Direction (rédaction de courriers, préparation, mise à jour et transmission de documents)., • Centraliser et mettre à disposition les documents nécessaires aux équipes du siège (pièces comptables, justificatifs, contrats fournisseurs). Support opérationnel et logistique pour les Laboratoires • Etre le référent des laboratoires pour leurs besoins opérationnels et logistiques., • Accompagner les nouveaux laboratoires dans l'intégration au Réseau (explication et mise à disposition des ressources du réseau, intégration dans les groupes dédiés, etc.)., • Gérer les besoins et commandes de matériels et fournitures Chronos Dental., • Guider et assister les laboratoires dans la gestion de leurs fournisseurs (téléphonie, électricité, etc.) et prestataires (ménage, IT, etc.) : contractualisation, renégociation et suivi de contrats, proposition de changements, support administratif. Participation aux projets transverses du Réseau • En appui à la Responsable Marketing, participer à l’organisation d’événements internes et externes où Chronos Dental est représenté (séminaires, salons, évènements avec les fournisseurs ou les clients)., • Gérer de manière ponctuelle la logistique pour différents projets Groupe (livraison de matériels, de supports à destination des laboratoires, gestion de commandes, etc.). Onboarding, offboarding et parc matériel du Siège • Préparer les arrivées des collaborateurs au siège : gestion et réservation des premiers déplacements, commande du matériel informatique, installation du poste de travail, mise à jour des accès et des documents., • Coordonner les départs : récupération du matériel, désactivation des accès, mise à jour des documents., • Assurer la gestion du parc matériel et informatique, en relation avec le prestaire IT : inventaire, suivi des équipements, entrées et sorties. Gestion opérationnelle et vie de bureau du Siège • Assurer le bon fonctionnement quotidien du siège : gestion du courrier, de l'accueil physique des visiteurs et du bon usage des espaces de travail., • Gérer les commandes de matériel, fournitures, consommables et le suivi des besoins courants., • Piloter la relation avec les prestataires (immeuble, assurance, ménage, imprimante, etc.) et suivre les contrats : renouvellements, résiliations, mises à jour tarifaires et conformité administrative., • Organiser les interventions des prestataires et les petites réparations., • Gérer l'organisation de réunions et évènement conviviaux réunissant le Siège. • Vous détenez une expérience confirmée en tant qu’Office manager ou en coordination administrative (minimum 5 à 7 ans) dans des environnements multisites., • Vous êtes très à l'aise avec le pack Office et les outils de gestion de tâches/projets collaboratifs (Notion)., • Vous appréciez et avez l'habitude de gérer de nombreux projets simultanément., • Vous êtes débrouillard(e) et savez faire preuve de résilience pour mener un projet du début à la fin malgré les difficultés., • Vous êtes très organisé(e) et rigoureux(se) et vous savez prioriser vos tâches., • Vous avez une aisance relationnelle et aimez échanger avec des interlocuteurs divers., • Vous savez prendre de la hauteur et les validations nécessaires en amont lorsque plusieurs interlocuteurs vous sollicitent., • Vous avez un vrai sens du service et savez faire preuve d'esprit d'équipe en toutes circonstances. Pourquoi nous rejoindre ? • Un poste central, transverse et structurant pour l’organisation., • Un environnement dynamique et en croissance. Lieu du poste : En présentiel
