finance & people Ops manager
il y a 18 heures
Boulogne-Billancourt
L’entreprise TPo-Partners est un cabinet de conseil de 20 personnes spécialisé dans l’accompagnement des entreprises des secteurs Grande Consommation, Santé Grand Public et Pharmacie sur leurs projets de transformation commerciale à forte composante technologique. Nous collaborons avec des leaders de l’industrie tels que Danone, Nestlé, Mondelez, Savencia, Yoplait, Andros, Haleon, Brown-Forman ou Euralis, en France comme à l’international. Alors que nous déployons notre empreinte EMEA, que nous ouvrons notre nouveau siège parisien en juin 2026 et que nous continuons à construire notre présence au Royaume-Uni, nous recrutons un(e) Head of Operations qui prendra la responsabilité opérationnelle du quotidien du cabinet — bureau, administratif, support finance et RH — et deviendra le point d’entrée unique pour ces sujets entre nos équipes parisienne et londonienne. Rôle et responsabilités Rattaché(e) au Managing Partner, vous êtes le pivot opérationnel du cabinet. Vous travaillez en lien avec l’associé en charge du Close to Cash, et vous êtes l’interface du quotidien avec notre cabinet comptable, notre solution EOR, notre banque et notre bailleur. Vos responsabilités s’articulent autour de trois piliers : Support administratif & finance • Émettre les factures clients sur instruction des lead missions et en assurer le suivi (envoi, archivage, relances simples)., • Réceptionner et catégoriser les factures fournisseurs dans Pennylane, valider les IBAN, préparer les paiements pour validation par le Managing Partner., • Tenir le suivi des notes de frais de l’équipe et garantir une piste d’audit propre : zéro paiement sans justificatif., • Préparer les pièces pour la clôture mensuelle avec notre cabinet comptable, répondre à ses questions du quotidien et escalader au Managing Partner ou à l’associé Close to Cash lorsqu’une décision est nécessaire., • Gérer la relation fournisseurs et prestataires : assurances, IT, abonnements SaaS — renouvellements, suivi des contrats, sortie de contrat., • Répondre aux demandes de compliance des clients (attestations URSSAF, RC Pro, DPA, plateformes Ariba / Coupa). RH ops & effectif international • Piloter la logistique HR Ops du quotidien : contrats de travail, contrats freelance, conventions de stage via outil de signature électronique, employee record, suivi des absences., • Administrer notre solution EOR pour notre effectif international (Royaume-Uni, Pays-Bas, Italie) : EOR quotes, contrats, approbation des congés, documents de conformité, onboarding et offboarding., • Préparer mensuellement les variables de paie pour la France : congés et RTT, notes de frais, primes, régularisations ; boucler le cycle dans les délais chaque mois., • Appuyer le plan de recrutement 2026-2027 (objectif : 10 recrutements) en binôme avec les associés en charge du recrutement : logistique des entretiens, signature des offres, onboarding Jour 1 (matériel, accès, buddy, plan 30/60/90 jours)., • Maintenir à jour les artefacts de conformité RH et déclencher les renouvellements avant échéance (titres de séjour, mutuelle, prévoyance). Office management & expérience workplace • Gérer le quotidien du bureau parisien : fournitures, hospitalité, badges d’accès, sécurité et IT de base., • Appuyer le Managing Partner sur la transition immobilière vers nos nouveaux locaux prévue au 30 juin 2026 : coordination avec le bailleur actuel pour la résiliation, suivi du déménagement, coordination avec les prestataires d’aménagement., • Organiser les événements internes et partenaires à Paris (séminaires, offsites, TPo Vision 2030, afterworks) en lien avec l’équipe basée à Londres et à Amsterdal pour les événements UK., • Contribuer à l’expérience TPo-Partners : créer un lieu où l’on a envie de venir travailler et où les clients sont bien reçus. Compétences et expérience requises • Formation Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, comptabilité, RH ou équivalent., • 3 à 5 ans d’expérience pertinente comme Resp administratif et financiers, Operations Manager, Office Manager senior, Assistant(e) de direction, Office ou Chief of Staff junior, idéalement en cabinet de conseil, start-up, agence ou scale-up de moins de 100 personnes., • Bonne maîtrise des outils du quotidien : suite bureautique (Excel notamment), un outil de tenue comptable (Pennylane ou équivalent) et un outil de paie ou de SIRH., • Bases solides en comptabilité fournisseurs (réception facture, rapprochement, préparation paiement) et notions de droit social français (contrats, congés, mutuelle)., • Français courant impératif ; Anglais courant impératif — interactions quotidiennes avec l’équipe UK et nos partenaires internationaux., • Vrai sens de l’ownership et du service : vous prenez la main, vous rendez le quotidien fluide pour 20 personnes, vous rendez compte simplement., • Pragmatisme avant process : la culture TPo est délibérément lean — pas de sur-contrôle de petites dépenses, pas de reconstruction d’outils qui marchent déjà., • Très haut niveau de discrétion : le poste voit passer rémunérations, contrats, situations personnelles., • Basé(e) à Paris, avec quelques déplacements ponctuels à Londres ou Amsterdam. Ce que nous offrons • Un poste pivot dans un cabinet à taille humaine : rattachement direct au Managing Partner, interaction quotidienne avec l’ensemble du collège des associés., • Un vrai mandat d’ownership : vous pilotez le quotidien du cabinet de bout en bout et vous posez vos process., • Un projet concret dès le premier jour : la transition vers nos nouveaux locaux au 30 juin 2026., • Un package aligné avec le poste : base 45 à 55 K€ selon profil, bonus de performance, mutuelle prise en charge à 50 %, transports remboursés à 50 %., • Un circuit de décision court et sans bureaucratie, dans une équipe collaborative et entrepreneuriale.
