Responsable administratif
hace 2 días
Paris
Admin Manager Job Type: CDI, full-time contract, 35 hours per week Founded in 2021, Tostado Avocats is a young and rapidly growing French law firm. We currently have 20 members: four lawyers, 12 legal advisors, two relocation specialists, a social media manager, and an office manager. We practice immigration law in France: visas, residence permits, and naturalization. Our website is here: https://danieltostado.com/ Profile: Amongst the core qualities of a good job candidate, we are looking for: • Flawless English and French, • Excellent customer service skills, • A passion for the subject of immigration in France Educational experience: Masters preferred Professional Experience: ideally of 3-5 years of work experience Main Responsibilities This job is to ensure that the law firm functions well, and that the staff members are well supported. There are three main groups of tasks that this job involves: Human Resources • Working in collaboration with our external HR colleagues., • Participating in hiring/onboarding, disciplinary processes, participating in the annual performance reviews, and validating employee paid leave and overtime in our HR software. Administrative tasks • Administration of the law firm: collaboration with our Office Manager in the rollout of a Client Relations Management (CRM) software., • Updating data in our systems (e.g., Excel, Trello, etc.), • Answering client questions during telephone calls Client management • Preparing notes in advance for consultations between the lawyer and clients, sending engagement letters, creating and sending invoices, managing the inbox, ensuring that no emails go unanswered, • Client relationship management, ensuring client satisfaction. These tasks may evolve according to the firm's needs. Essential Skills • Fluency in both spoken and written professional English and French is essential. The majority of our correspondence with clients is in English. Therefore, an academic level of English will not be sufficient. Please specify your level of English and French in your application, as this will allow us to best assess your suitability for this position., • A keen eye for detail (particularly for spelling and grammar mistakes, document presentation and layout, etc.), • Excellent organizational skills – aiming for "Inbox Zero" (i.e., prompt attention to and responsiveness to incoming emails) and careful attention to the firm's daily tasks to stay up-to-date with requests. Objectives for the first 12 months • Master the workings of our law firm – the various processes and procedures within the firm, • Master the different work tools: Outlook, Microsoft SharePoint, our accounting tool, and the new CRM tool, • Basic knowledge of the procedures for immigrants in France Working conditions and compensation • Compensation: based on the candidate’s profile. Presumed salary window is 32-35 000 euros annual gross salary, • Remote work – this position is hybrid, as you will be partly in the office in Paris (2-3 days or more per week) and partly working remotely. This position requires residence in the Île-de-France region. Tostado Avocats RH@danieltostado.com Responsable administratif(ve) Type de contrat : CDI, temps plein, 35 heures par semaine Fondé en 2021, Tostado Avocats est un cabinet d'avocats français jeune et en pleine expansion. Nous comptons actuellement 20 collaborateurs : quatre avocats, douze conseillers juridiques, deux spécialistes en mobilité internationale, un(e) community manager et un(e) assistant(e) administratif(ve). Nous sommes spécialisés en droit de l'immigration en France : visas, titres de séjour et naturalisation. Notre site web : https://danieltostado.com/ Profil recherché : Parmi les qualités essentielles d'un(e) candidat(e) idéal(e), nous recherchons : • Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, • Excellent sens du service client, • Passion pour le droit de l'immigration en France Formation : Master souhaité Expérience professionnelle : idéalement 3 à 5 ans d'expérience Principales missions Ce poste a pour objectif d'assurer le bon fonctionnement du cabinet et le bien-être des collaborateurs. Ce poste comprend trois grands groupes de tâches : Ressources humaines • Collaboration avec nos collègues RH externes., • Participation au recrutement et à l’intégration, aux procédures disciplinaires, aux évaluations annuelles de performance et à la validation des congés payés et des heures supplémentaires des employés dans notre logiciel RH. Tâches administratives • Administration du cabinet : collaboration avec notre responsable administratif pour le déploiement d’un logiciel de gestion de la relation client (CRM)., • Mise à jour des données dans nos systèmes (Excel, Trello, etc.)., • Réponse aux questions des clients par téléphone. Gestion de la clientèle • Préparation des comptes rendus de consultation, envoi des lettres de mission, facturation, gestion de la boîte de réception et réponse à tous les courriels., • Gestion de la relation client et garantie de la satisfaction client. Ces tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du cabinet. Compétences essentielles • Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, indispensable. La majorité de nos échanges avec les clients se font en anglais. Par conséquent, un niveau d'anglais académique ne sera pas suffisant. Veuillez préciser votre niveau d'anglais et de français dans votre candidature, afin que nous puissions évaluer au mieux votre adéquation au poste., • Sens aigu du détail (notamment pour les fautes d'orthographe et de grammaire, la présentation et la mise en page des documents, etc.), • Excellentes compétences organisationnelles – objectif « boîte de réception zéro » (c'est-à-dire une réponse rapide aux courriels entrants) et suivi rigoureux des tâches quotidiennes du cabinet afin de répondre aux demandes. Objectifs pour les 12 premiers mois : • Maîtriser le fonctionnement de notre cabinet d'avocats – les différents processus et procédures internes, • Maîtriser les différents outils de travail : Outlook, Microsoft SharePoint, notre logiciel comptable et le nouveau logiciel CRM, • Connaissance de base des procédures d'immigration en France Conditions de travail et rémunération : • Rémunération : selon le profil du candidat. Fourchette de salaire envisagée : 32 000 à 35 000 euros bruts par an., • Télétravail : ce poste est hybride, avec une présence partielle au bureau à Paris (2 à 3 jours par semaine, voire plus) et une partie en télétravail. Ce poste requiert une résidence en Île-de-France. Tostado Avocats RH@danieltostado.com
