Assistant de Direction
hace 4 días
Paris
CDD de 3 mois Dans le cadre d’un remplacement, sous la responsabilité de la directrice des affaires juridiques et institutionnelles et de la directrice des finances et de la comptabilité, vous intégrez le pôle d’assistants de l’Unédic pour la gestion de l’environnement de travail : 1. Support administratif et coordination • Assurer le fonctionnement administratif des deux directions : gestion des agendas, traitement du courrier, mise en forme de documents et préparation de réunions., • Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes., • Contribuer à la bonne logistique des services et au suivi des démarches administratives récurrentes., • Suivre et mettre à jour les outils partagés (CRM, tableaux, documentation interne)., • Faire le lien avec les services internes (SI, services généraux) pour centraliser les besoins et suivre les demandes. 2. Organisation de réunions, événements et déplacements • Coordonner les réunions : réservation et préparation des salles, diffusion des dossiers, accueil des participants., • Contribuer à l’organisation d’évènements institutionnels en lien avec les assistantes de Direction générale et le gestionnaire environnement de travail., • Organiser les déplacements professionnels : réservations, logistique et suivi administratif. 3. Suivi budgétaire et relations avec les prestataires • Appuyer les directions dans le suivi du budget et des dépenses., • Gérer les commandes : devis, bons de commande, suivi jusqu’à la facturation., • Assurer l’interface avec les prestataires et suivre les notes de frais. 4. Gestion documentaire • Participer à la gestion, la mise à jour et l’archivage des documents (papier et numérique)., • Mettre en forme et diffuser les documents produits par les directions., • Gérer les impressions, reliures et la documentation professionnelle/réglementaire. 5. Back-up Environnement de travail • En l’absence du gestionnaire environnement de travail : assurer le relais pour la gestion des salles, les besoins matériels, les approvisionnements simples et les demandes logistiques courantes en lien avec la Direction générale, la DRH et le responsable du site. Les compétences que nous recherchons Formation : • Bac +2 minimum en assistanat, gestion, administration ou équivalent., • 1 à 3 ans d’expérience en assistanat de direction, assistanat administratif ou gestion de services support., • Expérience dans un environnement cadre/institutionnel appréciée., • Aisance dans la gestion des priorités, le travail avec plusieurs interlocuteurs, et la coordination administrative., • Organisation et gestion du temps : savoir planifier, coordonner des réunions et gérer les agendas, savoir gérer les priorités et respecter les délais., • Gestion administrative et organisation : maitriser le traitement du courrier et des appels téléphoniques, l’organisation, la gestion des dossiers et le classement papier et numérique, compétences en suivi des budgets et des dépenses., • Outils bureautiques et de gestion documentaire : Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.) et de gestion électronique de document (GED)., • Communication et rédaction : excellente communication écrite et orale, capacité à rédiger des courriers, comptes rendus et des présentations, compétences interpersonnelles pour interagir avec différents niveaux hiérarchiques et interlocuteurs externes variés., • Polyvalence et adaptabilité : savoir gérer plusieurs tâches simultanément, être flexibilité pour s'adapter aux changements et aux imprévus. Ce que nous vous apporterons Salaire à partir de 38 K€ selon expérience 2 jours de télétravail possible Tickets restaurant 75% de prise en charge des frais de transport Mutuelle, prévoyance, intéressement, PEE, PERECO, RTT
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