ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET PEDAGOGIQUE
19 hours ago
Bayonne
Sous la responsabilité du Responsable Pédagogique et en étroite collaboration avec la Direction des Services Informatiques, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Pédagogique assure la gestion de la relation administrative avec les élèves et les formateurs. Il/elle veille au bon fonctionnement de la vie scolaire et garantit la gestion administrative, logistique et informatique du pôle pédagogique. Dans le cadre de ses fonctions, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Pédagogique en charge du support informatique et des moyens généraux mènera les missions suivantes : 1.Logistique & moyens généraux Gestion opérationnelle • Assurer un tour quotidien des deux bâtiments afin de s’assurer de l’entretien et du bon fonctionnement / état des locaux, • Centraliser les signalements de dysfonctionnements techniques, • Suivre les demandes d’intervention et les réparations avec les prestataires, • Veiller à l’application des procédures de sécurité du site, • Gérer les devis, commandes et achats de fournitures de bureau, • Gérer les devis, commandes et achats liées aux évènements, • Suivre les échanges avec les fournisseurs, • Gérer les factures et relances à l’aide des tableaux de suivi, • Gérer les fournitures et les stocks (bureau, alimentation, besoins campus) et gérer les réserves, • Assurer la réception, l’envoi et le suivi du courrier et des colis, • Assurer un support en connectique pour les collaborateurs, intervenants et élèves, • Gérer le parc imprimantes et les consommables associés, • Coordonner les interventions avec les prestataires informatiques, • Assurer l’enregistrement et le suivi des tickets informatiques, • Participer aux réunions du service informatique, • Préparer les outils informatiques et expliquer leur fonctionnement aux collaborateurs, intervenants et élèves 2.Accueil et vie du campus Accueil et relationnel • Accueillir le public avec une posture professionnelle, • Gérer le standard téléphonique et la prise de messages, • Enregistrer les devis, factures et relances, • Transmettre les éléments au siège financier, • Assurer le suivi administratif courant, • Gérer la boîte mail et transférer les informations aux différents services, • Aider au traitement des absences et retards des apprenants, • Réaliser des tâches administratives en soutien du service pédagogique, • Assurer un support quotidien aux missions de la vie scolaire 3.Evènementiel • Contribuer à l’organisation logistique des évènements du campus (internes et externes), • Gérer les commandes et la mise en place matérielle associées, • Participer aux évènements du campus 4.Missions transverses • Collaborer avec l’ensemble des services du campus, • Assurer une polyvalence administrative et logistique Titulaire d’un Bac+2, vous justifiez d’une expérience professionnelle en gestion logistique et administrative. Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez de connaissances/compétences en informatique. Doté(e) d’un excellent relationnel, vous êtes à l’aise à l’oral comme à l’écrit. Vous disposez du permis B en cours de validité (déplacements ponctuels sur le BAB). Organisé(e), rigoureux(se), vous aimez accompagner et solutionner les défis du quotidien et être support à l'activité de l'ensemble des équipes et des élèves du campus. Si vous souhaitez contribuer activement au développement d’un campus et accompagner les étudiants vers leur réussite, rejoignez nous ! Déroulement des entretiens Notre processus de recrutement se déroule en deux étapes : 1er entretien - En visioconférence Un premier échange de 30 à 45 minutes afin de : • Faire connaissance et comprendre votre parcours, • Évaluer votre expérience en gestion administrative et suivi des dossiers, • Échanger sur votre organisation, votre rigueur et votre sens du service Les candidats retenus seront conviés à un entretien dans nos locaux afin de : • Approfondir les aspects techniques (gestion des contrats, facturation, suivi administratif des étudiants ou entreprises partenaires), • Évaluer votre aisance relationnelle et votre capacité à travailler en équipe, • Vous projeter concrètement dans l’environnement du campus