Assistant administratif
il y a 1 jour
Paris
Assistant(e) Administratif(ve) & Événementiel(le) – Environnement Institutionnel & Académique Vous aimez les environnements exigeants, intellectuellement stimulants et à forte dimension relationnelle ? Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets de front avec professionnalisme ? Nous recrutons pour une structure reconnue dans l’univers institutionnel et académique, engagée dans l’organisation d’événements de haut niveau réunissant experts, chercheurs, praticiens et décideurs. Dans le cadre de son développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) afin d’accompagner la Direction Générale dans la gestion administrative, la coordination événementielle et le pilotage opérationnel du quotidien. Vos missions Support administratif auprès de la Direction Générale • Rédaction, mise en forme et suivi de documents, notes et courriers, • Gestion documentaire, classement et archivage, • Suivi administratif de dossiers stratégiques, • Coordination avec les partenaires, prestataires et intervenants externes, • Gestion des priorités et soutien opérationnel à la Direction Coordination événementielle Vous participerez activement à l’organisation d’événements et universités d’été rassemblant des intervenants de haut niveau : • Gestion des inscriptions et suivi des participants, • Coordination des déplacements, hébergements et repas, • Interface avec les lieux, traiteurs et prestataires techniques, • Préparation des supports logistiques et administratifs, • Suivi des plannings et rétroplannings, • Participation au suivi budgétaire des événements, • Gestion des actions post-événement : facturation, bilans, remerciements Coordination administrative & comptable • Préparation et transmission des éléments comptables, • Suivi des factures fournisseurs et clients, • Vérification et préparation des virements, • Classement des pièces comptables, • Participation au suivi budgétaire courant Encadrement d’un alternant administratif • Organisation et répartition des tâches, • Accompagnement et montée en compétences, • Suivi de la qualité et des délais Gestion administrative courante • Suivi des contrats et conventions, • Gestion des fournisseurs et commandes, • Optimisation des outils et process internes, • Participation à la structuration administrative de l’organisation Profil recherché • Expérience de 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire, • Une expérience dans une fondation, association, institution, environnement académique ou éducatif est appréciée, • Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), • Très bonnes qualités rédactionnelles, • Capacité à gérer plusieurs projets simultanément, • Sens de la confidentialité et excellent relationnel, • Bon niveau d'anglais Les qualités attendues • Rigueur et sens de l’organisation, • Autonomie et fiabilité, • Sens du service et de l’anticipation, • Professionnalisme et discrétion, • Aisance dans les environnements institutionnels exigeants, • Esprit d’équipe et posture de coordination Pourquoi rejoindre cette structure ? • Un environnement stimulant, intellectuellement riche et porteur de sens, • Des missions variées mêlant administratif, coordination et événementiel, • Une forte proximité avec la Direction Générale, • Un rôle central dans le bon fonctionnement et le développement de l’organisation
