Travel & Office Manager International (H/F)
5 days ago
Paris
A propose de Beaudrey BEAUDREY est une société d'ingénierie spécialisée dans la conception et la fourniture d'équipements mécaniques de filtration de l'eau pour des secteurs exigeants tels que le nucléaire, l'énergie thermique, le dessalement et la pétrochimie. Avec plus de 100 ans d'expertise, BEAUDREY est aujourd'hui reconnue comme un acteur international de référence. Notre entreprise à taille humaine rassemble près de 100 collaborateurs répartis entre Paris, Porto et Kuala Lumpur. Rejoindre BEAUDREY, c'est intégrer une entreprise dynamique, tournée vers l'international, où l'esprit d'équipe, l'autonomie et le sens du service sont au cœur de notre réussite. Votre rôle Véritable point de contact interne pour les collaborateurs et les équipes opérationnelles, vous assurez la bonne organisation des déplacements professionnels à l'international ainsi que le pilotage et la gestion des services généraux de l'entreprise. Grâce à votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise et au succès de nos projets internationaux. Vos missions 1. Coordination des déplacements français et internationaux Vous accompagnez les équipes projets et les collaborateurs dans l'organisation de leurs déplacements professionnels partout dans le monde. À ce titre, vous : • Organisez et réservez les déplacements professionnels, y compris les changements associés (transports, hébergements, réservations diverses)., • Coordonnez les démarches administratives liées aux voyages internationaux (récupération des documents, préparation de livrables divers), • Assurer le respect de la politique voyage de la société tout en préparant l’ensemble des informations relatives aux conditions de déplacement (ordres de mission, lettres de conditions., • Pilotez les demandes de visas et les documents nécessaires à l'accès aux sites clients., • Assurez le suivi des dossiers voyageurs jusqu'au départ et assurer un suivi aupès des collaborateurs pendant leur déplacement, • Gérez les relations avec les agences de voyage, consulats, compagnies aériennes et autres prestataires., • Gérer l’ensemble des déplacements des partenaires (agents, fournisseurs, tiers) lors d’évènements ou de visites spécifiques. 1. Pilotage et gestion des services généraux Vous veillez au bon fonctionnement de l'environnement de travail et coordonnez les différents prestataires. • Gérez les locaux et les besoins quotidiens des collaborateurs liés à l’espace de travail (réapprovisionnements divers, gestion des problèmes quotidiens et intendance générale), • Coordonnez toutes interventions techniques et prestations logistiques nécessaires à la vie de bureau (déménagement, transports exceptionnels de meubles), • Déclarer puis assurez le suivi des sinistres ou incidents (véhicules, matériel informatique, locaux, assurances...)., • S’assurer de l’envoi et de la réception de l’ensemble des courriers et envois physiques requis par les collaborateurs (type FedEx, Chronopost, etc.…), • Pilotez les prestataires externes en répondant en autonomie aux sollicitations externes (coursiers, maintenance, fournisseurs, assurances, etc.)., • Procéder à l’achat d’éléments relatifs aux frais généraux, sur demande de la direction ou des équipes opérationnelles), par exemple des prestations de traduction où des équipements / livrables à commander., • Gérer la logistique et la tenue d’évènements internes (type teambuilding) et externes (type journée fournisseurs / journée clients) selon les besoins opérationnels et commerciaux., • Contribuez à l'amélioration continue de l'environnement de travail. Profil recherché Formation : Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, assistanat de direction ou équivalent. Expérience : 10 ans minimum sur une fonction similaire dans un environnement international. Expérience en coordination administrative, gestion de projets ou office management. Compétences techniques : • Organisation de déplacements professionnels internationaux, avec accès sur sites conditionnés à dossier administratif parfois conséquent, • Gestion administrative multi-dossiers, capacité à prioriser entre différentes tâches., • Coordination et gestion quotidienne des prestataires et gestion des services généraux., • Appétence pour les outils digitaux, maîtrise du Pack Office et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint). La connaissance d'un ERP serait un plus, • Anglais courant (écrit et oral) Compétences comportementales : Nous recherchons avant tout une personne : • Réactive et capable de gérer les urgences., • Très organisée et capable de prioriser efficacement., • Rigoureuse, fiable et orientée service et solutions auprès des équipes et des clients, • Autonome tout en appréciant le travail en équipe., • Positive et dotée d'un excellent sens relationnel. Conditions du poste • Type de contrat : CDI à mi-temps 2 à 3 jours / semaines (lundi, mercredi et jeudi). En raison de la nature des tâches, le présentiel est requis sur l’ensemble des jours., • Localisation : Poste basé à Paris (18e arrondissement), • Disponibilité : Poste à pourvoir dès septembre 2026, • Rémunération : Selon profil et expérience, • Avantages : Prime intéressement et ticket restaurant : 9,50€