Asistente Administrativo
hace 2 días
Barcelona
Puesto : Administrative Assistant (Asistente Administrativo) Departamento : Administración Reporta a : Office Manager (Responsable de Oficina) Lugar de trabajo : Barcelona, España El papel del Asistente Administrativo es proporcionar un apoyo administrativo de alta calidad tanto a los clientes internos como externos de la región, y mantener una comunicación sólida entre la oficina de Barcelona y otras oficinas globales. El puesto combina tareas administrativas con algunas funciones de asistente ejecutivo, incluyendo la gestión de agendas y el apoyo a los gerentes. El Asistente Administrativo lleve a cabo sus responsabilidades con profesionalismo, flexibilidad y minuciosidad, garantizando que la oficina funcione sin problemas y de manera eficiente en todo momento. Responsabilidades: Oficina y Recepción: • Gestionar las operaciones diarias de la oficina y actuar como principal contacto para proveedores y suministradores., • Recibir y dar la bienvenida a los visitantes de manera profesional., • Operar el sistema telefónico, incluyendo filtrar llamadas y distribuir mensajes., • Distribuir la correspondencia entrante y gestionar los envíos salientes de forma rentable., • Garantizar que la oficina esté ordenada, limpia, equipada y en funcionamiento en todo momento., • Organizar viajes y alojamiento para los empleados de acuerdo con la política de la empresa., • Asistir con las reservas de viaje para gerentes y empleados, incluyendo la elaboración de informes mensuales., • Mantener actualizados los calendarios de Outlook con reuniones, conferencias y sesiones de formación., • Coordinar las agendas del personal y distribuir mensajes cuando los compañeros estén ausentes., • Preparar salas de reuniones y refrigerios para reuniones, seminarios y eventos de formación., • Reservar y coordinar seminarios, sesiones de formación y eventos de empresa., • Proporcionar apoyo administrativo en eventos y asistir a los eventos cuando sea necesario., • Levantar acta de reuniones., • Organizar eventos internos como reuniones de equipo y actividades para el personal., • Facilitar la coordinación de materiales de marketing, incluyendo localización y traducciones preliminares., • Apoyar la organización y coordinación de sesiones de formación., • Coordinar con Finanzas las órdenes de compra, facturas y pagos a proveedores., • Proporcionar apoyo administrativo de ventas, incluyendo informes, documentación de licitaciones y la actualización de registros y datos de clientes., • Mantener y actualizar bases de datos, archivos, informes y correspondencia de la empresa., • Proporcionar apoyo administrativo en los documentos de Operaciones de Clientes., • Suplir a los otros miembros del personal administrativo en la region e internacionalmente., • Proporcionar apoyo al Regional Managing Director, incluyendo gestión de agenda, programación de reuniones, llamadas y preparación de reembolso de gastos., • Coordinar las agendas de los gerentes superiores y asegurar que los calendarios funcionen sin contratiempos., • Preparar materiales informativos, presentaciones e informes., • Al menos 5 años de experiencia en un puesto administrativo, preferiblemente en una oficina corporativa., • Fuertes habilidades organizativas, capaz de gestionar interrupciones y múltiples tareas., • Profesional, proactivo, y capaz de trabajar de forma independiente o en equipo., • Fluidez en español. Excelente nivel de inglés (escrito y hablado)., • Conocimientos avanzados de MS Word, Excel y PowerPoint., • Apariencia y comportamiento profesional, con confianza en las interacciones presenciales., • Persona calmada, educada, accesible y capaz de comunicarse eficazmente.