Secretaria de Dirección
3 days ago
Madrid
MISIÓN DEL PUESTO La Universidad Villanueva se encuentra en búsqueda de un rol de Secretaria de Dirección para gabinete de Rectorado, que se encargará de facilitar y optimizar la labor directiva del Rectorado, la Dirección General y los Vicerrectorados, garantizando una gestión administrativa impecable, una agenda fluida y una comunicación institucional de máxima calidad. ORGANIZACIÓN Reportará a la Rectora de la Universidad, y tendrá relación directa con Vicerrectores y otros cargos de la Universidad. TAREAS PRINCIPALES -Coordinar y priorizar las agendas de Rectorado, Dirección General y Vicerrectores, resolviendo cualquier conflicto de programación con criterio y diplomacia. -Gestión logística de reuniones y coordinación con el departamento de eventos para actos institucionales en los que participe la alta dirección. -Organización logística de viajes nacionales e internacionales. -Actuar como primer punto de contacto y filtro de llamadas y de visitas, ofreciendo siempre un trato exquisito y personalizado, siempre acorde a la cultura organizativa de la Universidad. -Atender y recibir a visitas institucionales (autoridades académicas, políticas, eclesiásticas, empresarios), gestionando el protocolo adecuado en cada caso. -Elaborar actas de reuniones, informes y presentaciones ejecutivas (PowerPoint, Excel). -Gestionar el archivo físico y digital de documentación sensible y confidencial del Rectorado (convenios, expedientes estratégicos, documentación legal). -Tramitar firmas de convenios, títulos y documentos oficiales, asegurando el cumplimiento de los plazos y procedimientos. -Colaborar en la organización de Actos Académicos Solemnes (Apertura de Curso, Graduaciones, Honoris Causa), gestionando invitaciones y protocolo de autoridades en coordinación con el departamento de Eventos/Marketing. -Servir de enlace fluido entre el Rectorado y las diferentes áreas de servicio de la Universidad, facilitando la transmisión de instrucciones y el seguimiento de tareas. REQUISITOS: • Estudios: Grado o Licenciatura afín al puesto a desempeñar., • Muy valorable formación específica en Secretariado de Alta Dirección o similares., • Experiencia: Mínimo 5 a 8 años en el desempeño en roles de asistencia a Alta Dirección., • Muy valorable experiencia previa en el sector universitario, funciones o instituciones educativas de prestigio., • Conocimiento en Microsoft Excel 365., • Idiomas: Inglés (mínimo, B2)., • Capacidad de redacción formal e impecable., • Conocimientos básicos de manejo de equipos informáticos y audiovisuales propios de salas de reuniones. COMPETENCIAS CLAVE: • Trato exquisito., • Puntualidad., • Discreción y Confidencialidad., • Identificación con el ideario., • Inteligencia emocional y diplomacia., • Organización y priorización de tareas., • Flexibilidad y adaptabilidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente., • Gestión de imprevistos y resolución de problemas., • Atención al detalle y compromiso con la calidad. ¿QUÉ OFRECEMOS? • Contratación indefinida a tiempo completo., • Oportunidad de contribuir a una institución que apuesta por la innovación en la educación., • Lugar de trabajo: Zona de Mirasierra., • Servicio de comida en régimen interno de la universidad., • Más de 22 días hábiles de vacaciones., • Posibilidad de aparcamiento en nuestras instalaciones de Mirasierra de manera gratuita.
