Coordinador/a de Administración y Operaciones Internas
hace 20 horas
Madrid
Sobre Agencia Nous En Agencia Nous buscamos incorporar una persona organizada, resolutiva y con alta atención al detalle para dar soporte en la gestión administrativa, contable, de personas y de operaciones internas de la agencia. Se trata de un puesto transversal, pensado para ayudar a que la empresa funcione mejor por dentro: documentación, facturación, cobros, pagos, coordinación con gestoría, vacaciones, registro horario, selección y apoyo directo a dirección. Buscamos una persona de confianza, discreta y autónoma, capaz de mantener el orden en el día a día y dar soporte a diferentes áreas internas de la agencia. • Incorporación: Septiembre 2026. Funciones y responsabilidades 1. Administración • Gestión y archivo de documentación administrativa, tanto física como digital., • Organización y mantenimiento de documentación interna de la agencia., • Relación administrativa con proveedores: contratos, altas y bajas de servicios, presupuestos, documentación y seguimiento de incidencias., • Gestión y mantenimiento del portal del empleado, actualmente Zoho People., • Supervisión y control del registro horario: fichajes, incidencias, ausencias, vacaciones, bajas y otros registros internos., • Resolución de incidencias relacionadas con el uso del portal del empleado., • Apoyo en la organización y actualización de documentación administrativa interna., • Coordinación con dirección, gestoría y finanzas para resolver dudas administrativas o contables., • Seguimiento de vencimientos, documentación pendiente y tareas administrativas recurrentes. 1. Contabilidad básica y coordinación con gestoría • Emisión y seguimiento mensual de facturas a clientes., • Envío de facturas y documentación económica cuando corresponda., • Control y seguimiento de cobros de clientes., • Control y seguimiento de pagos a proveedores., • Registro de facturas de ingresos y gastos., • Preparación y organización de documentación contable para la gestoría externa., • Coordinación con gestoría y finanzas para la resolución de dudas contables., • Preparación y envío de la documentación necesaria para la presentación de impuestos, en coordinación con la gestoría externa., • Apoyo en cierres mensuales y anuales., • Revisión de documentación económica para asegurar que esté completa, ordenada y correctamente archivada., • Seguimiento de incidencias relacionadas con facturas, cobros, pagos o documentación contable. 1. Recursos Humanos y selección • Publicación de ofertas de empleo en LinkedIn, InfoJobs u otras plataformas., • Criba curricular y preselección inicial de candidatos., • Coordinación y gestión de entrevistas., • Comunicación con candidatos durante el proceso de selección., • Apoyo a dirección en la organización y seguimiento de procesos de selección., • Coordinación de vacaciones del equipo., • Gestión documental de personal: contratos, documentación de empleados para altas, bajas, modificaciones u otros trámites., • Coordinación con la gestoría laboral., • Seguimiento de documentación pendiente relacionada con empleados., • Apoyo en la organización de incorporaciones y procesos internos vinculados al equipo. 1. Asistencia a dirección • Apoyo directo a dirección en tareas administrativas y organizativas del día a día., • Actuar como nexo entre dirección y el resto del equipo en cuestiones organizativas, administrativas o internas., • Seguimiento de tareas internas, plazos clave y documentación pendiente., • Apoyo en la preparación y organización de información necesaria para reuniones internas., • Coordinación de cuestiones operativas que ayuden a dirección a mantener orden y visibilidad sobre la gestión interna de la agencia. Requisitos • Mínimo 2 años de experiencia previa en administración, soporte contable, office management, asistencia de dirección o puestos similares., • Conocimientos básicos de facturación, cobros, pagos y documentación contable., • Experiencia en gestión documental y archivo administrativo., • Capacidad para coordinarse con gestorías, proveedores, dirección y equipo interno., • Buen manejo de herramientas digitales (Excel, Google Sheets o herramientas similares)., • Capacidad para trabajar con información confidencial., • Buena comunicación escrita y verbal., • Organización, atención al detalle y capacidad de seguimiento., • Autonomía para gestionar tareas recurrentes y detectar incidencias. Valorable • Experiencia previa en agencias, consultoras, pymes o empresas de servicios., • Experiencia trabajando con gestorías externas., • Conocimiento de herramientas como Zoho Books, Zoho People, Google Workspace, Holded, Sage, A3, Factorial o similares., • Experiencia básica en procesos de selección., • Conocimientos básicos sobre registro horario, vacaciones, ausencias y documentación laboral., • Experiencia dando soporte directo a dirección o gerencia. Qué ofrecemos • Incorporación a una agencia de marketing digital en crecimiento., • Un puesto transversal con contacto directo con dirección., • Participación en la mejora de procesos internos., • Entorno dinámico, joven y orientado a la organización y mejora continua., • Visión global del funcionamiento interno de una agencia., • Posibilidad de crecer junto con la estructura interna de la empresa., • Rango salarial dependiendo de experiencia: 20.000 - 24.000., • Un día de teletrabajo a la semana tras el periodo de adaptación., • 30 días naturales de vacaciones y día de cumpleaños libre. Si crees que encajas con el perfil y quieres crecer con nosotros, aplica a esta oferta y déjanos tu CV actualizado. ¡Estamos deseando conocerte! 😊