Compliance Assistant - EMEA
3 days ago
Rueil-Malmaison
We’re hiring an Assistant Compliance – EMEA to support the regional Compliance team in running key compliance processes and day‑to‑day operational activities across EMEA. This is a highly cross‑functional coordination role, combining data tracking and reporting, committee support, and first‑level procedural guidance. What you’ll do • Provide administrative and operational support to the EMEA Compliance function., • Build, maintain, and monitor databases/trackers for reporting and risk management; coordinate data collection to ensure accuracy and completeness., • Monitor and manage Compliance shared mailboxes., • Coordinate the grants committee process: manage grant requests, draft contracts, create and maintain digital records, and handle related administration., • Own “Transparency” coordination activities (data collection, consolidation, and publication support)., • Deliver first‑level compliance guidance and procedural support to EMEA associates., • Support the development, deployment, and implementation of compliance tools and programs., • Escalate issues to Compliance Management – EMEA as appropriate., • Contribute to EMEA healthcare compliance programs, including anti‑bribery and transparency requirements. What you bring • Management assistant degree (or equivalent)., • At least 2 years’ experience in administrative support; comfortable with structured and repetitive tasks., • Strong written and verbal communication skills; confident working with multiple stakeholders., • Highly organized and able to manage priorities with responsiveness and autonomy., • Fluent English and bilingual French, • Proficient with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams)., • Nice to have: experience in medical devices, pharma, or healthcare., • Nice to have: exposure to compliance topics (anti‑corruption/anti‑bribery, transparency, codes of conduct). Why join us • A regional, high‑visibility role at the center of EMEA compliance operations., • Exposure to meaningful programs and processes (Transparency, grants committee, tools & programs)., • An international, collaborative environment with diverse internal interfaces. How to apply Interested? Apply via LinkedIn with your CV. Nous recrutons un(e) Assistant(e) Compliance – EMEA pour soutenir l’équipe Compliance dans le pilotage des processus et activités de conformité à l’échelle de la région. Vous jouerez un rôle clé de coordination, de suivi des données et de support opérationnel (transparence, comités, outils, demandes internes), en interaction avec de multiples interlocuteurs. Vos missions • Gérer des tâches administratives pour soutenir le département Compliance EMEA., • Construire et tenir à jour des bases de données et des trackers (reporting, gestion des risques) et coordonner la collecte de données pour en garantir la fiabilité., • Suivre et gérer les boîtes mail génériques Compliance., • Coordonner le comité des Grants : gestion des demandes, préparation/draft de contrats, création et gestion des dossiers digitaux, suivi administratif., • Assurer les activités liées à la « Transparence » (coordination, collecte, publication des données)., • Apporter un support de premier niveau : conseils de conformité et assistance procédurale aux collaborateurs EMEA., • Contribuer au développement, au déploiement et à l’implémentation d’outils et programmes de conformité., • Escalader les sujets/alertes à la direction Compliance – EMEA lorsque nécessaire., • Participer à la gestion des programmes de conformité EMEA (notamment anti-corruption/anti-bribery et obligations de transparence) dans un environnement healthcare. Votre profil • Diplôme d’assistanat de direction/gestion ou équivalent., • Au moins 2 ans d’expérience en support administratif (rigueur, gestion de tâches répétitives, sens du service)., • Excellentes capacités de communication (écrit/oral) et bon relationnel., • Organisation, autonomie, réactivité et capacité à gérer les priorités., • Anglais courant (écrit et oral)., • Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams)., • Atout : expérience en dispositifs médicaux, pharmacie ou secteur santé., • Atout : connaissance des exigences et bonnes pratiques de conformité (anti-corruption, transparence, codes de conduite, etc.). Pourquoi nous rejoindre • Un rôle transverse au cœur des enjeux de conformité en EMEA., • Une exposition à des sujets structurants (transparence, comité grants, outils et programmes)., • Un environnement international et collaboratif, avec de nombreuses interfaces internes. Candidature Intéressé(e) ? Postulez via LinkedIn en joignant votre CV