Office Manager Part Time con IA
16 hours ago
Sant Cugat del Vallès
En Intracon somos un grupo dinámico de empresas especializadas en Marketing & Sales, consultoría de Recursos Humanos y Eventos Corporativos. Nuestro equipo se caracteriza por ser innovador, influyente, valiente, analítico e ingenioso, y trabajamos cada día con un enfoque práctico, creativo y orientado al impacto. Buscamos un/a Office Manager para liderar la gestión de la oficina y dar soporte directo a nuestra CEO, en un rol clave para impulsar la eficiencia, la organización y el foco del equipo directivo. La posición tendrá también un papel relevante en la incorporación de herramientas de IA que ayuden a optimizar procesos y formas de trabajo. Trabajarás muy de cerca con la CEO y el Chief of Staff, en un entorno dinámico, exigente y de alto impacto. 🎯 Tu misión Serás responsable de asegurar que las necesidades de la oficina estén cubiertas y de velar porque la agenda, la comunicación y la operativa diaria de la CEO fluyan con claridad, prioridad y excelencia. Tendrás un papel clave anticipando necesidades, resolviendo con autonomía y aplicando herramientas de IA que ayuden a optimizar la organización y los procesos del día a día. 🔎Sobre el Rol: Dedicación: media jornada Localización: Sant Cugat del Vallés (Barcelona) Modelo de trabajo híbrido 🛠️ Responsabilidades 1. Soporte directo a la CEO y al equipo directivo • Gestión integral de la agenda diaria de la CEO: bloques, buffers, reprogramaciones y priorización junto con CEO/CoS., • Preparación de packs de reunión con contexto, documentación y objetivos., • Coordinación completa de reuniones: asistentes, links, salas, zonas horarias y logística., • Preparación de recordatorios y notas previas a reuniones clave., • Coordinación de reuniones recurrentes (1:1s, comités, externos) y su cadencia., • Redacción y envío de emails operativos (confirmaciones, seguimientos, coordinación)., • Triage del inbox: clasificar, priorizar, proponer borradores y mantener orden., • Seguimiento de acciones operativas simples y recurrentes., • Preparación de borradores de comunicación interna no sensible., • Preparación del run of show de reuniones largas (timings, breaks, speakers)., • Detección de fricciones operativas recurrentes y elevación de mejoras al CoS. 2. Gestión de oficina y procesos internos • Gestión de compras de suministros y coordinación de reparaciones/mantenimiento., • Gestión end-to-end de viajes: vuelos, hoteles, traslados, agendas e imprevistos., • Control de gastos: recibos, notas de gasto, facturas, aprobaciones y proveedores., • Mantenimiento de una tabla de stakeholders: contactos, contexto y últimos touchpoints., • Gestión documental: carpetas, versionado, plantillas y criterios de naming., • Coordinación logística de eventos y visitas: catering, materiales, acreditaciones., • Resolución autónoma de incidencias logísticas sin escalar innecesariamente., • Cuidado de la experiencia con interlocutores externos: hospitality, puntualidad, seguimiento. 3. Innovación y optimización con IA • Aplicación de herramientas de IA al trabajo diario para optimizar la eficiencia de la oficina y del soporte a la CEO., • Automatización de procesos rutinarios y mejora de workflows internos., • Generación de informes y análisis que ayuden a la toma de decisiones y priorización de tareas. 👤 Qué buscamos • Experiencia previa como Office Manager / Executive Assistant en entornos exigentes., • Interés y habilidad para incorporar herramientas digitales e IA (Inteligencia Artificial) en la gestión de tareas, flujos de trabajo y agendas, optimizando la eficiencia y el tiempo del equipo directivo., • Alta capacidad de organización, priorización y anticipación., • Excelente comunicación escrita y verbal., • Autonomía, discreción y orientación a servicio., • Interés y habilidad para incorporar herramientas digitales e IA (Inteligencia Artificial) en la gestión de tareas y flujos de trabajo, optimizando la eficiencia y el tiempo del equipo directivo., • Comodidad gestionando múltiples stakeholders y contextos cambiantes., • Nivel alto de confidencialidad y atención al detalle., • Inglés profesional 🚀 Qué ofrecemos • Rol estratégico con alta exposición al equipo directivo., • Entorno dinámico y en crecimiento., • Posibilidad real de impacto en la operativa del negocio., • Modalidad híbrida. 📩 Si te interesa o conoces a alguien que pueda encajar, ¡nos encantará conocerte!
