Executive Assistant / HR Admin
3 days ago
Madrid
Buscamos una persona altamente organizada, proactiva y discreta para brindar soporte ejecutivo a Dirección/Presidencia y apoyo administrativo al área de Recursos Humanos. La posición tendrá un foco principal en la gestión del día a día de Dirección, incluyendo la coordinación de agenda, organización de viajes y soporte administrativo de carácter ejecutivo. De forma complementaria, la persona seleccionada dará soporte al área de HR en procesos administrativos y de organización interna. Es una posición clave, con alta exposición, que requiere confidencialidad, autonomía y orientación al servicio. Responsabilidades Executive Support / Apoyo a Dirección • Gestión y coordinación de la agenda de Dirección/Presidencia., • Organización de viajes nacionales e internacionales: reservas, itinerarios, cambios de última hora y seguimiento., • Coordinación de comidas, reuniones y reservas con socios, clientes y otros interlocutores clave., • Preparación y seguimiento de reuniones, incluyendo logística, documentación y soporte previo y posterior., • Gestión de gastos, facturas y apoyo en el control presupuestario relacionado con Dirección., • Atención a necesidades operativas y administrativas del día a día de Presidencia/Dirección., • Apoyo en la priorización y seguimiento de temas clave para asegurar una gestión eficiente del tiempo y las actividades de Dirección. HR Support / Apoyo administrativo a Recursos Humanos • Soporte en tareas administrativas del área de Recursos Humanos., • Gestión y seguimiento de documentación de empleados/as., • Apoyo en procesos administrativos vinculados a incorporaciones, archivo, coordinación interna y actualización de información., • Soporte en la organización de acciones internas, comunicaciones o iniciativas de HR., • Colaboración en la mejora y orden de procesos administrativos del área. Administración y soporte general • Apoyo en la gestión administrativa de oficina: facturas, seguimiento de gastos y coordinación con proveedores., • Elaboración de reportes simples y seguimiento de información básica de soporte., • Propuesta de mejoras en procesos internos para ganar eficiencia, organización y calidad en el servicio de soporte. Requisitos Imprescindibles • Experiencia previa en posiciones similares: Executive Assistant, Personal Assistant, Office Management, HR Admin o soporte a alta dirección., • Experiencia dando soporte directo a perfiles directivos o de presidencia., • Dominio de herramientas ofimáticas, especialmente Microsoft Office., • Alta capacidad de organización, planificación y seguimiento., • Discreción, confidencialidad y manejo adecuado de información sensible., • Capacidad para gestionar múltiples tareas, priorizar y resolver incidencias con agilidad., • Buenas habilidades de comunicación y trato con diferentes interlocutores internos y externos. Se valorará • Experiencia previa de al menos 2-3 años en posiciones similares., • Experiencia con herramientas de RR. HH. como Personio o similares., • Conocimientos básicos de procesos laborales y documentación de HR., • Nivel de inglés B2/C1, especialmente en entornos internacionales., • Experiencia en coordinación de viajes complejos y gestión de agenda de alta dirección. Competencias clave • Proactividad y orientación al servicio., • Discreción y profesionalidad., • Atención al detalle y alto nivel de organización., • Flexibilidad y capacidad de adaptación., • Capacidad para anticiparse a necesidades y resolver con autonomía., • Actitud colaborativa y excelente gestión de relaciones. Qué ofrecemos • Proyecto estable con posibilidad de crecimiento., • Buen ambiente y cultura de equipo., • Flexibilidad horaria., • Seguro médico., • Wellhub para cuidar tu salud física y mental., • Retribución flexible., • 28 días de vacaciones al año., • Formación en idiomas. Descripción de la empresa Somos una empresa de datos, IA y experiencias que crea un impacto significativo y duradero a nivel global. Trabajamos estrechamente con nuestros clientes para diseñar trayectorias de crecimiento basadas en datos e insights orientados a resultados medibles. Nuestro profundo conocimiento tecnológico y de arquitectura nos permite implementar soluciones relevantes, integradas y sostenibles a largo plazo. Desde que Matteo de Brabant fundó la compañía en el año 2000, hemos crecido hasta convertirnos en un equipo internacional, diverso y altamente cualificado. En 2021, el fondo de inversión privado líder a nivel mundial Ardian adquirió una participación mayoritaria en Jakala. Actualmente, contamos con sede en Milán y múltiples oficinas y centros de excelencia en todo el mundo.