Quality Management Administrative Support Assistant
il y a 3 jours
Strasbourg
Join EDQM as a Quality Management Administrative Support Assistant! Who we are: At the European Directorate for the Quality of Medicines and Healthcare (EDQM), more than 400 staff members, representing over 30 different nationalities and dozens of different professions, work together for better health, for all. Our wide-ranging activities – all supporting public health – are made possible by close collaboration with a global network of stakeholders and around 2 000 experts from a wide variety of scientific disciplines. The EDQM’s work focuses on four major areas: medicinal products, substances of human origin, pharmaceutical care and consumer health. Your team: The purpose of the Quality, Assurance and Risk Management Section (QARS), within the MSD, is to provide assurance, advice and insight aimed at improving EDQM’s operations and supporting the achievement of its objectives. The Section contributes to evidence-based decision making and strengthens EDQM’s integrity, transparency and accountability framework. Within the team, you will have a transversal role, providing support on quality management systems, especially documentation management. Your tasks: As an Administrative Support Assistant, your tasks will focus on administrative duties linked to Quality Management System activities, in particular: • process, format, follow-up and archive EDQM quality documents, e.g. procedures, instructions, forms and records;, • update the EDQM’s IT tool for management of quality documents;, • re-read documents, request and check translations;, • participate in QARS continuous improvement projects, • participate in the normative surveillance by keeping the norms catalog up-to-date;, • prepare and format internal communication, including frequently asked questions (FAQ) related to QARS activities, and publish them on the relevant pages on the EDQM’s Intranet site., • participate in audits coordination and follow-up, • process requests and draft all kinds of documents, presentations, flow charts etc. in accordance with instructions; Who are we looking for • You are organized, quality-concerned, adaptable, service-oriented and a true team player., • You have (at least) a bachelor’s degree in quality assurance or other relevant areas., • You have professional experience in quality assurance., • You have a strong interest in emerging technologies and demonstrate professional proficiency in Office 365, with advanced skills in Excel and a foundational understanding – or the ability to learn on the job –of analytical tools within the Microsoft 365 suite. What we offer At the EDQM, you’ll be part of a multicultural and mission-driven organisation where your work will directly contribute to public health across Europe and beyond. We offer a collaborative and friendly work environment, competitive conditions and a strong work-life balance. This is an opportunity to gain valuable experience in an international setting, working alongside passionate professionals on meaningful projects within a structured administrative framework. • Contract type: fixed-term contract (<12 months), • Location: Strasbourg, • Salary (depending on your personal situation and experience): €3226 (grade B1), €3676 (grade B2), gross per month L’EDQM recrute un assistant ou une assistante d’appui Management de la qualité : rejoignez-nous ! À propos de nous À la Direction européenne de la qualité du médicament & soins de santé (EDQM), plus de 400 membres du personnel, représentant plus de 30 nationalités et des dizaines de professions, travaillent ensemble pour une meilleure santé pour tout le monde. Grâce à leur étroite collaboration avec un réseau mondial de parties intéressées et d’environ 2 000 expert·es couvrant des disciplines scientifiques très variées, les équipes de l’EDQM mènent de nombreuses activités, qui contribuent toutes à la protection de la santé publique. Les travaux de l’EDQM s’articulent autour de quatre grands axes : médicaments, substances d’origine humaine, suivi pharmaceutique et santé des consommateurs et consommatrices. Votre équipe Au sein de la Division Appui managérial (MSD), la Section Qualité, Assurance et Gestion des Risques et (QARS) s’attache à apporter des garanties, des conseils et des éclairages utiles qui visent à améliorer les opérations de l’EDQM et à faciliter l’atteinte de ses objectifs. La QARS contribue à la prise de décisions fondées sur des données probantes et renforce le cadre d’intégrité, de transparence et de responsabilisation de l’EDQM. Au sein de l'équipe, vous jouerez un rôle transversal et apporterez votre soutien dans le domaine des systèmes de gestion de la qualité, en particulier la gestion de la documentation. Vos tâches En tant qu'assistant administratif, vos tâches porteront principalement sur des fonctions administratives liées aux activités du système de gestion de la qualité, notamment : • traiter, mettre en forme, assurer le suivi et archiver les documents qualité de l'EDQM, par exemple les procédures, les instructions, les formulaires et les registres ;, • mettre à jour l'outil informatique de l'EDQM pour la gestion des documents qualité ;, • relire les documents, demander et vérifier les traductions ;, • participer à la surveillance normative en tenant à jour le catalogue des normes ;, • préparer et mettre en forme les communications internes, notamment les questions fréquentes (FAQ) concernant les activités de la QARS, et les publier sur les pages intranet de l’EDQM., • participer à la coordination et au suivi des audits, • traiter tout type de demandes et rédiger des documents, présentations, organigrammes, etc. conformément aux instructions Ce que nous attendons de vous • Vous êtes organisé, soucieux de la qualité, vous savez vous adapter, avez le sens du service et avez un véritable esprit d'équipe., • Vous êtes titulaire (au minimum) d'une licence en assurance qualité ou dans un autre domaine pertinent., • Vous avez une expérience professionnelle dans le domaine de l'assurance qualité., • Vous avez un grand intérêt pour les technologies émergentes, maîtrisez professionnellement Office 365 et avez des compétences Excel avancées, ainsi qu’une compréhension de base – ou la capacité de l’acquérir – des outils analytiques de la suite Microsoft 365. Ce que nous proposons En intégrant l’EDQM, vous rejoindrez une organisation multiculturelle au service d’une mission, au sein de laquelle votre travail contribuera directement à la protection de la santé publique dans toute l’Europe et au-delà. Vous évoluerez dans un environnement de travail collaboratif et convivial et bénéficierez de conditions concurrentielles, ainsi que d’un solide équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Ne manquez pas cette occasion d’acquérir une expérience précieuse en milieu international et de travailler avec des personnes passionnées sur des projets qui ont du sens, régis par un cadre administratif structuré. • Type de contrat : contrat à durée déterminée (< 12 mois), • Lieu : Strasbourg, • Salaire (en fonction de votre situation personnelle et de votre expérience) : 3 226 € (grade B1), 3 676 € (grade B2), brut par mois
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