Personal Assistant To Chief Executive Officer
hace 14 horas
Madrid
Buscamos incorporar un/aPersonal Assistant del CEOpara proporcionar soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel al CEO de una prestigiosa empresa con presencia internacional y sede corporativa en Palma de Mallorca.La persona seleccionada será un apoyo clave y de máxima confianza para el CEO, garantizando una gestión eficiente de su agenda, compromisos profesionales, viajes y comunicaciones, así como la coordinación de asuntos prioritarios con los distintos miembros del Comité de Dirección y otros interlocutores estratégicos.Funciones:Gestión de agenda y soporte ejecutivoGestionar y optimizar la agenda del CEO, coordinando reuniones, citas, compromisos profesionales y prioridades diarias.Organizar reuniones con miembros del Comité de Dirección, responsables de área, propietarios, accionistas, inversores y otros interlocutores estratégicos.Preparar agendas, documentación, presentaciones e informes necesarios para reuniones ejecutivas.Realizar el seguimiento de acuerdos, tareas pendientes y compromisos adquiridos.Anticiparse a las necesidades del CEO, identificando posibles conflictos de agenda y proponiendo soluciones de manera proactiva.Organización de viajes y logísticaPlanificar y coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, traslados, itinerarios y reservas.Gestionar cambios de última hora, imprevistos y necesidades logísticas con agilidad y eficacia.Coordinar los desplazamientos y la logística asociados a reuniones corporativas, visitas a hoteles, eventos y encuentros institucionales.Garantizar que todos los detalles se gestionen con el máximo nivel de calidad, comodidad y discreción.Gestión administrativa y del despacho del CEOSupervisar el funcionamiento diario de la oficina del CEO, asegurando una organización eficiente y estructurada.Gestionar correspondencia, comunicaciones, llamadas y correo electrónico, priorizando los asuntos según su importancia y urgencia.Redactar, revisar y preparar documentos, informes, presentaciones y comunicaciones ejecutivas.Coordinar la gestión de gastos, facturas, documentación y procesos administrativos vinculados a la actividad del CEO.Mantener un sistema de archivo organizado y seguro, garantizando la confidencialidad de la información.Coordinación con la alta dirección y otros interlocutoresActuar como punto de contacto entre el CEO y los distintos departamentos corporativos, directores de hotel y equipos de dirección.Mantener una comunicación fluida y profesional con accionistas, propietarios, socios estratégicos y colaboradores externos.Facilitar la coordinación entre las diferentes áreas de la organización y asegurar el seguimiento de asuntos prioritarios.Gestionar las comunicaciones con diplomacia, criterio y una excelente capacidad de interlocución.Confidencialidad y gestión de información sensibleGestionar información corporativa, financiera, estratégica y personal con absoluta discreción.Garantizar la custodia y el tratamiento seguro de documentos y comunicaciones confidenciales.Actuar con criterio, madurez profesional y máxima responsabilidad ante situaciones delicadas.Mantener una estricta confidencialidad sobre las actividades, decisiones y relaciones profesionales del CEO.Soporte en proyectos estratégicos y necesidades específicasColaborar en la preparación y coordinación de proyectos especiales e iniciativas ejecutivas.Apoyar la organización de reuniones del Consejo de Administración, encuentros de alta dirección, eventos corporativos y visitas institucionales.Realizar búsquedas de información y preparar documentación de apoyo para la toma de decisiones.Atender solicitudes específicas del CEO y resolver necesidades puntuales con rapidez, autonomía y orientación a resultados.Cuando así se acuerde, prestar apoyo en determinadas gestiones personales vinculadas a la organización y disponibilidad del CEO.Perfil requeridoExperiencia y formaciónExperiencia demostrable como Personal Assistant, Executive Assistant o Asistente de Dirección de alto nivel, prestando soporte directo a un CEO, presidente, director general o miembro de la alta dirección.Experiencia en gestión de agendas complejas, organización de viajes y coordinación con interlocutores de alto nivel.Formación superior en Administración y Dirección de Empresas, Turismo, Gestión Hotelera, Asistencia a la Dirección o disciplinas relacionadas, valorándose positivamente la formación complementaria.Español e inglés fluidos, tanto oralmente como por escrito.Se valorará el conocimiento de otros idiomas, especialmente alemán y francés.#J-18808-Ljbffr