Coordinadora de Clinica
hace 1 día
Barcelona
Desde Adsearch estamos en búsqueda de un Coordinador/a de Clínica para una clínica premium en plena fase de crecimiento ubicada en Barcelona. La persona que se incorpore será el punto de referencia operativo del día a día y el contacto directo del equipo administrativo (recepción y auxiliares), reportando a la Gerente Territorial. Responsabilidades y funciones: 1 - Disponibilidad Optimización de agendas • Supervisar la ocupación de agenda de todos los profesionales y actuar sobre los huecos disponibles., • Coordinar aperturas, cierres y bloqueos de agenda, y la redistribución de huecos ante imprevistos del día., • Detectar ineficiencias en la planificación diaria y proponer ajustes con impacto medible en la ocupación. Control de no-show • Medir y reportar semanalmente la tasa de no-show por médico y por franja horaria., • Supervisar el protocolo de confirmación previa de citas (llamada/SMS/WhatsApp) y su cumplimiento por el equipo de recepción., • Gestionar el seguimiento post no-show: contacto con el paciente, reasignación del hueco y registro en el sistema., • Proponer y ejecutar acciones correctivas cuando la tasa supere el umbral acordado con la Gerente Territorial. Control de stock • Gestionar el inventario de material clínico, fungible y de recepción., • Controlar los niveles mínimos y realizar los pedidos correspondientes con antelación suficiente., • Evitar roturas de stock que afecten a la operativa clínica o a la experiencia del paciente. Parque de máquinas • Supervisar el estado operativo del equipamiento de la clínica (láser, radiofrecuencia, aparatología estética, etc.)., • Coordinar con proveedores el mantenimiento preventivo, las revisiones y calibraciones periódicas., • Gestionar incidencias técnicas y minimizar el tiempo de inactividad de las máquinas por avería., • Mantener el registro de mantenimientos y garantías de cada equipo. 2 - Experiencia del paciente NPS • Ejecutar el protocolo de llamada a pacientes con NPS bajo (<7) y registrar cada contacto: fecha, paciente, score, motivo y resultado., • Elaborar el reporte periódico de NPS (score agregado, distribución detractores/pasivos/ promotores) para la Gerente Territorial., • Hacer seguimiento de reseñas en Google Business y otros canales, respondiendo según las pautas de comunicación y escalando cualquier reseña con riesgo clínico, legal o reputacional. Check-out y control de presupuestos • Garantizar una atención al paciente impecable en el cierre de cada visita: despedida personalizada y resolución de cualquier duda pendiente antes de que el paciente se vaya., • Asegurar que el check-out queda completo en cada visita: cobro, agenda de la próxima cita e indicaciones post-tratamiento., • Registrar y hacer seguimiento activo de los presupuestos entregados a pacientes: estado (pendiente, aceptado, rechazado), plazo de contacto y resultado., • Supervisar al equipo de recepción en la ejecución del check-out y del seguimiento de presupuestos, sin excepciones. Seguimiento post-tratamiento • Coordinar y, cuando corresponda, ejecutar las llamadas o contactos de seguimiento tras tratamientos., • Registrar incidencias, efectos adversos o dudas reportadas por el paciente y escalarlas al equipo médico cuando sea necesario., • Verificar que el seguimiento se realiza dentro del plazo establecido para cada tipo de tratamiento. Fidelización de pacientes • Impulsar la recurrencia y otras acciones de contacto proactivo entre visitas., • Detectar oportunidades de continuidad de tratamiento, en coordinación con el equipo médico., • Coordinar con marketing central las acciones de fidelización dirigidas a la cartera de pacientes de la clínica (campañas, recordatorios, programas de bonos). 3 - Cobertura de recepción • Cubrir el puesto de recepción cuando sea necesario por ausencias, picos de actividad o incidencias de equipo., • Ejecutar el Ritual de Entrada, la gestión de agenda, el cobro y la atención telefónica con el mismo estándar que el equipo de recepción. 4 - Generación de contenido en redes sociales • Generar contenido para las redes sociales de la clínica (Instagram, Google Business y otros canales locales), alineado con la guía de tono y compliance del Grupo. Perfil requerido: • Bachillerato o Formación Profesional (Administración, Gestión Sanitaria o similar)., • Valorable formación complementaria en gestión de equipos, atención al cliente o gestión sanitaria., • Mínimo 2 años en coordinación, recepción o gestión administrativa en clínica médica o estética privada., • Valorable experiencia previa liderando o supervisando a un equipo pequeño. Herramientas y Idiomas: • Manejo fluido del sistema de gestión clínica del centro (Flowww u equivalente), TPV y ofimática básica., • Valorable experiencia con herramientas de gestión de redes sociales / Google Business., • Español y catalán, ambos imprescindibles. Competencias clave: • Orientación al detalle y capacidad de control sistemático de múltiples procesos en paralelo., • Liderazgo operativo: capacidad de dar instrucciones claras y exigir estándares al equipo administrativo., • Autonomía y resolución de problemas en el momento, sin escalar lo que se puede resolver directamente., • Orientación al paciente y sensibilidad comercial., • Discreción y confidencialidad en el manejo de datos de salud (RGPD / LOPDGDD)., • Comunicación clara, tanto con el equipo como con la Gerente Territorial. Retribución y condiciones: • Salario base: Hasta 24.000 € brutos anuales, según perfil y experiencia aportada., • Variable: Hasta 1.000 € brutos, condicionado a la consecución de los objetivos., • Jornada: Completa., • Tipo de contrato: Indefinido, conforme al convenio colectivo aplicable en la sede., • Periodo de prueba: Según convenio aplicable.