Auxiliar administrativo
4 days ago
Madrid
En nuestro despacho de abogados buscamos incorporar un/a Office Manager que se convierta en una pieza clave en la organización y funcionamiento diario de la firma. Buscamos una persona organizada, resolutiva, con capacidad de planificación y orientación al cliente, que disfrute trabajando en un entorno profesional y dinámico. ¿Qué ofrecemos? • Contrato indefinido., • Incorporación estable a un despacho en crecimiento., • Salario a convenir, en función de la experiencia y valía profesional del candidato/a., • Jornada intensiva de verano (de julio a septiembre)., • Excelente ambiente de trabajo y posibilidades de desarrollo profesional. Horario Jornada ordinaria: • Lunes a jueves:, • 09:00 – 14:30 h, • 16:00 – 18:00 h, • Viernes:, • 09:00 – 15:00 h Jornada de verano: • Lunes a viernes:, • 09:00 – 15:00 h Funciones del puesto La persona seleccionada será responsable de la coordinación administrativa y organizativa del despacho, desempeñando, entre otras, las siguientes funciones: • Atención presencial, telefónica y por correo electrónico a clientes., • Recepción y acogida de visitas., • Gestión integral de la agenda de los abogados y coordinación de reuniones., • Organización de citas con clientes, notarías, registros, juzgados y otros organismos., • Preparación y seguimiento de expedientes administrativos., • Gestión documental, archivo físico y digital., • Control y organización de la documentación jurídica., • Gestión de correspondencia, mensajería y paquetería., • Control y gestión de la facturación del despacho., • Emisión y seguimiento de facturas., • Gestión de cobros y pagos., • Conciliación bancaria y apoyo en la contabilidad diaria., • Relación con la asesoría fiscal y contable., • Control de gastos y proveedores., • Gestión de compras y suministros de oficina., • Organización y mantenimiento de las instalaciones del despacho., • Coordinación de incidencias con proveedores externos (informática, limpieza, mantenimiento, telefonía, etc.)., • Apoyo en la organización de eventos, reuniones y formaciones., • Gestión de bases de datos y actualización de información de clientes., • Seguimiento de procedimientos internos y mejora de procesos administrativos., • Gestión de plataformas digitales y herramientas de gestión del despacho., • Colaboración directa con la dirección del despacho en todas aquellas tareas organizativas necesarias para el correcto funcionamiento de la oficina. Requisitos • Formación en Administración, Gestión, Secretariado de Dirección, ADE o similar., • Experiencia previa como Office Manager, Responsable de Administración o puesto similar, preferiblemente en despachos profesionales., • Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)., • Capacidad de organización, planificación y gestión de múltiples tareas., • Excelente trato con el cliente y habilidades de comunicación., • Persona proactiva, resolutiva, discreta y con alto sentido de la responsabilidad. Se valorará especialmente • Conocimientos de Derecho o experiencia previa en despachos de abogados, notarías, asesorías jurídicas o gestorías., • Manejo de programas de gestión de despachos y facturación., • Conocimientos básicos de contabilidad., • Nivel de inglés. Perfil que buscamos Buscamos una persona con iniciativa, capacidad de anticipación, orientación al detalle y vocación de servicio, que quiera asumir un papel fundamental en la gestión diaria del despacho y contribuir a su crecimiento y organización. Si te identificas con este perfil y buscas un proyecto estable dentro de un despacho profesional en expansión, estaremos encantados de conocerte.