Administrative & Operations Coordinator
5 days ago
Madrid
Responsable Administrativo/a • Ubicación : A Coruña, España • Tipo de puesto : Jornada completa • Descripción del puesto : Buscamos un/a Responsable Administrativo/a para reforzar nuestro equipo en la oficina central de la Fundación. Será la persona clave en la organización y control administrativo , dando soporte a la dirección, a los equipos de los diferentes centros de trabajo y al voluntariado internacional . El puesto requiere una persona organizada, resolutiva, con alta capacidad de gestión y atención al detalle , capaz de coordinar tareas administrativas, financieras y operativas en un entorno internacional. Principales responsabilidades: Administración general de contratos, vacaciones y registros de personal y voluntariado. Supervisión de una persona de apoyo administrativo. Mantenimiento de bases de datos y documentación interna. Seguimiento de contabilidad, presupuestos y reporting interno. Coordinación con la asesoría contable y financiera. Control de gastos, pagos, facturas y registro de movimientos. Supervisión y validación de compras. Tramitación de nóminas, contratos y seguros sociales. Coordinación de licencias, seguros y documentación legal. Apoyo en la captación, preparación y justificación de subvenciones y proyectos europeos. Gestión de pagos vinculados a programas de voluntariado y becas. Preparación de documentación oficial (Visa Agreement, Invitation Letter, registros). Coordinación de citas y trámites oficiales (TIE, Seguridad Social, sanidad, bancos). Control de pagos mensuales a voluntarios. Organización de viajes internos del staff y visitas de socios (hoteles, comidas, transporte). Control de suministros, llaves y equipos de oficina. Coordinación con proveedores, servicios y empresas externas. Coordinación con inquilinos, proveedores y mantenimiento. Seguimiento de contratos, incidencias y servicios. Requisitos: Inglés y español nivel C1 o superior (oral y escrito). Experiencia en administración, preferiblemente en fundaciones, ONGs o proyectos europeos. Conocimiento de subvenciones y gestión de fondos públicos. Buen manejo de herramientas digitales (Google Workspace, Excel, CRM, bases de datos). Capacidad organizativa, atención al detalle y mentalidad multitarea. Proactividad, autonomía y orientación al servicio. Se valorará positivamente : Experiencia con CRM o sistemas de gestión documental. Conocimientos básicos de contabilidad y control presupuestario. Familiaridad con la normativa del tercer sector o fundacional. Experiencia en proyectos internacionales o europeos (Erasmus+, CES, Horizon, etc.). Otros idiomas.