Document Controller (m/f/d)
5 days ago
Madrid
Document Controller (m/f/d) Location: Hybrid (Office & Remote) Working Hours: Full-time or part-time (flexible) Role Overview The Document Controller ensures that all project documentation is structured, reliable, and usable throughout the project lifecycle. This role is not just administrative. It requires ownership, structured thinking, and the ability to create order in dynamic project environments. You will work closely with engineering, construction, procurement, and project management teams to ensure that documents are available, correct, and aligned with project requirements. Key Responsibilities • Manage the full document lifecycle (creation, review, approval, distribution, archiving), • Ensure all project documents are correctly named, versioned, and structured, • Maintain transparency of document status and revisions across all stakeholders, • Coordinate document workflows between internal teams, clients, and external partners, • Set up and maintain document management systems (e.g. Viewpoint, SharePoint, etc.), • Support and guide project teams in document control processes, • Identify gaps or inefficiencies and proactively improve document workflows, • Ensure that documentation is not only stored, but usable for engineering and construction Working Environment • Project-based work — each project has specific requirements and setups, • Dynamic environment with changing priorities and incomplete inputs, • Close collaboration with multidisciplinary teams (engineering, construction, PM), • Balance between structured processes and practical solutions What Matters Most • Strong sense of ownership and reliability, • Structured thinking and attention to detail, • Ability to bring order into complex or unclear situations, • Willingness to learn new tools and processes quickly, • Pragmatic, solution-oriented mindset, • Ability to adapt to different project setups and requirements Your Profile • Experience in structured documentation, coordination, or administrative roles is an advantage, • Experience with document management systems is helpful, but not required, • Confident handling of MS Office (especially Excel), • Good communication skills and ability to work with different stakeholders, • Fluent in English (written and spoken) What We Expect • You take responsibility for your topics and follow them through, • You do not wait for instructions when something is unclear — you clarify and move forward, • You ensure that documentation supports the project, not just compliance What We Offer • Flexible working model (office & remote), • Competitive salary and benefits, • Modern IT equipment, • Opportunity to work on international renewable energy projects, • A role with real impact on project success Bottom Line This role is about creating structure, ensuring clarity, and enabling projects to run efficiently. Spanish: Document Controller (m/f/d) Ubicación: Modelo híbrido (oficina y remoto) Horario: Jornada completa o parcial (flexible) Descripción del Puesto El Document Controller garantiza que toda la documentación del proyecto esté estructurada, sea fiable y utilizable a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Este puesto no es meramente administrativo. Requiere responsabilidad, pensamiento estructurado y la capacidad de crear orden en entornos de proyecto dinámicos. Trabajarás en estrecha colaboración con los equipos de ingeniería, construcción, compras y gestión de proyectos para asegurar que los documentos estén disponibles, sean correctos y cumplan con los requisitos del proyecto. Responsabilidades Principales • Gestionar todo el ciclo de vida de la documentación (creación, revisión, aprobación, distribución y archivo), • Asegurar que todos los documentos estén correctamente nombrados, versionados y estructurados, • Mantener la transparencia del estado y las revisiones de los documentos para todos los interesados, • Coordinar los flujos documentales entre equipos internos, clientes y socios externos, • Configurar y mantener sistemas de gestión documental (por ejemplo, Viewpoint, SharePoint, etc.), • Apoyar y guiar a los equipos de proyecto en los procesos de control documental, • Identificar deficiencias o ineficiencias y mejorar proactivamente los flujos documentales, • Garantizar que la documentación no solo se archive, sino que sea útil para ingeniería y construcción Entorno de Trabajo • Trabajo basado en proyectos — cada proyecto tiene requisitos y configuraciones específicas, • Entorno dinámico con prioridades cambiantes y, en ocasiones, información incompleta, • Colaboración estrecha con equipos multidisciplinares (ingeniería, construcción, gestión de proyectos), • Equilibrio entre procesos estructurados y soluciones prácticas Lo que Más Valoramos • Fuerte sentido de responsabilidad y fiabilidad, • Pensamiento estructurado y atención al detalle, • Capacidad para aportar orden en situaciones complejas o poco claras, • Disposición para aprender rápidamente nuevas herramientas y procesos, • Mentalidad pragmática y orientada a soluciones, • Capacidad de adaptación a diferentes proyectos y requisitos Tu Perfil • Experiencia en documentación estructurada, coordinación o funciones administrativas es una ventaja, • Experiencia con sistemas de gestión documental es útil, pero no imprescindible, • Buen manejo de MS Office (especialmente Excel), • Buenas habilidades de comunicación y capacidad para trabajar con distintos interlocutores, • Nivel fluido de inglés (escrito y hablado) Qué Esperamos de Ti • Asumes la responsabilidad de tus tareas y las llevas hasta el final, • No esperas instrucciones cuando algo no está claro — lo aclaras y avanzas, • Aseguras que la documentación apoye el proyecto, no solo el cumplimiento formal Qué Ofrecemos • Modelo de trabajo flexible (oficina y remoto), • Salario competitivo y beneficios, • Equipamiento informático moderno, • Oportunidad de trabajar en proyectos internacionales de energías renovables, • Un puesto con impacto real en el éxito del proyecto Conclusión • Este puesto consiste en crear estructura, asegurar claridad y permitir que los proyectos se desarrollen de forma eficiente.
