Document Controller
il y a 4 jours
Paris
DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE Nous sommes un signature contractor spécialisé en general contracting, systèmes MEP et interior fit-out pour des projets complexes haut de gamme dans plusieurs secteurs, notamment le retail, les bureaux et showrooms, l’hôtellerie de luxe et le résidentiel. EXA Group accompagne les marques, développeurs et designers depuis les premières phases de conception jusqu’à la réalisation, avec une approche fondée sur la responsabilité, la vision et l’excellence dans l’exécution. Notre équipe de direction coordonne les compétences, les disciplines et les partenaires internationaux afin de garantir la clarté des prises de décision et la cohérence des résultats. Chaque projet est livré comme une expérience distinctive, créant une valeur durable qui ne se contente pas de répondre aux attentes, mais les dépasse. DESCRIPTION DU POST Le Document Controller Specialist accompagnera les équipes projet, HSE et de direction afin d’assurer la bonne gestion, la vérification et le suivi de la documentation administrative, technique, santé et sécurité des entreprises, sous-traitants et/ou travailleurs indépendants intervenant en France .En complément, le poste apportera un support administratif à l’entité française, notamment pour l’administration générale du bureau, la gestion des logements des expatriés, les téléphones professionnels, les courriers administratifs et la coordination quotidienne. VOS MISSIONS Documentation HSE & conformité • Vérifier la conformité administrative, technique et professionnelle des entreprises, sous-traitants et/ou travailleurs indépendants conformément aux exigences du Code du travail français et aux obligations applicables en matière de sécurité sur chantier., • Examiner la documentation HSE transmise par les entreprises et sous-traitants afin de s’assurer de sa conformité avec la réglementation française en matière de santé et sécurité., • Participer à la préparation, la rédaction, la mise à jour et la mise en œuvre de la documentation HSE, des procédures et des protocoles opérationnels., • Assister à la préparation et au suivi de la documentation de sécurité de chantier, notamment les PPSPS, modes opératoires, analyses de risques et procédures opérationnelles., • Accompagner l’équipe HSE dans le maintien et le renouvellement des certifications ISO, notamment ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001., • Contribuer à l’identification, l’analyse et le reporting des non-conformités, en assurant le suivi des actions correctives et préventives., • Gérer le contrôle documentaire HSE, incluant le classement, l’émission, la gestion des versions, la diffusion et le suivi des documents., • Préparer des rapports réguliers sur l’état d’avancement de la documentation HSE à destination des Chefs de Projet, des équipes chantier et de la direction., • S’assurer que l’ensemble des documents requis sont collectés, vérifiés, mis à jour et correctement archivés avant et pendant les activités sur chantier., • Coordonner avec les équipes internes et les entreprises externes afin d’obtenir les documents manquants ou mis à jour dans les délais requis. Support administratif – Entité française • Apporter un support administratif aux opérations quotidiennes de l’entité française., • Gérer les courriers administratifs, les courriers entrants et sortants, ainsi que le classement général., • Participer à la gestion des téléphones professionnels, des cartes SIM, des abonnements et au suivi administratif associé., • Coordonner avec les prestataires de services, fournisseurs, bailleurs, agences et départements internes pour les sujets administratifs., • Maintenir et mettre à jour les dossiers administratifs relatifs aux bureaux, appartements des expatriés, contrats de services, téléphones et autres actifs de l’entreprise., • Accompagner les équipes internes dans leurs demandes administratives générales et assurer le suivi jusqu’à leur résolution. VOTRE PROFIL • Formation Bac+2 à Bac+5 en HSE, Qualité, Gestion administrative, Gestion de projet ou domaine équivalent., • Une première expérience (1 à 3 ans) dans une fonction HSE, administrative ou de gestion documentaire, idéalement dans le secteur du BTP, du second œuvre ou de la gestion de projets internationaux., • Bonne connaissance de la réglementation française en matière de santé, sécurité au travail et coordination des interventions sur chantier., • Connaissance des systèmes de management ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001., • Maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)., • Une expérience sur un logiciel de gestion documentaire ou ERP constitue un atout., • Excellente maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral., • Bonne maîtrise de l'anglais ; l'italien constitue un véritable plus. COMPÉTENCES • Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités., • Grande rigueur, sens du détail et fiabilité dans le traitement documentaire., • Esprit d'analyse et capacité à identifier les non-conformités., • Bonnes compétences relationnelles et aptitude à collaborer avec des interlocuteurs internes et externes., • Esprit d'équipe, autonomie et sens des responsabilités., • Capacité à travailler dans un environnement dynamique et multiculturel., • Proactivité, sens du service et orientation résultats. ENGAGEMENT POUR L'ÉGALITÉ DES CHANCES EXA Group s'engage à favoriser un environnement de travail inclusif et exempt de discrimination. Nous valorisons la diversité et croyons que la variété des perspectives et des expériences contribue à notre succès collectif.
