Office Manager
hace 2 días
Montbonnot-Saint-Martin
Contexte AVENRIA s'est spécialisée dans la création de solutions novatrices pour l’emploi et la formation, notamment pour résoudre les problématiques d'attractivité des filières (formations et métiers en tension) et d’acquisition de compétences. Après plusieurs années de recherche et développement, AVENRIA a déposé plusieurs brevets et cherche à nourrir ses solutions phygitales de technologies de plus en plus innovantes combinant réalité mixte (MR), intelligence artificielle (IA), 3D spatial (holographie et univers), plateforme digitale et d’autres à venir. Nous réalisons et supervisons toute la chaîne de production, de l’ingénierie à l’animation de nos propres solutions sur le terrain en passant par des phases d’assemblage et tests. Pour accompagner notre développement et notre croissance, nous recrutons un.e Office Manager, véritable pilier du fonctionnement interne de l’entreprise. En appui direct à la RAF et à la direction, ce poste à vocation à structurer, fiabiliser et prendre en charge une partie croissante des opérations comptables, administratives, RH et logistiques du quotidien, afin de soutenir la montée en puissance d’AVENRIA. Sur la partie Support comptable, administratif et RH, vous serez amené.e à : · Assurer le suivi administratif et comptable courant en lien avec la RAF ; · Préparer, centraliser et contrôler les pièces comptables, ainsi que contribuer au suivi des factures fournisseurs et clients, des règlements et des rapprochements simples ; · Contribuer au suivi de trésorerie courante, des dépenses et des engagements, et fiabiliser les données de gestion dans les outils de suivi ; · Participer à la préparation des éléments nécessaires aux clôtures, au pilotage financier et aux échanges avec les partenaires comptables ; · Organiser et suivre les entretiens annuels et professionnels ; · Suivre le plan de formation et les obligations légales associées (DUERP, SST, médecine du travail, affichages, conformité) ; · Participer à l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs ; · Suivre les temps, les éléments variables et la préparation de paie. Sur la partie Support à la Direction et à la RAF, vous serez amené.e à : • Assister la direction dans l’organisation des réunions stratégiques (CODIR, partenaires, investisseurs) ;, • Préparer les éléments administratifs nécessaires aux appels d’offres et aux dossiers transverses;, • Suivre les contrats fournisseurs, assurances, abonnements et autres engagements récurrents;, • Centraliser, structurer, organiser et fiabiliser les process et la documentation administrative utile au bon fonctionnement de l’entreprise ;, • Contribuer au bon suivi administratif des sujets transverses portés par la direction et la RAF. Sur la partie Gestion opérationnelle courante et vie d’entreprise, vous serez amené.e à : • Gérer la logistique bâtiment : locaux, déménagements, travaux, maintenance et relation prestataires ;, • Organiser les déplacements professionnels : ordres de missions, réservations et suivi des frais ;, • Gérer les prestataires du quotidien, les achats généraux et le suivi logistique interne ;, • Contribuer à la qualité de vie d’équipe et au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise, en apportant un appui ponctuel aux équipes sur les sujets d’organisation courante. Profil recherché Nous recherchons une personne dynamique, rigoureuse, fiable et proactive, appréciant le contact humain et dotée d’un réel sens du service. Vous aimez structurer, organiser, fiabiliser et faire avancer les sujets de manière concrète. Vous prenez plaisir à contribuer au bon fonctionnement d’une entreprise agile, innovante et en croissance. A. Compétences et qualités requises · Très bonne maitrise des outils bureautiques ; · Bonne aisance avec les outils collaboratifs, RH et de gestion ; la connaissance de MySilae, Pennylane et Sellsy constitue un vrai plus ; · Bonne compréhension des bases de la gestion administrative et comptable ; · Intérêt pour les outils numériques et les usages liés à l’IA ; · Très bonne aisance orale et rédactionnelle ; · Sens de l’organisation, rigueur, fiabilité et réactivité ; · Capacité à gérer les priorités, à travailler en autonomie et à suivre plusieurs sujets en parallèle ; · Agilité et capacité d’adaptation dans un environnement TPE en croissance ; · Bon relationnel, sens du service et goût du travail en équipe ; · Discrétion, professionnalisme et respect de la confidentialité dans la gestion des informations sensibles ; · Esprit d’initiative et capacité à être force de proposition pour améliorer l’organisation au quotidien. B. Formation et expérience · Bac +2 à Bac +3 de type BTS Gestion de la PME, BTS Comptabilité-Gestion, BTS Support à l’action managériale, BUT Gestion des entreprises et des administrations ou équivalent. · Une expérience significative sur un poste mêlant gestion administrative, organisation interne et suivi de gestion est attendue ; · Une appétence pour les sujets comptables et de structure est essentielle ; · Une expérience en TPE, dans un environnement dynamique ou en croissance, serait particulièrement appréciée. Ce que nous offrons · Des missions variées et transversales, au cœur du fonctionnement de l’entreprise ; · Un poste clé avec un impact concret sur l’organisation interne et le support de gestion ; · Une équipe passionnée, engagée et pluridisciplinaire ; · Une ambiance conviviale, avec des temps partagés, des événements d’équipe et beaucoup de bonne humeur ! Prêt.e à relever le défi ? Rejoignez-nous dès maintenant et participez à l’essor d’une entreprise en pleine expansion. 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