Business Manager
23 hours ago
Paris
Business Manager Job Type: CDI, full-time contract, 35 hours per week Founded in 2021, Tostado Avocats is a young and rapidly growing French law firm. We currently have 20 members: four lawyers, 12 legal advisors, two relocation specialists, a social media manager, and an office manager. We practice immigration law in France: visas, residence permits, and naturalization. Our website is here: Profile: We are seeking an experienced manager with a strong background in HR and operations in France, capable of structuring and scaling a growing law firm. Amongst the core qualities of a good job candidate, we are looking for: • Flawless English and French, • Excellent customer service skills, • A passion for the subject of immigration in France Educational experience: MBA or Masters in Human Resources, obtained in France is preferred Professional Experience: a minimum of 3-5 years of work experience, as this role is central in ensuring the well-being of a 20-person law firm. Main Responsibilities This job is essentially three aspects: ensure the company’s continued financial growth, that the staff is flourishing, and that the clients are satisfied. • Management and strategic matters for the firm. This includes financial projections, analyses of performance of lawyers, data analysis and reports, etc., • Working in collaboration with our external accountants to ensure sound financial and tax management of the firm for the monthly TVA declarations, annual balance sheet and the annual corporate tax return., • Administration of the law firm: collaboration with our Office Manager in the rollout of a Client Relations Management (CRM) software., • Human Resources. This includes hiring/onboarding and disciplinary processes, setting the objectives for the annual December performance reviews and leading/participating in these meetings, and validating employee paid leave and overtime in our HR software., • Client relationship management, ensuring client satisfaction. These tasks may evolve according to the firm's needs. Essential Skills • Fluency in both spoken and written professional English and French is essential. The majority of our correspondence with clients is in English. Therefore, an academic level of English will not be sufficient. Please specify your level of English and French in your application, as this will allow us to best assess your suitability for this position., • A keen eye for detail (particularly for spelling and grammar mistakes, document presentation and layout, etc.), • Excellent organizational skills – aiming for "Inbox Zero" (i.e., prompt attention to and responsiveness to incoming emails) and careful attention to the firm's daily tasks to stay up-to-date with requests. Objectives for the first 12 months • Master the workings of our law firm – the various processes and procedures within the firm, • Master the different work tools: Outlook, Microsoft SharePoint, our accounting tool, and the new CRM tool, • Basic knowledge of the procedures for immigrants in France Working conditions and compensation • Compensation: based on the candidate’s profile. Presumed salary window is 40-50 000 euros annual gross salary, • Remote work – this position is hybrid, as you will be partly in the office in Paris (2-3 days or more per week) and partly working remotely. This position requires residence in the Île-de-France region. Tostado Avocats Intitulé du poste : Business Manager Type de contrat : CDI, temps plein, 35 heures par semaine Fondé en 2021, Tostado Avocats est un cabinet d’avocats français jeune et en forte croissance. Nous comptons actuellement 20 collaborateurs : quatre avocats, 12 juristes, deux spécialistes en relocation, un responsable des réseaux sociaux et un office manager. Nous intervenons en droit des étrangers en France : visas, titres de séjour et naturalisation. Notre site : Profil Nous recherchons un manager expérimenté, disposant d’une solide expérience en gestion d’entreprise et en ressources humaines en France, capable de structurer et accompagner la croissance d’un cabinet d’avocats. Qualités recherchées : • Maîtrise parfaite de l’anglais et du français, • Excellentes compétences en relation client, • Intérêt marqué pour le droit des étrangers en France Formation : MBA ou Master en ressources humaines, de préférence obtenu en France Expérience professionnelle : au moins 3 à 5 ans d’expérience, ce poste étant central pour assurer le bon fonctionnement d’un cabinet de 20 personnes Missions principales Ce poste s’articule autour de trois axes : assurer la croissance financière du cabinet, le développement des équipes et la satisfaction des clients. • Administration du cabinet : collaboration avec l’Office Manager pour le déploiement d’un logiciel de gestion de la relation client (CRM), • Ressources humaines : recrutement, onboarding, procédures disciplinaires, définition des objectifs pour les entretiens annuels (décembre), participation à ces entretiens, validation des congés et heures supplémentaires dans le logiciel RH, • Gestion financière : collaboration avec les experts-comptables pour assurer une gestion financière et fiscale rigoureuse (déclarations de TVA mensuelles, bilan annuel, liasse fiscale), • Management et stratégie : projections financières, analyse de la performance des avocats, analyse de données, reporting, • Gestion de la relation client : suivi de la satisfaction client Ces missions pourront évoluer selon les besoins du cabinet. Compétences requises • Excellente maîtrise professionnelle de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit. La majorité de nos échanges clients se fait en anglais ; un niveau académique ne sera pas suffisant. Merci de préciser votre niveau dans votre candidature, • Grande attention aux détails (orthographe, grammaire, présentation des documents, mise en page, etc.), • Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités, avec une forte réactivité face aux sollicitations Objectifs sur les 12 premiers mois • Maîtriser le fonctionnement du cabinet et ses प्रक्रédures internes, • Maîtriser les outils de travail : Outlook, Microsoft SharePoint, logiciel comptable et CRM, • Acquérir une connaissance de base des procédures en droit des étrangers en France Conditions de travail et rémunération • Rémunération : selon profil, fourchette indicative de 40 000 à 50 000 € brut annuel, • Télétravail : poste hybride (présence au bureau à Paris 2 à 3 jours par semaine minimum), avec possibilité de travail à distance. Résidence en Île-de-France requise Tostado Avocats