Chargé administration des ventes
hace 2 días
Asnières-sur-Seine
🌿 OWARI, c'est quoi ? Un laboratoire nutraceutique français qui distribue ses produits dans plus de 1 700 pharmacies à travers la France, tout en développant une activité e-commerce en pleine croissance. Derrière chaque commande expédiée, chaque facture envoyée, chaque paiement encaissé — il y a quelqu'un qui s'assure que tout tourne rond. C'est ce poste. En pleine phase de scale, nos volumes augmentent, nos process s'affinent, et notre équipe grandit. L'ADV est le pivot silencieux qui garantit que la croissance se traduit en cash réel — pas juste en chiffres sur un tableau de bord. 🎯 Pourquoi ce poste existe Chez OWARI, la relation avec nos partenaires pharmacies ne s'arrête pas à la vente. Elle continue avec chaque facture correctement émise, chaque impayé relancé au bon moment, chaque litige résolu avec professionnalisme. L'ADV, c'est la personne qui fait en sorte que personne ne se demande jamais où est sa facture, quand sera réglé son avoir, ou pourquoi un produit manque dans sa commande. Ce n'est pas un poste d'exécution passive. C'est un poste de rigueur active, au croisement de la finance, du commercial et de la relation client B2B. 📋 Ce que vous ferez concrètement Pôle ADV — 50% de votre temps ▸ Piloter le process de facturation B2B de bout en bout : validation, émission et envoi des factures via Pennylane, avec une rigueur sans faille sur chaque étape ▸ Produire une dizaine de factures manuelles par mois pour les cas non couverts par l'automatisation — chaque euro doit être tracé et archivé correctement ▸ Prendre en charge le recouvrement des impayés avec méthode et assertivité : relances clients structurées, coordination avec les équipes commerciales, mise à jour des informations de paiement. L'objectif : zéro créance qui traîne sans raison. ▸ Maintenir un tableau de bord de suivi des encaissements fiable et à jour, pour que la DAF ait toujours une vision claire de la trésorerie réelle Pôle SAV B2B — 40% de votre temps ▸ Traiter les demandes des équipes commerciales et des pharmacies partenaires : duplicatas de factures, extraits de compte, litiges sur des commandes, produits manquants — chaque demande mérite une réponse rapide et traçable ▸ Être l'interlocuteur de confiance des pharmacies sur les questions administratives : un pharmacien qui attend une réponse sur une anomalie de facturation, c'est une relation commerciale qui se fragilise. Vous êtes la voix qui rassure. ▸ Assurer un suivi rigoureux de chaque dossier ouvert, dans le respect des délais internes et avec une communication claire vers les équipes concernées ▸ Contribuer activement à l'amélioration continue des process SAV : identifier les demandes récurrentes, proposer des solutions pour les anticiper, documenter les procédures Missions transverses — 10% de votre temps ▸ Calculer les commissions commerciales mensuelles à partir des exports de chiffre d'affaires — un travail sensible qui impacte directement la rémunération de l'équipe terrain, et qui demande autant de précision que de discrétion ▸ Mettre à jour le fichier des nouveaux clients B2B en lien avec les équipes commerciales, pour que la base de données soit toujours propre et exploitable ▸ Participer à la gestion administrative des événements B2B (salons, temps forts commerciaux) : coordination interne, suivi des inscriptions, préparation des supports 🚫 Ce que vous ne ferez PAS ▸ Attendre qu'un impayé se règle tout seul — vous relancez, vous suivez, vous obtenez ▸ Travailler en silo : vous êtes au croisement de la finance, du commercial et de la relation pharmacie — la communication transversale est au coeur du poste ▸ Vous noyer dans l'administratif sans comprendre l'impact business derrière — chaque facture correctement émise, c'est du cash qui rentre et une relation client qui se renforce 🧠 Le profil qu'on cherche Vous avez probablement une formation en gestion, comptabilité ou administration (Bac+2 minimum), et une première expérience sur un poste ADV ou SAV en environnement B2B. Vous connaissez peut-être déjà Pennylane — si c'est le cas, c'est un vrai plus. Sinon, vous apprenez vite et ça ne vous fait pas peur. Ce qui nous importe vraiment : vous êtes quelqu'un qui n'aime pas les dossiers qui traînent. Qui ne laisse pas une relance sans réponse. Qui sait jongler entre plusieurs urgences sans perdre le fil. Et qui comprend qu'en B2B, la rigueur administrative est une forme de respect envers les partenaires. Expérience ▸ Formation Bac+2 minimum en gestion, comptabilité, administration ou commerce ▸ Première expérience réussie en ADV, SAV ou gestion administrative, idéalement en environnement B2B ▸ Une expérience dans la distribution, la santé ou le retail est un plus Compétences clés ▸ Maîtrise de Pennylane ou d'un outil de facturation équivalent (Sage, Sellsy, Cegid...) ▸ À l'aise sur Excel / Google Sheets : tableaux de suivi, formules de base, mise en forme ▸ Bonne compréhension des flux de facturation et des processus de recouvrement ▸ Capacité à gérer des litiges avec calme, méthode et fermeté — sans jamais abîmer la relation Soft skills ▸ Rigueur et sens du détail : vous ne laissez pas passer une erreur de montant ou une date d'échéance ▸ Organisation : vous gérez plusieurs dossiers en parallèle sans perdre le fil ▸ Bon relationnel : vous savez parler à un pharmacien mécontent avec professionnalisme et sans vous démonter ▸ Esprit d'équipe : vous travaillez main dans la main avec les commerciaux, la DAF et le service client ▸ Autonomie : vous n'attendez pas qu'on vous dise qu'il y a un impayé — vous le voyez et vous agissez
