Trabajos gestion documental en VigoCrear alertas

Administrativo/a Polivalente y Secretariado de Dirección — Media jornada (mañanas) — Vigo GoKu Group, grupo empresarial con actividad en ingeniería, tecnología y producción, precisa incorporar un/a Administrativo/a polivalente a tiempo parcial que preste soporte transversal a las empresas del grupo en las áreas comercial, de compras, logística, producción y servicios generales, con funciones adicionales de secretariado y apoyo a dirección. Buscamos una persona organizada, resolutiva y con excelente capacidad de comunicación, que actúe como interfaz entre dirección, los equipos de trabajo y los interlocutores externos del grupo. Funciones principales Área comercial y atención al cliente • Gestión documental del ciclo de vida de oportunidades, ofertas y proyectos., • Apertura de ofertas y redacción de su contenido no técnico., • Envío de ofertas y albaranes de facturación; comunicación habitual con clientes., • Revisión y validación de pedidos de clientes., • Elaboración de informes: cuadro de mando comercial, informes de bolsas de horas y revisión de horas quincenales., • Supervisión de tareas de prospección, contacto y seguimiento de clientes en español e inglés., • Seguimiento y gestión de licencias de software de clientes. Compras y aprovisionamiento • Solicitud de ofertas a proveedores y emisión de pedidos de compra., • Negociación de términos de pago., • Recepción de materiales, almacenamiento y gestión documental asociada., • Gestión de subcontratas., • Registro y obtención de facturas de compra y venta. Logística y producción • Revisión, embalado, etiquetado y preparación de envíos a clientes., • Solicitud de transportes, seguimiento de envíos y notificación a clientes., • Documentación de exportaciones y seguimiento de importaciones, incluida la gestión aduanera cuando resulte necesaria., • Recepción de paquetería y correspondencia. Secretariado y soporte a dirección • Coordinación con dirección e interfaz con los equipos de trabajo del grupo., • Coordinación de reuniones con clientes, proveedores, acreedores y reuniones internas., • Preparación de salas de reuniones y atención a los asistentes., • Organización de eventos propios de la empresa., • Gestión de viajes., • Redacción de procedimientos operativos. Oficina, instalaciones y servicios generales • Atención telefónica de centralita y atención presencial en oficina., • Gestión y atención de las necesidades de las instalaciones, incluido su mantenimiento., • Gestión documental interna y papelería., • Gestión de seguros. Soporte laboral y de personal • Supervisión de las cargas de horas del equipo técnico., • Gestión de horarios de asistencia, documentación y justificantes de empleados., • Gestión de EPIs y material entregado a los trabajadores., • Impresión de nóminas, firma y archivado; gestión de contratos., • Coordinación de reconocimientos médicos., • Gestión documental de prevención de riesgos (CAE): documentación de acceso a instalaciones de clientes. Requisitos • Formación en Administración (FP Gestión Administrativa, Administración y Finanzas o similar)., • Experiencia mínima de 2-3 años en puestos administrativos polivalentes., • Nivel alto de inglés hablado y escrito, con conversación fluida, para el contacto y seguimiento de clientes internacionales., • Dominio de Office/Microsoft 365, especialmente Excel., • Carnet de conducir y vehículo propio: disponibilidad para desplazamientos por necesidades de la empresa., • Persona organizada, resolutiva, con atención al detalle, discreción y excelente trato personal y telefónico., • Se valorará: experiencia con ERP (idealmente Odoo), gestión CAE, trámites de exportación/importación. Condiciones • Contrato temporal a tiempo parcial (media jornada, horario de mañana), de aproximadamente 6-9 meses, con posibilidad de continuidad., • Puesto presencial en Vigo, con desplazamientos puntuales., • Puesto polivalente y con proyección, en contacto con todas las áreas de un grupo empresarial en crecimiento., • Retribución según valía y experiencia. Las personas interesadas pueden inscribirse en la oferta adjuntando su currículum actualizado.