Office Manager h.f
il y a 2 jours
Nantes
Vectura System développe des solutions logicielles et embarquées pour accélérer la décarbonation des mobilités professionnelles, avec un axe fort sur les navires de travail et la pêche. Startup franco-allemande, internationale et multiculturelle, elle combine jumeaux numériques, logiciel embarqué, optimisation énergétique et compréhension fine du terrain pour aider les filières industrielles à réduire leurs consommations et leurs émissions sans déconnecter l’innovation des réalités d’usage. Vectura System construit son développement autour de solutions SaaS et embedded software au service des usagers, des engins lourds et des navires professionnels. L’entreprise intervient dans des environnements très concrets, au contact de métiers de terrain tels que les marins pêcheurs, les acteurs des engins de carrières, les logisticiens, mais aussi avec des équipes scientifiques et industrielles internationales. L’équipe évolue dans un contexte franco-allemand et multiculturel, avec des projets collaboratifs impliquant notamment la France, l’Allemagne, l’Espagne et le Canada. Vectura System mène aujourd’hui plusieurs projets structurants de front, avec une forte dimension logicielle, scientifique, industrielle et internationale. POURQUOI CE RECRUTEMENT EST STRATÉGIQUE Vous rejoindrez Vectura System à un moment clé de son développement. L’entreprise passe d’une phase de conception et de montage de projets à une phase d’exécution, d’industrialisation et de structuration d’équipe. Les prochains recrutements auront donc un rôle direct dans la construction de l’entreprise : structurer l’organisation, fluidifier la coordination, sécuriser les sujets administratifs, renforcer la culture d’équipe et permettre au CEO de se concentrer sur les enjeux stratégiques, techniques, partenariaux et commerciaux. Le poste d’Office Manager / Responsable administration & coordination est central dans cette nouvelle étape. Vous êtes capable de « centraliser », de jouer un rôle de premier guichet, de redistribuer les demandes, d’aider sur les sujets administratifs, RH, qualité et de vie d’équipe, tout en assurant le suivi des projets collaboratifs, notamment européens. Ce rôle ne remplace pas les expertises techniques ou commerciales, mais il permettra de fluidifier le quotidien, d’éviter les pertes d’information, de structurer les routines internes et de créer du liant entre les équipes, les prestataires et les partenaires. VOTRE RÔLE En lien direct avec Sébastien Berthebaud, vous jouerez un rôle de tour de contrôle opérationnelle au sein de Vectura System. Vous serez un appui de proximité pour le CEO sur les sujets d’organisation, de coordination, d’administration et de suivi, dans un environnement en forte structuration. Vous serez au cœur du fonctionnement de l’entreprise : coordination interne, échanges avec certains prestataires, suivi administratif, préparation de documents, structuration des process, appui RH, onboarding, gestion des informations et contribution à la vie d’équipe. Votre rôle sera aussi de créer du lien : entre le CEO et les équipes, entre les équipes France et Allemagne, entre les projets internes et les partenaires externes, entre les sujets opérationnels du quotidien et les priorités stratégiques de l’entreprise. VOS PRINCIPALES MISSIONS 1. Appuyer le CEO dans l’organisation et la coordination Vous apporterez un support direct à Sébastien Berthebaud dans l’organisation quotidienne et le suivi des priorités. Vous contribuerez notamment à : • structurer les informations et les sujets à suivre ;, • préparer certains points de coordination ;, • suivre les actions décidées et relancer les parties prenantes si nécessaire ;, • organiser les documents, comptes rendus, échéances et informations clés ;, • aider à prioriser et fluidifier les demandes entrantes. 1. Assurer une coordination administrative et opérationnelle Vous serez un point d’appui central pour les sujets administratifs et organisationnels de l’entreprise. Vous pourrez intervenir sur : • la relation avec certains prestataires : comptabilité, paie, juridique, outils administratifs, assurances, prestataires support ;, • la centralisation et le suivi des documents clés ;, • la préparation ou le suivi de documents administratifs ;, • l’organisation des dossiers internes ;, • le suivi de certaines échéances récurrentes ;, • l’amélioration progressive des process internes. 1. Suivre les projets collaboratifs et les échéances Vectura System évolue dans un environnement de projets collaboratifs, notamment avec des partenaires académiques, scientifiques, industriels et européens. Vous assurez le suivi des projets collaboratifs, en particulier européens. Vous contribuerez à : • suivre les jalons, documents et échéances ;, • centraliser les informations administratives liées aux projets ;, • relancer les partenaires ou prestataires lorsque nécessaire ;, • préparer les éléments de reporting ou de suivi ;, • aider à sécuriser la bonne circulation des informations. 