Assistant direction
3 days ago
Annecy
Assistante de direction d’une agence de paysage et d’urbanisme Basée à Annecy, ADP Dubois est une agence en paysage et urbanisme de 6 personnes qui recherche un(e) assistant(e). Description du poste : 1 Fonctionnement quotidien de l'agence • Accueil téléphonique, • Gestion du courrier (mail et papier), • Mise en forme des courriers, notes et supports écrits, • Veille au bon fonctionnement des équipements,, • Communication avec la maintenance informatique, • Gestion des commandes, gestions des achats, fournitures et matériels, • Déclaration assurance 2 Gestion administrative et financière des projets/ chantiers • Suivi des contrats, des projets et des honoraires de l'agence via le logiciel APII, • Établissement des états d'acompte MOE, • Établissement des avenants (MOE et entreprises), • Rédaction des PV de réception et de réserves,, • Gestion des situations des entreprises, • Gestion des révisions ou actualisations de prix, • Gestion de chorus / certificats de paiements 3 Gestion des RH et comptabilité agence • Suivi et gestion de la comptabilité de l’agence (URSSAF, déclaration TVA, paiement factures..), • Transmission des informations au comptable, vérification des bulletins de paie, • Tenue des tableaux de bord de suivi des congés, • S'assurer du bon déroulement de l'agencement des tâches au sein de l'agence,, • Suivi et accompagnement des salariés et des stagiaires (décompte vacances et frais via le logiciel APII) 4 Suivi des candidatures / offres • Montage d'équipes, contact des partenaires, suivi des réponses., • Constitution des dossiers de candidatures, • Gestion des tableaux des candidatures, • Elaboration des tableaux de répartition d'honoraires, • Mise à jour du fichier de contacts des partenaires/collaborateurs Des connaissances des marchés publics : vous avez une expérience dans une structure de maitrise d’œuvre ou de maitrise d’ouvrage, agence de paysage, architecture ou BTP CDD 24h ou 32h/ semaine avec possibilité d’évolution en CDI. Rémunération à définir selon le profil et l’expérience. Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.