Alternant(e) Assistant(e) Administratif(ve) & Relation Client
hace 2 días
Paris
Alternant(e) Assistant(e) Administratif(ve) & Relation Client • Entreprise : Hospitality ON, • Lieu : Paris 15 (sur site), • Durée : 1 ou 2 ans, • Début : Dès que possible, • Rythme : à préciser selon le calendrier de l’école Contexte & rattachement Hospitality ON est structuré autour de trois départements : • la Rédaction,, • le Marketing & la Communication,, • les Événements & la Relation Client. L’alternant(e) Assistant(e) Administratif(ve) & Relation Client rejoindra le département Événements & Relation Client, qui assure notamment la vente et le suivi des memberships annuels, participe à la gestion des événements et gère le service client de l’ensemble des départements. Hospitality ON se positionne comme le média leader de l’industrie hôtelière B2B depuis trois décennies grâce à ses analyses, ses actualités sectorielles ainsi qu’à ses événements internationaux. Ce poste se situe au cœur du fonctionnement administratif, commercial et opérationnel du département, avec un rôle central dans : • la gestion des memberships Hospitality ON,, • le suivi administratif et financier des clients,, • la relation quotidienne avec les clients, membres, partenaires et interlocuteurs externes,, • le soutien à la production et à la coordination de nos événements. L’alternant(e) contribuera à garantir un parcours fluide, fiable et structuré pour nos membres, depuis leur adhésion jusqu’à l’accès aux contenus et à leur participation aux événements tout au long de l’année. Le poste inclut également une implication opérationnelle forte sur la partie événementielle, notamment dans l’organisation de l’Hospitality Operator Forum, de l’Hospitality Asset Forum et de la compétition des Hospitality Awards et des Hospitality Icons. L’alternant(e) travaillera en étroite collaboration avec le Chef de Projet Relation Client & Événementiel, ainsi qu’avec les autres membres de l’équipe. Il/elle sera également amené à travailler de manière collaborative avec les stagiaires recrutés ponctuellement en renfort sur ces missions. Missions 1. Gestion administrative & commerciale • Assurer le suivi administratif quotidien du département, • Gérer la création, l’envoi et le suivi des devis, • Contribuer à la facturation clients, • Veiller à la fiabilité des informations administratives et commerciales (coordonnées, contrats, historiques, bases de données), • Assurer un suivi régulier avec les clients, membres et partenaires afin de répondre à leurs demandes et de garantir leur satisfaction, • Participer au pilotage et à la mise à jour du CRM et des outils de suivi internes, • Recenser et consolider certaines statistiques de performance interne et de prestations clients, • Contribuer à l’amélioration, à la formalisation et à la structuration des process internes, • Participer au suivi de certaines prestations vendues aux clients et partenaires, notamment publicitaires ou liées à leur visibilité 1. Gestion des memberships & relation client • Assurer la gestion des memberships Hospitality ON (création, renouvellement, suivi), • Être un point de contact privilégié pour les membres et prospects, notamment via la boîte mail partagée du service client, • Garantir une expérience fluide et qualitative pour les membres tout au long de l’année, • Contribuer à la vente et au suivi commercial de certains produits et services : memberships, places aux événements ou prestations associées 1. Coordination opérationnelle & support événementiel • Soutenir l’équipe lors des périodes de production événementielle, • Participer à la gestion des inscriptions et des invitations, • Rédiger, programmer et suivre des campagnes d’emailing en français et en anglais (invitations, relances, confirmations, messages de satisfaction, etc.), • Préparer les badges, listes de participants et documents nécessaires à l’accueil, • Participer à l’organisation logistique en amont des événements, • Gérer certaines commandes de matériel, boissons ou fournitures, • Contribuer à la coordination opérationnelle le jour J : accueil des participants, intervenants, prestataires et partenaires, • Participer aux actions de clôture et de suivi post-événement 1. Développement de projets & outils • Participer au paramétrage et au suivi de certains outils ou plateformes liés aux événements et aux campagnes, • Être force de proposition sur les sujets d’organisation, de relation client, d’outils et de fluidité opérationnelle, • Contribuer à des missions complémentaires en fonction du profil, des appétences et de la montée en compétence de l’alternant(e) Profil recherché Compétences techniques • Étudiant(e) en gestion, administration, commerce, communication, management hôtelier ou événementiel, • Très bonne expression écrite et orale en français, • Bon niveau d’anglais professionnel, à l’écrit comme à l’oral, • Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec méthode, • Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Outlook et Teams, • Aisance dans la rédaction d’emails, de messages clients et de supports de suivi, • Première sensibilité aux sujets commerciaux, à la relation client et au suivi de dossiers Qualités professionnelles • Rigueur et sens du détail, • Fiabilité et autonomie, • Sens de l’organisation et capacité à prioriser, • Proactivité, curiosité et esprit d’initiative, • Bon relationnel et sens du service, • Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés, • Envie d’apprendre, de progresser et de s’inscrire dans une logique de continuité au sein du département Atouts complémentaires • Intérêt pour les environnements B2B, • Sensibilité aux secteurs de l’hôtellerie et du tourisme, • Curiosité pour l’événementiel Outils utilisés • Suite Office : Excel, Word, Outlook, Teams – maîtrise attendue, • Outils d’emailing et de gestion interne : Brevo, Lyyti, Trello, LeanTime, CRM, Google Analytics – prise en main progressive prévue Pourquoi nous rejoindre ? Cette alternance permet une immersion concrète dans le fonctionnement d’un département clé, au croisement de l’administratif, de la relation client, du commercial et de l’événementiel. Vous évoluerez au sein d’une équipe jeune et dynamique, dans une structure à taille humaine en constante évolution, offrant un environnement agile et responsabilisant. Vous apprendrez à : • comprendre les enjeux opérationnels d’un média B2B et de ses événements,, • suivre des clients, membres et partenaires dans la durée,, • travailler sur des process réels et structurants,, • coordonner plusieurs sujets en parallèle avec un vrai niveau de responsabilité et d’autonomie,, • être directement impliqué(e) dans l’organisation d’événements internationaux et contribuer activement à leur bon déroulement,, • évoluer dans un environnement où l’initiative, la montée en compétences et la collaboration sont encouragées. Rémunération & avantages • La rémunération est définie conformément à la réglementation en vigueur, selon la grille légale applicable, • Temps de travail : 7h / jour, du lundi au vendredi, • Tickets restaurant : 12 € (prise en charge employeur : 7,20 €), • Forfait Mobilité Durable : prise en charge jusqu’à 60,5 % / 54 € maximum par mois, • (Pass Navigo, vélo électrique, trottinette) Process de recrutement Les candidatures (CV + message de motivation) sont à adresser à : p.marchetto@hospitality-on.com Merci de préciser dans l’objet du mail : Alternant(e) Assistant(e) Administratif(ve) & Relation Client – Nom Prénom Trois étapes de recrutement : • Entretien téléphonique avec le Chef de Projet Relation Client & Événementiel, • Entretien en présentiel avec le Chef de Projet Relation Client & Événementiel et la Responsable des Événements, • Entretien en présentiel avec la Responsable RH du groupe