1. Contribuer à la structuration RH et à l’onboarding Dans une période de croissance d’équipe, vous participerez à la mise en place d’une base RH propre, claire et professionnelle. Vous pourrez contribuer à : • organiser les dossiers du personnel ;, • suivre les documents d’entrée des nouvelles recrues ;, • faciliter l’onboarding ;, • centraliser les informations liées aux contrats, mutuelle, documents internes ou procédures ;, • contribuer à la mise à jour de supports internes : charte informatique, fonctionnement d’équipe, documents d’accueil. 1. Être le liant de l’équipe Le CEO étant très sollicité, vous aurez un rôle essentiel pour maintenir de la fluidité, du lien et de la cohérence dans l’équipe. Vous contribuerez à : • faciliter la circulation de l’information ;, • organiser certains rituels d’équipe ;, • favoriser une bonne coordination entre présentiel et distanciel ;, • accompagner la montée en puissance de l’équipe ;, • contribuer à l’intégration des nouvelles personnes ;, • créer un cadre de travail structurant, clair et positif. 1. Participer à l’amélioration continue de l’organisation Vous contribuerez à rendre l’organisation plus lisible, plus fluide et plus robuste. Vous pourrez proposer et mettre en place : • des outils simples de suivi ;, • des routines de coordination ;, • des modèles de documents ;, • des espaces de classement partagés ;, • des process administratifs ou opérationnels ;, • des pratiques permettant de limiter les irritants du quotidien. Votre posture sera celle d’un / d’une facilitateur / facilitatrice : identifier ce qui bloque, clarifier ce qui manque, structurer ce qui doit l’être, et aider l’équipe à gagner en efficacité. PROFIL RECHERCHÉ Formation et expérience Vous justifiez d’une expérience significative sur un poste d’Office Manager, Executive Assistant, Assistant / Assistante de direction, Responsable administratif / administrative, Coordinateur / Coordinatrice opérationnel / opérationnelle ou rôle équivalent dans une PME, startup, scale-up, structure industrielle, cabinet ou environnement projet. Une expérience dans un environnement en structuration, international, technique, industriel, startup ou projets collaboratifs serait particulièrement appréciée. Vous êtes à l’aise avec des sujets variés : administration, coordination, organisation, prestataires, suivi de documents, relation interne, outils collaboratifs et appui à la direction. Compétences attendues Vous êtes capable de : • organiser, prioriser et structurer des informations multiples ;, • suivre des échéances et relancer avec tact ;, • interagir avec des prestataires externes ;, • préparer, classer et suivre des documents administratifs ;, • utiliser des outils collaboratifs et bureautiques ;, • faire circuler l’information de manière claire ;, • soutenir un dirigeant très sollicité ;, • contribuer à l’onboarding et à la vie d’équipe ;, • garder une vision d’ensemble tout en traitant les détails opérationnels. Posture et soft skills Nous recherchons une personne fiable, structurée, proactive et accessible, capable d’apporter de la clarté dans un environnement en mouvement. Vous savez faire preuve de discrétion, de rigueur et de sens pratique. Vous aimez fluidifier, anticiper, organiser et créer les conditions pour que chacun et chacune puisse travailler plus efficacement. À l’aise avec des interlocuteurs et interlocutrices variés, vous savez adapter votre communication, instaurer une relation de confiance et maintenir une posture professionnelle, même lorsque les sujets sont nombreux ou urgents. Vous avez le sens du collectif et l’envie de contribuer à une aventure entrepreneuriale à impact, dans un environnement international, multiculturel et proche du terrain. Langues et environnement international L’anglais professionnel est important pour évoluer dans l’environnement international de Vectura System. L’entreprise évolue dans un contexte franco-allemand et multiculturel, avec des projets impliquant notamment la France, l’Allemagne, l’Espagne et le Canada. L’allemand et/ou l’espagnol constituent un plus. Conditions envisagées • Contrat : CDI, temps partiel 80% possible, • Temps de travail : temps plein ou temps partiel évolutif à confirmer selon l’organisation cible., • Localisation : Nantes., • Travail hybride : organisation à définir, le présentiel restant structurant pour l’équipe., • Rémunération indicative : 45-50 k€ brut annuel en équivalent temps plein, à ajuster selon profil, expérience et périmètre final., • Environnement : startup franco-allemande en structuration, contexte international, forte proximité avec le CEO et les équipes projets.
