Responsable Back Office Travel
hace 1 día
Paris
Présentation EXUMA est une agence de voyages sur-mesure positionnée sur une clientèle haut de gamme, à la croisée du travel management, de la conciergerie et du service ultra-personnalisé. Nous concevons et opérons des voyages à forte valeur ajoutée, avec un niveau d’exigence élevé sur la qualité d’exécution, la précision des dossiers et l’expérience client. Dans ce contexte, nous recrutons un Responsable Back Office, garant de la qualité opérationnelle et de la fluidité des dossiers. Le rôle Piloter l’exécution des voyages confirmés et garantir un niveau d’excellence sur chaque détail. Vous êtes responsable de la cohérence, de la fiabilité et de la fluidité des dossiers, de leur construction jusqu’au retour client. Vos responsabilités 1. Coordination qualité & suivi des voyages • Vérification complète des dossiers : cohérence, conformité Amadeus, conditions, • Contrôle des devis et des prestations, • Suivi des confirmations : réservations, vouchers, formalités, • Dossiers finalisés et complets avant départ, • Préparation et envoi des routings et communications clients, • Suivi en temps réel des voyages, • Gestion des litiges et actions correctives, • Support conciergerie et billetterie ponctuel 2. Réservations, aérien & gestion des paiements • Réservation de l’ensemble des prestations : aérien, hôtels, transferts, activités, • Maîtrise des émissions, modifications et rebookings sur Amadeus, • Construction et optimisation des itinéraires aériens, • Vérification des règles tarifaires et conditions, • Gestion des paiements fournisseurs (acomptes, soldes, échéances), • Contrôle des confirmations et facturations, • Suivi des échéanciers et sécurisation des dossiers 3. Production & relation fournisseurs • Coordination avec hôtels, DMC, transporteurs, • Négociation des conditions, • Recherche de solutions alternatives en cas de blocage, • Capacité à débloquer des situations complexes, • Enrichissement des expériences (restaurants, services différenciants), • Référent(e) fournisseurs et destinations 4. Gestion opérationnelle des dossiers • Montage technique des voyages, • Vérification détaillée de la qualité globale, • Gestion de dossiers complexes (groupes, croisières, séminaires), • Répartition des prestations (chambres, catégories, etc.), • Élaboration des carnets de voyage, • Coordination finale avant départ 5. Suivi client & gestion des imprévus • Accompagnement avant et pendant le voyage, • Anticipation des besoins, • Gestion des modifications et incidents, • Traitement des situations sensibles, • Suivi des clients stratégiques 6. Contribution transverse & développement • Support aux équipes commerciales sur dossiers complexes / MICE, • Recherche d’hôtels et propositions différenciantes, • Participation à l’amélioration des offres, • Optimisation des process back office 7. Astreinte • Participation aux astreintes, • Intervention en cas de force majeure ou départ sensible Profil recherché Pré-requis indispensables • Minimum 5 ans en production / back office travel, • Maîtrise avancée d’Amadeus (indispensable), • Idéalement connaissance de Viaxeo, • Expérience dossiers complexes et sur-mesure, • Bonne maîtrise de l’aérien Compétences clés • Rigueur extrême, • Maîtrise technique (aérien + production), • Sens du détail, • Réactivité, • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, • Aisance fournisseurs Qualités attendues • Fiabilité, • Autonomie, • Exigence, • Sens du service, • Résistance à la pression, • Esprit d’équipe Conditions • CDI – 39h, • Poste basé à Paris 8e, • Du lundi au vendredi, • Astreintes soirs et week-end rémunérées, • Rémunération selon profil