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Intitulé du poste : Administrateur (rice) PI Rattachement hiérarchique : Responsable Support Brevets Lieu : Rennes Horaires : Temps plein A propos d’HGF HGF est l’un des cabinets spécialisés en propriété intellectuelle les plus importants en Europe et l’un des rares à offrir une solution PI entièrement intégrée, réunissant plus de 200 conseils en brevets, conseils en marques et juristes spécialisés en PI pour proposer une solution complète. Avec 24 bureaux répartis au Royaume-Uni, en Irlande, en Allemagne, aux Pays-Bas, en France, en Suisse et en Autriche, les conseils en brevets et en marques de HGF fournissent des conseils techniques et juridiques spécialisés aux grandes entreprises internationales ainsi qu’aux petites et moyennes entreprises à travers le monde. Objectif du poste : Fournir un service administratif complet, fiable et de haute qualité, dans des délais optimaux, au bénéfice des conseils et de l’équipe d’assistants brevet des bureaux de Rennes et Paris, ainsi que, si nécessaire, des autres bureaux HGF. Ce poste clé s’inscrit dans un environnement professionnel dynamique et implique une collaboration étroite au sein de l’équipe d’assistants brevet. Principales responsabilités • Assister les conseils et l’équipe d’assistants brevet dans les tâches administratives de base, selon les besoins, • Traiter les informations sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion, • Suivre en continu l’état des dossiers et tenir à jour un système de suivi des échéances afin de respecter les délais avec efficacité et précision, • Collaborer avec l’équipe d’assistants brevet et les conseils pour garantir l’avancement des actions dans les délais impartis, • Rédiger des communications en utilisant les lettres types, • Ouvrir de nouveaux dossiers dans le système électronique, • Créer des tableaux sous Word et Excel, • Produire des documents via Adobe Acrobat Professional, • Compléter des formulaires types, • Gérer la facturation et l’émission des factures, • Répondre au téléphone et prendre des messages, • Répondre aux courriels des clients, • Assurer la réception des documents et leur transmission aux personnes concernées chez HGF ou aux conseils externes, ainsi que répondre ponctuellement aux communications des administrations ou organismes français Expérience, qualifications et compétences essentielles du candidat • Expérience préalable en secrétariat ou en administration, idéalement en cabinet juridique ou dans des services professionnels, • Bonne capacité à gérer son temps et à prioriser les tâches, • Excellente organisation et aptitude à travailler avec des délais multiples, • Esprit d’équipe tout en étant capable de travailler de manière autonome, • Sens aigu du détail et haut niveau de précision, • Excellente communication, à l’écrit comme à l’oral en français - la maitrise de l’anglais serait un plus, • Attitude flexible et proactive, • Capacité à rester calme sous pression, • Maîtrise des outils Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel) HGF Valeurs Personnes - Les personnes sont importantes. Nous traitons les gens équitablement, avec respect et compassion. Nous favorisons une culture conviviale, inclusive et agréable où chacun peut s'épanouir. Nous investissons dans notre personnel et offrons un accompagnement et une formation appropriés pour faciliter le développement et l'apprentissage. Nous promouvons un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. La progression est basée sur le mérite. Excellence – Nous nous efforçons d'être les meilleurs. Nous recherchons l'excellence dans tous nos rôles individuels, ce qui se traduit par des conseils juridiques et techniques exceptionnels pour nos clients. Notre personnel est pragmatique, réactif et doté d'un esprit commercial. Nous ne présumons pas, nous écoutons pour comprendre afin de pouvoir nous engager de manière proactive et appropriée. Travail d’équipe – Nous sommes solidaires. Nous travaillons avec nos clients pour protéger leurs intérêts, et avec nos collègues pour nous soutenir mutuellement. Nous valorisons, estimons et écoutons l’autre, quel que soit son rôle, en reconnaissant le mélange des talents, des compétences et de l’expérience de chaque individu. Nous sommes individuellement et conjointement responsables et assumons la responsabilité de nos actions et de nos décisions. Progressiste – Nous innovons. Nous améliorons continuellement nos services et nos processus grâce à la connaissance, la créativité et l'investissement. Nous évoluons en saisissant les opportunités et en adoptant de nouvelles procédures commerciales, sans être entravés par des structures historiques ou des attitudes dépassées. En tant qu'entreprise, nous avons un esprit entrepreneurial et encourageons nos collaborateurs à faire preuve d'innovation dans leur façon de penser.