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Oficial Administrativo/a

hace 38 minutos•472 vistas

Empresa de distribución internacional con +100,000 operaciones anuales
En Europa hay una comunidad gastronómica peruana muy fuerte, Titan Aliment es orgullosamente Embajadora y Provedora oficial del Perú y sus productos y marcas.
Objetivo del Puesto:
Brindar soporte operativo y documental a todas las áreas de la empresa, asegurando el control, organización y seguimiento de los procesos administrativos vinculados a compras, ventas, logística, finanzas, contabilidad, atención al cliente y recursos humanos.
El administrativo es un rol transversal, clave para el funcionamiento diario, y se considera un eje de soporte operativo esencial en empresas con flujos de trabajo intensivos.
Funciones y Tareas Específicas:
I. Soporte Documental y Procesamiento de Información:
Gestión y archivo físico y digital de documentos: albaranes, facturas, contratos, pólizas, certificados de calidad, etc.
Revisión de facturas recibidas y emitidas antes de su validación contable o pago.
Control y escaneo sistemático de documentación (uso de OCR o plataformas de gestión documental).
Actualización de bases de datos (clientes, proveedores, productos, precios, condiciones).
II. Atención Telefónica y Soporte a Clientes/Proveedores:
Recepción de llamadas y correos entrantes, filtrado y derivación a los departamentos correspondientes.
Seguimiento de incidencias administrativas: pedidos incompletos, abonos, faltas, errores de facturación.
Generación de respuestas rápidas y claras con tono profesional y empático.
Gestión de documentación solicitada por proveedores, clientes, bancos o aduanas.
III. Soporte al Área Contable y Financiera:
Recopilación y verificación de justificantes de gasto, tickets y facturas de tarjetas de empresa.
Carga de facturas al ERP o software contable según clasificación contable y centros de coste.
Control diario de movimientos bancarios menores y pequeñas conciliaciones.
Control de cobros y pagos menores, archivo de remesas SEPA o transferencias.
IV. Gestión de Pedidos y Logística Comercial:
Ingreso de pedidos al sistema ERP tras su validación comercial.
Enlace operativo entre el equipo comercial y el almacén (confirmación de stock, prioridad de pedidos, tiempos de entrega).
Gestión de entregas y documentación de transporte: ERP, Excels, packing list, etiquetas, documentos para exportación.
Revisión de incidencias de entrega y generación de informes para logística.
V. Control de Contratos, Seguros y Documentación Legal:
Control de contratos de alquiler, seguros de mercancía, seguros laborales, vehículos y documentación oficial de la empresa.
Mantenimiento del calendario de vencimientos (renovaciones, pagos, actualizaciones).
Apoyo en la preparación de documentación para auditorías, inspecciones o requerimientos legales.
VI. Soporte al Departamento de Recursos Humanos:
Preparación de documentación de nuevas altas y bajas laborales.
Control de ausencias, vacaciones, fichajes y reportes de horarios.
Archivo de nóminas, certificados laborales y seguros sociales.
Soporte administrativo en evaluaciones de desempeño, formaciones internas o comunicación interna.
VII. Coordinación con Sucursales Internacionales (Madrid y Bélgica):
Envío y recepción de documentos clave.
Seguimiento de operaciones transversales, especialmente en contabilidad, facturación y logística.
Soporte con traducción de documentos si es necesario (español-francés-inglés).
Indicadores de Desempeño (KPIs):
% de documentación correctamente archivada y digitalizada en tiempo real (>98%)
Tiempo medio de respuesta a incidencias administrativas (99%)
Reducción de errores administrativos detectados por auditoría interna
Nivel de cumplimiento del calendario de vencimientos críticos (0 omisiones)
Habilidades y Competencias Clave:
Rigurosidad, atención al detalle y capacidad organizativa
Multitarea y manejo de volúmenes elevados de trabajo sin perder calidad
Dominio de herramientas como ERP (Sage y A3), Excel avanzado (demostrable), sistemas de ticketing
Buena comunicación oral y escrita, trato profesional
Capacidad de aprendizaje continuo y adaptación a nuevos procesos (abierta a formaciones externas)
Conocimiento básico de fiscalidad, comercio internacional y documentos logísticos (CMR, DUA, etc.)
Formación y Experiencia Recomendada:
Formación técnica o universitaria en Administración de Empresas, Contabilidad, Comercio Internacional o similar
Experiencia previa mínima de 2 años en tareas administrativas de empresas con alto volumen
Conocimiento de entorno logístico, importaciones y operaciones en múltiples monedas es muy valorado
Idiomas: Español nativo, inglés intermedio mínimo (francés valorado para Bélgica)
Ubicación y Entorno
Puesto presencial, con base en Barcelona (08040) (almacén central)
Coordinación frecuente con Madrid y Bélgica, especialmente para soporte a operaciones internacionales
Integración diaria con equipos de: compras, ventas, contabilidad, logística, dirección
Contrato indefinido, con remuneración acorde a la experiencia, perfil profesional y referencias del candidato.