Assistant de direction/Assistante de direction
il y a 3 jours
Paris
NOUS SOMMES : Fondation reconnue d'utilité publique depuis 1921, l’Institut Curie travaille, depuis sa création par Marie Curie, autour de trois missions : la recherche, les soins, la conservation et la transmission des savoirs. Cette pluridisciplinarité, inscrite au cœur des statuts de la fondation, est l’ADN de l’Institut Curie ! L'Ensemble Hospitalier de l'Institut Curie recrute un(e) Assistant(e) de direction pour le Pôle de Médecine Diagnostique et Théranostique, dans le cadre d'un CDD. Véritable bras droit du cheffe de pôle, vous assurez l'organisation et la coordination de son activité quotidienne en garantissant une gestion optimale de son agenda, de ses priorités et de ses dossiers stratégiques. Vous contribuez au bon pilotage notamment la gestion des plannings médicaux, l'organisation des réunions et le suivi des projets. Interface privilégiée entre les équipes médicales, administratives et les partenaires internes et externes, vous évoluez dans un environnement exigeant où anticipation, réactivité et confidentialité sont essentielles. Les missions principales : Assistanat de Direction • Gérer un agenda complexe et en constante évolution., • Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et événements professionnels., • Filtrer et prioriser les sollicitations., • Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et assurer le suivi des actions. Gestion des plannings médicaux Vous êtes également en charge de l'organisation des activités médicales du pôle. À ce titre, vous : • Élaborez, mettez à jour et optimisez les plannings des médecins ;, • Coordonnez les disponibilités en tenant compte des consultations, réunions, activités de recherche, enseignement, congrès, congés et absences ;, • Anticipez les contraintes organisationnelles afin d'assurer la continuité de l'activité ;, • Gérez les modifications de planning avec réactivité et recherchez les solutions adaptées ; Coordination du Pôle • Organiser les réunions sur l'ensemble du pôle., • Préparer les ordres du jour., • Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions., • Assurer le suivi des actions et des projets institutionnels., • Participer à la diffusion de l'information auprès des équipes. Appui aux projets et à la communication • Participer à la préparation des tableaux de bord et présentations., • Concevoir des supports PowerPoint de qualité., • Contribuer à l'organisation d'événements scientifiques, réunions institutionnelles et congrès., • Assurer le suivi administratif de dossiers stratégiques. Compétences théoriques • Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement auprès d'un dirigeant ou dans un environnement hospitalier, médical, scientifique ou universitaire., • Bonne connaissance des techniques d'organisation, de gestion d'agenda et de coordination d'activités complexes., • Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de rédaction professionnelle., • Bon niveau d'anglais professionnel (écrit et oral) permettant d'échanger avec des interlocuteurs internationaux., • Une connaissance du fonctionnement d'un établissement de santé ou d'un environnement de recherche constitue un véritable atout. Savoir-faire opérationnel • Assurer un assistanat de direction de haut niveau auprès d'une cheffe de pôle., • Gérer un agenda complexe, en anticipant les priorités et les contraintes., • Organiser et coordonner des réunions, déplacements, événements et instances de gouvernance., • Élaborer, suivre et ajuster les plannings des médecins en lien avec les chefs de service et les équipes médicales., • Prioriser les sollicitations et gérer les imprévus avec réactivité., • Préparer des dossiers, tableaux de bord, comptes rendus et supports de présentation., • Assurer le suivi administratif des projets et des actions décidées en réunion., • Coordonner les échanges avec les interlocuteurs internes et externes, y compris internationaux., • Maîtriser les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et les outils collaboratifs. Savoir-faire comportemental • Excellent sens de l'organisation et de l'anticipation., • Grande capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant., • Rigueur et fiabilité dans l'exécution des missions., • Discrétion absolue et respect de la confidentialité., • Diplomatie et excellent relationnel avec des interlocuteurs variés (médecins, chercheurs, directions, partenaires institutionnels)., • Réactivité et capacité à prendre des initiatives., • Adaptabilité face aux changements de priorités., • Esprit d'équipe et sens du service., • Excellentes qualités rédactionnelles et de communication orale. Nous vous proposons : Des formations en continue et un accompagnement aux projets professionnels Une participation aux projets de vie du service Un respect de l’équilibre vie personnelle / professionnelle Fourchette de salaire : 38 000K € - 43 000€ brut / an Rejoindre l’Institut Curie, c'est : 🌍 Rejoindre un Institut engagé et en gageant 🧬Participer à aventure passionnante où les semaines sont rythmées par l’innovation et l’excellence dans une ambiance bienveillante et humain 🏖️Trouver un équilibre entre sa vie professionnelle et personnelle : 5 semaines de congés, RTT, droit à la déconnexion, aide à la parentalité (place en crèches, aide à la garde d’enfant…) 💰 Bénéficier d’avantages sociaux : épargne salariale, retraite supplémentaire, 70% du titre de transport, séances d’ostéopathie… 🏦 Travailler au cœur du quartier latin (Paris 5ème) à proximité du Jardin du Luxembourg Conformément à la règlementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.
